7 kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp

Quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê là một thách thức không hề dễ dàng. Thiếu sự cẩn trọng có thể dẫn đến việc vận hành không hiệu quả và thiệt hại về tài chính. Hãy cùng Resident khám phá 7 kinh nghiệm chuyên nghiệp về quản lý tòa nhà văn phòng dưới đây để có cái nhìn tổng quan về công việc này.

Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Quản lý tòa nhà văn phòng là quá trình tổ chức và điều hành các hoạt động liên quan đến việc quản lý một tòa nhà văn phòng. Nhiệm vụ của người quản lý tòa nhà văn phòng là đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, từ việc duy trì cơ sở vật chất đến việc giữ cho môi trường làm việc an toàn và thoải mái cho nhân viên, cụ thể bao gồm quản lý cơ sở hạ tầng, an ninh, thuê và cho thuê, quản lý dữ liệu và thông tin, nhân sự, tài chính…

Các công việc quản lý tòa nhà văn phòng

Quản lý hợp đồng

Trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng, việc quản lý hợp đồng đối với Chủ đầu tư có thể thay đổi tùy thuộc vào việc họ thuê đơn vị quản lý vận hành hay ký hợp đồng trực tiếp với các đơn vị nhà thầu. Trong trường hợp Chủ đầu tư thuê đơn vị quản lý vận hành, quản lý hợp đồng sẽ tập trung vào các hoạt động vận hành như vệ sinh, an ninh, cây xanh, và bảo trì máy móc.

Nếu Chủ đầu tư lựa chọn ký hợp đồng trực tiếp với các đơn vị nhà thầu, Ban quản lý vận hành sẽ đảm nhận vai trò giám sát và báo cáo tiến độ công việc của nhà thầu đến Chủ đầu tư. Trong trường hợp Chủ đầu tư ủy quyền cho Ban quản lý tòa nhà ký kết hợp đồng với các nhà thầu, nhiệm vụ của Ban quản lý sẽ bao gồm đàm phán, ký kết hợp đồng, và thực hiện các điều khoản nhằm đảm bảo lợi ích tối đa cho tòa nhà văn phòng. Đối với Chủ đầu tư, quản lý tòa nhà văn phòng trở nên quan trọng để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách hiệu quả và tiện lợi.

Quản lý nhân sự

Bộ phận Nhân sự của dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo mọi khía cạnh của công việc được tổ chức và hoạt động một cách hiệu quả, nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Nhân sự không chỉ đảm nhận nhiều mảng công việc khác nhau mà còn chịu trách nhiệm giám sát chặt chẽ toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên.

Quản lý tài chính

Để triển khai các biện pháp quản lý tòa nhà văn phòng một cách suôn sẻ và hiệu quả, việc xác định chi phí vận hành hàng tháng là không thể thiếu. Những dịch vụ thiết yếu như vệ sinh, an ninh, cây xanh, kiểm soát côn trùng, cung cấp điện nước và quản lý rác thải đều đòi hỏi sự đầu tư cụ thể. Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà văn phòng sẽ chịu trách nhiệm thực hiện quản lý và lập báo cáo tài chính hàng tháng, chuyển gửi thông tin chi tiết đến Chủ đầu tư.

Trong trường hợp Chủ đầu tư ủy quyền cho ban quản lý thực hiện việc thu phí thuê văn phòng, bộ phận quản lý sẽ tương tác trực tiếp với khách hàng về các vấn đề tài chính. Quản lý tài chính không chỉ đảm bảo thu chi phí đúng hạn mà còn thực hiện công việc lập báo cáo và danh sách chi tiêu, gửi đến Chủ đầu tư. Điều này làm nổi bật sự minh bạch và rõ ràng, giúp xây dựng lòng tin và sự yên tâm từ phía khách hàng trong quá trình quản lý tòa nhà văn phòng.

