Trong quá trình vận hành nhà cho thuê, hàng chục đầu việc nhỏ diễn ra mỗi ngày — từ vệ sinh, bảo trì, sửa chữa, đến xử lý phản ánh của khách thuê. Nếu không có một hệ thống theo dõi tập trung, việc bỏ sót, xử lý chậm hay trùng lặp nhiệm vụ là điều khó tránh. Đó chính là lý do Resident phát triển tính năng Quản lý công việc – một công cụ giúp chủ nhà và đội ngũ vận hành kiểm soát toàn bộ quá trình làm việc, từ lúc phát sinh đến khi hoàn thành và nghiệm thu.
Tính năng này được xem là “trợ lý vận hành” của chủ nhà – giúp mọi người trong hệ thống phối hợp nhịp nhàng, nắm rõ ai đang làm gì, việc nào sắp đến hạn, việc nào đã hoàn tất. Cùng Resident tìm hiểu chi tiết về tính năng này trong bài viết dưới đây!
1. Hai nhóm công việc trong Resident
1.1. Công việc được giao nội bộ
Trong vận hành nhà cho thuê, các công việc nội bộ như kiểm tra tòa nhà, dọn dẹp khu vực chung, bảo trì thiết bị hay kiểm kê điện nước diễn ra thường xuyên và đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Nếu chỉ quản lý thủ công qua tin nhắn hay sổ tay, việc quên hoặc trễ hạn là điều khó tránh.
Với Resident, chủ nhà có thể dễ dàng tạo và giao việc trực tiếp trên hệ thống, ghi rõ nội dung, mức độ ưu tiên, người phụ trách và hạn hoàn thành. Hệ thống tự động gửi thông báo cho người nhận, theo dõi tiến độ và cảnh báo khi công việc sắp đến hạn hoặc bị trễ.
Nhờ đó, mọi đầu việc đều có người chịu trách nhiệm, thời gian thực hiện rõ ràng và lịch sử được lưu lại đầy đủ. Chủ nhà kiểm soát được toàn bộ tiến độ mà không cần theo dõi thủ công, trong khi nhân viên làm việc có định hướng, giảm sai sót và tăng năng suất.
1.2. Công việc và sự cố do khách thuê gửi lên
Song song với công việc nội bộ, Resident còn tiếp nhận và xử lý mọi yêu cầu phát sinh từ khách thuê.
Khi gặp sự cố như hỏng thiết bị, rò rỉ nước, mất điện hoặc cần hỗ trợ vệ sinh, khách thuê chỉ cần gửi yêu cầu ngay trên ứng dụng Resident dành riêng cho khách, kèm mô tả và hình ảnh.
Hệ thống sẽ tự động tạo công việc, chuyển đến đúng nhân viên phụ trách và cập nhật tiến độ theo thời gian thực. Khách thuê có thể theo dõi tình trạng yêu cầu, trong khi chủ nhà giám sát toàn bộ quá trình xử lý và nghiệm thu.
Cách làm này giúp mọi sự cố được ghi nhận, phản hồi và hoàn tất minh bạch, tăng tính chuyên nghiệp và niềm tin giữa ba bên – chủ nhà, nhân viên và khách thuê.
Xem thêm: Quản lý tài sản cho thuê: Đơn giản hóa với Resident
2. Các tính năng hỗ trợ trong màn Quản lý công việc
Tính năng Quản lý công việc trên Resident được thiết kế để giúp chủ nhà và đội ngũ vận hành kiểm soát toàn bộ vòng đời của một đầu việc – từ khi phát sinh cho đến khi nghiệm thu hoàn tất – một cách gọn gàng, minh bạch và có hệ thống.
2.1. Quy trình khép kín – Rõ ràng từng bước
Mỗi công việc trong Resident đều đi theo một chu trình thống nhất:
-
Tạo việc: Chủ nhà hoặc người quản lý khởi tạo công việc, mô tả nội dung, giao cho người phụ trách và đặt hạn hoàn thành.
-
Nhận & xử lý: Nhân viên tiếp nhận, cập nhật tiến độ trong quá trình thực hiện; hệ thống hiển thị trạng thái “Đang làm” để mọi bên cùng theo dõi.
-
Hoàn thành & nghiệm thu: Khi xử lý xong, người thực hiện cập nhật “Hoàn thành”. Công việc chuyển sang “Chờ nghiệm thu” để người có quyền xác nhận và đánh giá kết quả.
