Trong hoạt động cho thuê nhà, đặc biệt là cho doanh nghiệp thuê, rất nhiều chủ nhà vẫn còn lúng túng với câu hỏi: “Cá nhân có cần xuất hoá đơn cho thuê nhà không?” hoặc “Nếu phải xuất thì làm thế nào cho đúng?”. Đây là vấn đề tưởng chừng nhỏ nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp pháp của giao dịch và quyền lợi thuế của cả hai bên.
Trên thực tế, việc có phải xuất hoá đơn cho thuê nhà hay không còn phụ thuộc vào doanh thu hàng năm, đối tượng thuê nhà và mục đích sử dụng hóa đơn. Bài viết này Resident sẽ giúp bạn hiểu rõ từng trường hợp, nghĩa vụ thuế tương ứng cũng như cách đăng ký, kê khai và sử dụng hóa đơn điện tử khi cho thuê nhà, đặc biệt là với các cá nhân cho doanh nghiệp thuê.
1. Khi nào cá nhân không cần xuất hoá đơn cho thuê nhà
Theo hướng dẫn tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, cá nhân cho thuê nhà có tổng doanh thu trong năm dương lịch không vượt quá 100 triệu đồng sẽ không phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Khi đó, cá nhân không thuộc diện phải kê khai thuế định kỳ, cũng không bắt buộc phải xuất hóa đơn cho thuê nhà.
Ví dụ, một chủ nhà cho thuê căn hộ 8 triệu đồng mỗi tháng trong 12 tháng, tổng doanh thu năm là 96 triệu đồng. Do doanh thu không vượt ngưỡng 100 triệu đồng, cá nhân này được miễn cả hai loại thuế và không cần đề nghị cấp hóa đơn. Tuy nhiên, chủ nhà vẫn nên ký hợp đồng thuê rõ ràng, ghi đầy đủ thông tin về giá thuê, thời hạn và phương thức thanh toán. Việc lưu giữ chứng từ chuyển khoản hoặc biên nhận tiền thuê là rất quan trọng để chứng minh nguồn thu hợp pháp khi cần thiết.
Cần lưu ý rằng ngưỡng 100 triệu đồng/năm được tính trên tổng doanh thu từ mọi hợp đồng cho thuê trong năm. Nếu bạn cho thuê nhiều căn nhà, phòng trọ hay mặt bằng thì doanh thu từ tất cả các hợp đồng sẽ được cộng gộp để xác định mức chịu thuế. Khi tổng doanh thu vượt ngưỡng này, cá nhân sẽ phải kê khai thuế và có thể đề nghị xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nếu bên thuê cần.
2. Khi nào cá nhân cần xuất hoá đơn cho thuê nhà
Theo quy định của Thông tư 40/2021/TT-BTC, cá nhân phải kê khai và nộp thuế cho thuê nhà khi doanh thu trong năm vượt 100 triệu đồng. Tuy nhiên, không phải trong mọi trường hợp nộp thuế, cá nhân đều “phải tự xuất hóa đơn”. Việc xuất hoá đơn cho thuê nhà chỉ phát sinh khi bên thuê có yêu cầu hợp pháp – thường là doanh nghiệp hoặc tổ chức cần hóa đơn để hạch toán chi phí.
Ví dụ, bạn cho một công ty thuê nhà với giá 15 triệu đồng/tháng, tổng doanh thu năm là 180 triệu đồng. Sau khi kê khai và nộp thuế GTGT và TNCN theo quy định, bạn có thể làm hồ sơ đề nghị cơ quan thuế cấp hoá đơn điện tử có mã cho hợp đồng thuê. Hóa đơn này sẽ được doanh nghiệp sử dụng để ghi nhận chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế.
Ngược lại, nếu bên thuê là cá nhân hoặc hộ gia đình không yêu cầu hóa đơn, bạn không bắt buộc phải đề nghị cấp hoá đơn điện tử dù doanh thu có vượt ngưỡng. Trong trường hợp đó, hợp đồng thuê và chứng từ thanh toán là đủ cơ sở pháp lý chứng minh thu nhập và hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Điểm cần hiểu đúng là: “vượt 100 triệu đồng/năm” là điều kiện phải kê khai thuế, chứ không tự động đồng nghĩa với việc phải xuất hoá đơn. Việc có hóa đơn hay không phụ thuộc vào nhu cầu thực tế của bên thuê.
Xem thêm: Hướng dẫn khai báo cho thuê nhà đúng pháp lý
3. Cá nhân cho thuê nhà phải nộp những loại thuế nào
Khi thuộc diện kê khai thuế, cá nhân cho thuê nhà phải nộp ba loại nghĩa vụ tài chính chính, gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và lệ phí môn bài.
Hai loại thuế đầu tiên được tính theo tỷ lệ cố định trên doanh thu:
-
Thuế GTGT: 5% doanh thu
-
Thuế TNCN: 5% doanh thu
Tổng cộng, người cho thuê sẽ nộp 10% trên tổng doanh thu cho thuê nhà.
Ví dụ, doanh thu năm là 180 triệu đồng thì số thuế phải nộp là 18 triệu đồng.
Ngoài ra, nếu doanh thu từ cho thuê từ 100 triệu đồng/năm trở lên, cá nhân còn phải nộp lệ phí môn bài theo mức sau:
-
Doanh thu từ 100–300 triệu đồng/năm: 300.000 đồng
-
Doanh thu từ 300–500 triệu đồng/năm: 500.000 đồng
-
Doanh thu trên 500 triệu đồng/năm: 1.000.000 đồng
Còn nếu doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, cá nhân được miễn lệ phí môn bài.