Chăm sóc khách hàng

Trong chuỗi công việc quản lý tòa nhà văn phòng, bước tiếp theo đáng chú ý là quá trình chăm sóc khách hàng. Bộ phận quản lý đảm nhận nhiệm vụ giới thiệu các phòng chức năng, tiếp nhận phản hồi và xử lý các khiếu nại. Đồng thời, họ linh hoạt giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng và cư dân tòa nhà. Những hoạt động này được thiết kế để tạo ra trải nghiệm tốt nhất và sự hài lòng cao nhất cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ quản lý văn phòng.

Đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa nhà

Bảo trì tòa nhà là một phần quan trọng trong quy trình quản lý tòa nhà văn phòng, và nhiệm vụ này thường được giao cho đơn vị quản lý chuyên nghiệp. Các thiết bị kỹ thuật như hệ thống thông gió, điện, nước, internet, và camera đều đòi hỏi sự vận hành tốt để đảm bảo tòa nhà hoạt động ổn định.

Đảm bảo dịch vụ vệ sinh

Đảm bảo dịch vụ vệ sinh chung cho văn phòng cho thuê là một khía cạnh quan trọng mà ban quản lý tòa nhà văn phòng cần tập trung. Các công ty quản lý tòa nhà văn phòng cao cấp phải cam kết duy trì vệ sinh của khu vực sảnh, hành lang và các không gian khác, đảm bảo chúng luôn sạch sẽ và xử lý rác thải một cách hiệu quả sau mỗi đợt dọn dẹp.

Môi trường làm việc sạch sẽ không chỉ tạo ra ấn tượng tích cực về đơn vị quản lý vận hành tòa nhà mà còn góp phần quan trọng trong việc tạo nên trải nghiệm tích cực cho khách hàng. Bằng cách này, không gian văn phòng trở nên thuận tiện và thân thiện, từ đó tăng cường uy tín và đồng thời khả năng thu hút các doanh nghiệp và cơ sở làm việc mới.

Đảm bảo hệ thống an ninh tòa nhà

Tòa nhà văn phòng, với sự tập trung lớn về nhân sự làm việc và lượng lớn khách hàng, đặt ra yêu cầu cao đối với hệ thống an ninh. Để đảm bảo an toàn toàn diện, hệ thống camera cần được trang bị đầy đủ và hoạt động ổn định. Ngoài ra, việc đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên an ninh là yếu tố quan trọng, giúp họ đảm bảo sự an toàn cho toàn bộ tòa nhà.

Sự ổn định của hệ thống an ninh không chỉ bảo vệ tòa nhà khỏi các rủi ro mà còn tạo ra một môi trường làm việc an toàn và bảo mật. Điều này không chỉ tăng cường sự tin tưởng từ phía nhân viên mà còn tạo ấn tượng tích cực đối với khách hàng, góp phần nâng cao uy tín của đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng trong thị trường

Chi phí quản lý tòa nhà văn phòng

Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng thường được tính theo diện tích (m2), và phí quản lý tòa nhà có thể chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố quan trọng, bao gồm:

1. Quy mô của tòa nhà: Kích thước và quy mô của tòa nhà đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chi phí quản lý. Các tòa nhà lớn và có nhiều tầng đòi hỏi nhiều hệ thống kỹ thuật và dịch vụ hơn, điều này có thể dẫn đến chi phí quản lý cao hơn so với tòa nhà nhỏ với ít tầng.
2. Nhu cầu sử dụng dịch vụ: Chi phí quản lý văn phòng bao gồm cả phí bắt buộc và phí không bắt buộc. Nhu cầu sử dụng dịch vụ khác nhau của các doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến mức phí quản lý. Việc tính toán và hiểu rõ về các loại phí này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí quản lý.
3. Diện tích thuê văn phòng: Diện tích của văn phòng thuê trực tiếp ảnh hưởng đến chi phí quản lý. Vì vậy, việc tính toán diện tích thuê phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp có thể giúp giảm thiểu chi phí quản lý tòa nhà văn phòng.