Toàn bộ tiến trình được ghi nhận tự động trên hệ thống, giúp chủ nhà theo dõi lịch sử và kiểm tra kết quả xử lý bất kỳ lúc nào.
2.2. Công cụ hỗ trợ thông minh – Giúp quản lý dễ dàng hơn
Bên cạnh quy trình khép kín, Resident còn tích hợp những tính năng thông minh giúp tối ưu vận hành:
-
Cảnh báo & nhắc hạn tự động: Hệ thống gửi thông báo khi công việc sắp đến hạn hoặc bị quá hạn, đảm bảo không có việc nào bị rơi.
-
Lọc & thống kê công việc: Người dùng có thể nhanh chóng tìm kiếm và theo dõi theo trạng thái (Chưa làm, Đang làm, Chờ nghiệm thu, Đã nghiệm thu, Quá hạn), căn hộ hoặc người phụ trách.
-
Lưu vết & đối soát minh bạch: Mọi thao tác – từ lúc tạo việc, nhận xử lý, đến nghiệm thu – đều được hệ thống lưu lại, tạo nên “hồ sơ công việc” chi tiết cho từng đầu việc.
Nhờ những công cụ này, chủ nhà có thể nắm được toàn cảnh vận hành chỉ trong vài giây: việc nào đang bị trễ, ai đang phụ trách, khối lượng công việc hiện tại ra sao – tất cả đều hiển thị ngay trên một màn hình duy nhất.
2.3. Tác động thực tế: Gọn quy trình – Giảm rủi ro – Tăng hiệu quả
Điều quan trọng nhất là: tính năng này không chỉ số hóa quy trình, mà còn nâng chất lượng phối hợp giữa các bên.
Nhân viên làm việc có kỷ luật hơn nhờ nhắc hạn và theo dõi trạng thái. Chủ nhà giảm đáng kể thời gian kiểm tra, đối chiếu, hay nhắc nhở thủ công. Và khách thuê – khi gửi yêu cầu – luôn cảm thấy được phản hồi nhanh chóng, chuyên nghiệp.
Tất cả những điều này hợp lại tạo nên một quy trình quản lý xuyên suốt, minh bạch và kiểm soát được hiệu quả thực tế, thay vì chỉ dừng lại ở thao tác quản lý hành chính.
Xem thêm: Tự động gạch nợ là gì? Lợi ích cho chủ nhà cho thuê
3. Lợi ích của tính năng Quản lý công việc trên Resident
Tính năng Quản lý công việc không chỉ là công cụ hỗ trợ thao tác, mà là trung tâm điều phối toàn bộ quy trình vận hành nhà cho thuê, nơi mọi người – từ chủ nhà, nhân viên, đến khách thuê – đều kết nối trong một luồng thông tin thống nhất, rõ ràng và minh bạch.
3.1. Lợi ích của tính năng Quản lý công việc với chủ nhà / người quản lý: Kiểm soát toàn bộ vận hành trong một màn hình
Đối với chủ nhà, lợi ích lớn nhất của tính năng Quản lý công việc là khả năng kiểm soát tổng thể.
Tất cả đầu việc phát sinh trong tòa nhà – từ việc bảo trì định kỳ, dọn dẹp, sửa chữa, cho đến phản ánh từ khách thuê – đều được hiển thị trong cùng một giao diện. Chủ nhà có thể nắm được:
-
Việc nào đang chờ xử lý, ai đang thực hiện, và tiến độ đến đâu;
-
Việc nào sắp đến hạn, việc nào đã quá hạn và cần nhắc nhở;
-
Việc nào đã nghiệm thu, kèm hình ảnh hoặc file chứng minh kết quả.
Nhờ đó, chủ nhà không còn phải ghi nhớ thủ công hoặc phụ thuộc vào nhóm chat rời rạc. Mọi thông tin được cập nhật tức thời, có thể kiểm tra trên điện thoại ở bất kỳ đâu.
Ngoài ra, mỗi công việc đều có lịch sử chi tiết, ghi nhận thời gian bắt đầu, hoàn thành, người thực hiện, người nghiệm thu và nhận xét đánh giá. Điều này giúp chủ nhà đánh giá hiệu suất nhân viên một cách minh bạch và chính xác, thay vì dựa trên cảm tính.
Với những chủ nhà đang quản lý nhiều tòa nhà hoặc chuỗi căn hộ, đây chính là công cụ giúp mở rộng quy mô mà vẫn giữ được kỷ luật và tốc độ xử lý.
