Quản lý nhà trọ bằng file Excel phổ biến nhất 2022

Hiện nay, quản lý nhà trọ bằng file Excel là một trong những phương pháp được khá nhiều các chủ kinh doanh lựa chọn. Bởi Excel là một công cụ được ứng dụng phổ biến trong công việc quản lý bởi vì tính tiện dụng và hiệu quả cao trong đa lĩnh vực. Tuy nhiên, trong lĩnh vực quản lý phòng trọ vẫn có nhiều thắc mắc của khách hàng xoay quanh việc quản lý nhà trọ bằng file excel có hiệu quả không? Đối với các mô hình kinh doanh nhà trọ như ngày nay thì có công cụ nào thay thế được? Cùng Resident tìm hiểu chi tiết trong bài viết nhé. 

Excel là một trong những công cụ hàng đầu thế giới nằm trong bộ ba cùng với Word và PowerPoint của Microsoft Office. Nó được tạo ra dưới dạng bảng tính với các tính năng nhằm hỗ trợ mọi người trong việc tính toán, phân loại dữ liệu chính xác với số lượng có thể lên đến hàng triệu ô tính.

Trong Excel sở hữu các hàm tính toán thông dụng như: Vlookup, Logic, SUM, AVG,… đáp ứng nhu cầu sử dụng rộng rãi trong đa dạng các lĩnh vực như: nhân sự, kế toán, giáo dục, hành chính,… Nói chi tiết hơn thì đây chính là công cụ được sinh ra để dành cho công việc soạn thảo tài liệu, tính toán và phân tích con số, dữ liệu.

Tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu của mình, chủ kinh doanh có thể sử dụng các mẫu file excel khác nhau để quản lý phòng trọ. Dưới đây là video chi tiết hướng dẫn cách làm mẫu file excel bạn có thể tham khảo: 

1. Ưu, nhược điểm khi quản lý nhà trọ bằng file excel 

Ưu điểm khi quản lý phòng trọ bằng file excel

Khi quản lý phòng trọ bằng file excel các ưu điểm nổi bật sau bạn có thể cân nhắc để sử dụng:

• Không tốn kém chi phí, thuận tiện.
• Dễ dàng sử dụng ngay cả với những người mới bắt đầu. 
• Hệ thống công thức đa dạng hỗ trợ chủ nhà dễ dàng sắp xếp, quản lý thông tin, tính toán chi phí tài chính, các khoản thu chi, báo cáo,… dễ dàng
• Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu dựa vào ô tìm kiếm
• Dữ liệu được lưu trữ trên các file riêng giúp bạn thuận tiện theo dõi và quản lý tình hình phòng trọ mọi lúc, mọi nơi. 

Nhược điểm khi quản lý phòng trọ bằng file excel

Việc sử dụng miễn phí nhưng cũng sẽ có những bất cập mà khi quản lý nhà trọ bằng file excel mà các chủ nhà trọ thường gặp phải. Những vấn đề bất cập cần phải kể đến như: 

• Khó khăn trong việc lên báo cáo chi tiết
• Tính bảo mật không cao, dễ dàng bị đánh cắp dữ liệu
• Dữ liệu không đồng bộ, dễ bị phân tán, trùng lặp. 
• Đòi hỏi người sử dụng phải có kiến thức tin học văn phòng, nếu không rất khó để lên các chức năng cho bảng
• Trong quá trình sử dụng có thể phát sinh nhiều chi phí như chi phí thời gian, chi phí nâng cấp phần mềm, các sự cố như cúp điện, máy tính hư hỏng, lỗi win, … sẽ ảnh hưởng đến dữ liệu, thậm chí mất hoàn toàn dữ liệu. Nó cũng không thật sự phù hợp với những phòng có quy mô lớn.