Những phương pháp quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả

Bảo trì tòa nhà thường xuyên, định kỳ

Chăm sóc cơ sở vật chất của tòa nhà văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng tích cực và sức hút đối với khách hàng. Để đảm bảo tòa nhà luôn trong tình trạng tốt nhất, chủ đầu tư cần thực hiện bảo trì thường xuyên, từ đó phát hiện và xử lý kịp thời mọi sự cố, giảm thiểu tổn thất và duy trì chất lượng toà nhà.

Để thực hiện việc bảo trì hiệu quả, chủ đầu tư nên tuân thủ các định kỳ sau:

• Định kỳ 1 tháng 1 lần: Bảo trì và kiểm tra hệ thống điện, nước, thông gió để đảm bảo hoạt động mượt mà và an toàn.
• Định kỳ 3 tháng 1 lần: Chăm sóc cảnh quan của toà nhà, giữ cho môi trường xung quanh luôn tươi mới và thuận tiện cho người sử dụng.
• Định kỳ 1 năm 1 lần: Xử lý các vết nứt trên tường, sàn để duy trì độ bền và tính thẩm mỹ của tòa nhà.

Quản lý tòa nhà văn phòng thông minh sẽ giúp tối ưu hóa giá trị và thu hút nhiều doanh nghiệp hơn.

Hiểu & nắm rõ về thông tin trên hợp đồng cho thuê

Mỗi khách hàng sẽ sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng với những hợp đồng khác nhau. Để hỗ trợ Chủ đầu tư thực hiện một cách hiệu quả các cam kết trong hợp đồng, Ban quản lý tòa nhà cần có hiểu biết sâu rộng, chi tiết về mỗi thỏa thuận. Điều này không chỉ làm tăng chất lượng dịch vụ mà còn tạo ra sự minh bạch và đáng tin cậy trong quá trình quản lý.

Đặc biệt, Ban quản lý tòa nhà đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu xung đột giữa khách hàng và Chủ đầu tư. Sự chuyên nghiệp và khéo léo của Ban quản lý không chỉ giúp giải quyết mọi vấn đề một cách suôn sẻ mà còn đóng góp vào sự hài hòa trong quan hệ giữa Chủ đầu tư và khách hàng. Điều này không chỉ tạo nên trải nghiệm dịch vụ xuất sắc mà còn củng cố uy tín và thu hút sự tin tưởng từ phía cả hai bên.

Nắm rõ tình hình dự án từ trong ra ngoài

Một phương pháp quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả khác là có kiến thức sâu rộng về bất động sản của mình từ bên trong ra bên ngoài. Không chỉ riêng chủ đầu tư, mà cả Ban quản lý tòa nhà cũng cần khả năng hiểu rõ nhu cầu và các yếu tố mà khách hàng quan tâm khi thuê văn phòng, từ đó tối ưu hóa và hoàn thiện tòa nhà.

Hơn nữa, chủ đầu tư và Ban quản lý nên thực hiện kiểm tra và chụp hình hiện trạng văn phòng, sau đó lập biên bản bàn giao hiện trạng trước khi chuyển giao cho khách hàng. Hành động này không chỉ giúp chủ đầu tư nắm rõ tài sản của mình mà còn tạo điều kiện cho khách hàng giữ gìn cơ sở vật chất một cách tỏ ra có ý thức hơn khi thuê văn phòng, góp phần tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và bền vững cho cả hai bên.

Giao tiếp, trao đổi cùng người thuê

Một chiến lược quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả là xây dựng môi trường giao tiếp tích cực và sự trao đổi thông tin chặt chẽ với người thuê. Ban quản lý tòa nhà văn phòng nên duy trì liên lạc đều đặn với khách hàng, đảm bảo rằng mọi quy trình diễn ra suôn sẻ và kịp thời xử lý mọi sự cố hoặc phản hồi từ phía khách hàng. Tinh thần tận tâm trong việc giao tiếp và trao đổi thông tin sẽ tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng và đồng thời củng cố hình ảnh tích cực của đơn vị quản lý cũng như chủ đầu tư trong thị trường.

Thường xuyên nâng cấp chất lượng tòa nhà & tiện ích của tòa nhà