3.2. Lợi ích của tính năng Quản lý công việc với nhân viên vận hành: Làm việc rõ ràng, báo cáo dễ dàng, giảm sai sót
Về phía nhân viên, Resident giúp công việc trở nên có hệ thống và minh bạch hơn bao giờ hết. Mỗi người được giao việc đều nhận thông báo rõ ràng: nội dung công việc, mức độ ưu tiên, thời hạn hoàn thành, hướng dẫn chi tiết, và thậm chí cả hình ảnh hoặc file đính kèm từ người giao. Nhờ vậy, người thực hiện hiểu đúng yêu cầu ngay từ đầu, tránh nhầm lẫn hay bỏ sót.
Khi bắt đầu làm, nhân viên chỉ cần cập nhật trạng thái “Đang làm” giúp người quản lý nắm tiến độ tức thời. Sau khi hoàn thành, họ có thể đính kèm hình ảnh, ghi chú, tài liệu để chứng minh kết quả xử lý, không cần viết báo cáo riêng hay gửi qua nhiều kênh.
Tính năng này cũng giảm đáng kể áp lực giao tiếp và báo cáo – thay vì phải giải thích nhiều lần, mọi thứ đã được hệ thống tự ghi nhận theo từng mốc thao tác.
Nhờ quy trình minh bạch, nhân viên vận hành được đánh giá công bằng dựa trên dữ liệu thực tế, đồng thời nâng cao tinh thần chủ động và trách nhiệm trong công việc.
3.3. Lợi ích của tính năng Quản lý công việc với khách thuê: Minh bạch, nhanh chóng và an tâm hơn
Tính năng Quản lý công việc trên Resident còn là kênh kết nối trực tiếp giữa khách thuê và chủ nhà, giúp mọi yêu cầu, phản ánh được tiếp nhận và xử lý đúng người, đúng thời điểm.
Thay vì phải gọi điện hoặc nhắn tin qua nhiều kênh, khách thuê chỉ cần gửi yêu cầu hoặc báo sự cố ngay trên ứng dụng, kèm mô tả và hình ảnh. Hệ thống tự động tạo công việc và giao đến người phụ trách xử lý.
Khách thuê có thể theo dõi tiến độ xử lý ngay trên app, thấy rõ công việc đã được tiếp nhận, ai đang thực hiện và khi nào hoàn thành. Mỗi bước cập nhật đều có thông báo tự động, giúp họ yên tâm rằng vấn đề đang được xử lý nghiêm túc.
Khi công việc được nghiệm thu, khách thuê có thể đánh giá hoặc ghi nhận phản hồi trực tiếp. Toàn bộ quy trình này mang lại trải nghiệm minh bạch và chuyên nghiệp, tăng sự hài lòng và gắn bó lâu dài giữa khách thuê và chủ nhà.
3.4. Tác động tổng thể: Nâng chuẩn vận hành quản lý công việc – Giảm rủi ro – Tăng hiệu quả
Về tổng thể, Quản lý công việc trên Resident giúp mô hình cho thuê chuyển từ vận hành thủ công sang quy trình số hóa có kiểm soát.
Tất cả dữ liệu công việc được lưu trữ tập trung, giúp dễ dàng theo dõi, đối soát và phân tích sau này. Những vấn đề như chồng chéo việc, quên hạn, xử lý trễ hoặc mất thông tin gần như bị loại bỏ.
Chủ nhà có thể đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn, nhân viên làm việc có định hướng rõ ràng hơn, và khách thuê được phục vụ chuyên nghiệp hơn.
Từ đó, toàn bộ hệ thống vận hành trở nên trơn tru, nhất quán và minh bạch, đúng với triết lý mà Resident hướng tới: “Mỗi công việc được xử lý đúng người, đúng thời điểm, đúng quy chuẩn – không việc nào bị bỏ sót.”
Xem thêm: Hệ thống Báo cáo Resident: Giải pháp quản lý cho thuê toàn diện
Kết luận
Trong mô hình cho thuê hiện đại, quản lý công việc không chỉ là theo dõi ai làm gì, mà còn là tối ưu quy trình, đảm bảo mọi việc được xử lý đúng người – đúng thời điểm – đúng quy chuẩn.
Tính năng quản lý công việc Resident giúp chủ nhà, nhân viên và khách thuê cùng kết nối trong một hệ thống duy nhất – minh bạch, chính xác và hiệu quả hơn bao giờ hết.
💡 Resident – Giải pháp quản lý bất động sản cho thuê toàn diện, giúp bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào.