2. Vì sao nên lựa chọn phương án quản lý nhà trọ bằng phần mềm

Như đã nói ở trên mặc dù sử dụng file excel để quản lý nhà trọ thì chủ nhà sẽ hoàn toàn không hề tốn chi phí, nhiên khi sử dụng file excel thì cũng sẽ có những bất cập. Những bất cập đó được giải quyết hoàn toàn khi quản lý phòng trọ bằng phần mềm. Các điểm ưu việt của phần mềm quản lý nhà trọ cần phải kể đến như: 

Có thể sử dụng được trên nhiều thiết bị 

Ưu điểm đầu tiên của phần mềm quản lý nhà trọ là bạn có thể sử dụng được trên nhiều thiết bị. Nếu như quản lý bằng sổ sách, bạn sẽ phải ghi tất cả dữ liệu của mình ra giấy và tính toán một cách thủ công hay khi sử dụng excel, công việc chỉ thuận tiện khi bạn thực hiện trên máy tính mà thôi. Thế nhưng với phần mềm quản lý nhà trọ online thì khác, chúng tương thích với mọi loại thiết bị từ điện thoại, máy tính bảng, máy tính xách tay,…nên có thể chọn cài đặt trên bất cứ thiết bị nào mình mong muốn. 

Nâng cao hiệu quả quản lý nhà trọ

Với mục tiêu đơn giản hóa các công việc quản lý nhà trọ, phần mềm quản lý được thiết kế tích hợp hàng loạt các tính năng từ quản lý phòng, nhà, khách thuê, hợp đồng, thu chi, tài chính,… từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm thiểu thời gian và chi phí quản lý.

Bảo thật thông tin và dữ liệu

Khi sử dụng phần mềm quản lý, mỗi chủ nhà sẽ được cung cấp một tài khoản khác nhau giúp thông tin được bảo mật tuyệt tối. Bên cạnh đó, dữ liệu sẽ được lưu trữ online trên máy chủ của phần mềm nên dù xảy ra bất cứ vấn đề gì bạn cũng đều có thể khôi phục lại toàn bộ dữ liệu đã lưu trước đó. 

Dữ liệu tập trung, thống nhất

Nếu sử dụng các phương pháp quản lý truyền thống, bạn sẽ phải lưu dữ liệu ở nhiều nơi khác nhau, Vì vậy, dữ liệu thường không tập trung, thiếu thống nhất, gặp nhiều khó khăn trong quá trình sử dụng hoặc cần tìm kiếm thông tin gấp

3. Phần mềm quản lý Bất động sản Resident phần mềm tốt nhất hiện nay cho chủ kinh doanh

Resident đang là phần mềm quản lý Bất động sản tốt nhất hiện nay cung cấp phần mềm trên đa nền tảng web và app, người dùng có thể dùng trên nhiều thiết bị như điện thoại, máy tính, iPad,… Resident cũng được nhiều các chủ nhà ưa chuộng vì tính linh hoạt và cách sử dụng phần mềm thì vô cùng đơn giản ngay cả với những người không thạo công nghệ cũng có thể sử dụng được.

Resident cung cấp hàng loạt tính năng hỗ trợ chủ kinh doanh quản lý Căn hộ, phòng, khách thuê, thu chi, thống kê kinh doanh, báo cáo, sự cố, nhân viên,… Đồng thời, hàng loạt các tiện ích cũng được tích hợp vào phần mềm như tích hợp công tơ điện tử, thanh toán trực tuyến, ký hợp đồng online,…Từ đó giảm tải gánh nặng cho chủ đầu tư, nâng cao hiệu suất quản lý và vận hành nhà cho thuê.  

Ngoài ra, Resident còn thiết kế một ứng dụng dành riêng cho khách thuê với hàng loạt các tính năng như: hỗ trợ khách thuê tương tác  trực tiếp với chủ nhà, nhận thông báo điện nước hàng tháng, lịch sử đóng tiền, báo cáo và theo dõi sự cố xảy ra trong phòng, ….

>>DÙNG THỬ MIỄN PHÍ NGAY<<

Ứng dụng quản lý phòng trọ Khutro

Khutro cũng là một phần mềm đang được đánh giá cao nhờ  sở hữu tính năng tích hợp tuyệt vời giúp cho chủ trọ có thể quản lý được mọi thông tin chi tiết của khách thuê phòng. Bên cạnh đó, phần mềm còn có chức năng xuất, in hóa đơn tự động, quản lý hiệu quả các thiết bị tại phòng trọ. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng cũng là một điểm cộng của Khutro. Ứng dụng vẫn có thể giúp bạn quản lý hiệu quả, chính xác dù bạn đang kinh doanh phòng trọ với quy mô lớn.

Phần mềm quản lý phòng trọ DigiStay

DigiStay cũng là một trong những ứng cử viên đáng để bạn cân nhắc trên thị trường phần mềm quản lý trọ hiện nay. Chủ kinh doanh có thể sử dụng tablet, điện thoại thông minh để truy cập và sử dụng ứng dụng thuận lợi, nhanh chóng. Phần mềm đang ngày càng chiếm được nhiều tình cảm từ người dùng nhờ khả năng đồng bộ hóa, thích hợp với mô hình phòng trọ.

Song song đó, DigiStay có thể phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng nhờ bổ sung thêm tính năng quản lý dữ liệu chi tiết. Đặc biệt, đây là ứng dụng miễn phí nên sẽ giúp chủ trọ tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể.

Công cụ quản lý nhà trọ Landsoft

Landsoft được xem như một giải pháp toàn diện với chức năng đáp ứng hiệu quả theo nhu cầu thực tế của khách hàng. Việc cập nhật dữ liệu khách thuê phòng, thông tin phòng cho thuê, quản lý các hợp đồng, dịch vụ,… đều được hỗ trợ tối ưu.

Đây là phần mềm có chất lượng tốt, giúp tiết kiệm thời gian, giải quyết hiệu quả những vấn đề của khách thuê một cách nhanh chóng và chủ động. Nhờ vậy, nhà trọ sẽ có thể duy trì hoạt động kinh doanh ổn định và đạt hiệu quả cao.

Phần mềm quản lý nhà trọ Easy House

Easy House là giải pháp thích hợp giúp bạn giải quyết nhanh gọn những vấn đề liên quan đến giấy tờ, tính toán. Sở hữu thiết kế trực quan, các tính năng của phần mềm đều được hiển thị chung trong một bảng quản lý.

Phần mềm này được xây dựng dựa trên công nghệ hiện đại nhất từ Microsoft nên có khả năng bảo mật tốt. Công cụ sẽ giúp xử lý những công việc giấy tờ, hồ sơ nhanh chóng, hiệu quả, đặc biệt có thể ứng dụng với nhiều mô hình quản lý.

Như vậy, chúng ta không thể phủ nhận được vai trò của excel trong công tác quản lý nhà trọ từ trước đến nay, vừa tiết kiệm, dễ sử dụng, thích hợp với các đơn vị có quy mô nhỏ. Nhưng với sự phát triển của công nghệ hiện nay thì việc áp dụng công nghệ vào lĩnh vực quản lý ngày càng phổ biến nhờ những tính năng vượt trội, giúp người kinh doanh tiết kiệm được thời gian, công sức, nâng cao hiệu quả công việc.

Hi vọng bài viết này đã đem đến cho các bạn những gợi ý hữu ích nhất trong việc lựa chọn hình thức và phần mềm quản lý nhà trọ phù hợp để áp dụng vào mô hình kinh doanh của mình. Chúc các bạn thành công!

Tham khảo thêm một số bài viết hay khác:

Top 4 mô hình kinh doanh phòng trọ hiệu quả nhất hiện nay

6 Kinh nghiệm xây nhà trọ “Một vốn bốn lời” cho chủ đầu tư

Kinh nghiệm quản lý nhà trọ hiệu quả từ A-Z dành cho mọi chủ nhà