Cá nhân có thể tự kê khai và nộp thuế tại Chi cục Thuế nơi có nhà cho thuê hoặc ủy quyền cho bên thuê nộp thay, nếu được ghi rõ trong hợp đồng. Hồ sơ kê khai gồm tờ khai mẫu 01/TTS, phụ lục 01-1/BK-TTS, hợp đồng thuê và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu. Người cho thuê có thể kê khai theo từng kỳ thanh toán hoặc theo năm, tùy vào hợp đồng.
Nếu bên thuê là doanh nghiệp và nộp thuế thay cho cá nhân, doanh nghiệp được phép tính khoản chi thuê nhà này vào chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Xem thêm: Giải Đáp Chi Tiết Về Thuế Cho Thuê Nhà Trọ Cho Chủ Nhà
4. Cách đăng ký, kê khai và xuất hoá đơn cho thuê nhà
Khi bên thuê là doanh nghiệp hoặc tổ chức, việc xuất hoá đơn cho thuê nhà là cần thiết để doanh nghiệp có thể đưa chi phí thuê vào hạch toán hợp lệ. Tuy nhiên, cá nhân cho thuê không phải doanh nghiệp, không có chữ ký số hay phần mềm hóa đơn nên không thể tự phát hành hóa đơn điện tử như các tổ chức kinh doanh thông thường. Trong trường hợp này, cơ quan thuế sẽ cấp hoá đơn điện tử có mã cho từng hợp đồng hoặc từng lần phát sinh theo đề nghị của cá nhân.
Quy trình thực hiện gồm ba bước chính: đăng ký – kê khai – đề nghị cấp hoá đơn điện tử.
Bước 1: Đăng ký và kê khai thuế cho hợp đồng cho thuê
Trước khi được cấp hóa đơn, cá nhân cần kê khai và nộp thuế đầy đủ. Hồ sơ kê khai gồm:
-
Tờ khai thuế mẫu 01/TTS và phụ lục 01-1/BK-TTS ban hành kèm Thông tư 40/2021/TT-BTC.
-
Hợp đồng thuê nhà ghi rõ giá thuê, thời hạn, phương thức thanh toán và trách nhiệm thuế của các bên.
-
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu nhà (bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà).
-
Chứng từ nộp thuế (nếu nộp trực tuyến).
Người cho thuê có thể kê khai trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi có nhà cho thuê hoặc kê khai online qua Cổng thông tin thuế điện tử cho cá nhân tại địa chỉ https://canhan.gdt.gov.vn.
Nếu trong hợp đồng có thỏa thuận bên thuê nộp thuế thay, doanh nghiệp có thể thực hiện kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân.
Sau khi kê khai xong, cơ quan thuế sẽ xác nhận nghĩa vụ thuế của hợp đồng. Đây là điều kiện tiên quyết để được xuất hoá đơn điện tử cho thuê nhà.
Xem thêm: Hướng dẫn khai thuế cho thuê nhà online chi tiết nhất
Bước 2: Đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử
Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, cá nhân cần chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, bao gồm:
-
Giấy đề nghị cấp hóa đơn theo mẫu 06/ĐN-HĐĐT.
-
Bản hợp đồng thuê nhà có xác nhận của hai bên.
-
Bản sao CMND/CCCD của người cho thuê.
-
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu nhà (sổ đỏ, sổ hồng, giấy tờ hợp lệ khác).
-
Chứng từ nộp thuế GTGT, TNCN và lệ phí môn bài (nếu có).
Hồ sơ này được nộp tại Chi cục Thuế quản lý nơi có nhà cho thuê hoặc nộp trực tuyến thông qua tài khoản thuế điện tử cá nhân.
Cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, đối chiếu với dữ liệu kê khai thuế, và nếu đầy đủ, sẽ cấp hoá đơn điện tử có mã.
Hóa đơn này do cơ quan thuế phát hành, có mã xác thực điện tử, được gửi qua email hoặc có thể tải về trực tiếp từ hệ thống thuế. Trên hóa đơn thể hiện đầy đủ thông tin người thuê, người cho thuê, địa chỉ nhà cho thuê, thời hạn thuê, giá trị hợp đồng và số tiền thuế đã nộp.
Bước 3: Gửi và lưu trữ hoá đơn điện tử
Sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã, cá nhân cho thuê có thể gửi bản PDF hoặc đường link tra cứu cho bên thuê qua email. Doanh nghiệp thuê có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn bằng cách tra cứu trực tiếp tại website của Tổng cục Thuế.
Cá nhân cần lưu trữ bản điện tử của hóa đơn (định dạng PDF hoặc XML) ít nhất 10 năm, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc lưu trữ này có thể thực hiện trên máy tính cá nhân hoặc nền tảng lưu trữ đám mây để đảm bảo an toàn.
Trong trường hợp hợp đồng có thời hạn dài, thanh toán theo từng kỳ (quý hoặc năm), cá nhân có thể đề nghị cấp hóa đơn riêng cho từng lần nhận tiền thuê. Mỗi lần cấp hóa đơn, cơ quan thuế sẽ đối chiếu chứng từ nộp thuế tương ứng.
Một số lưu ý quan trọng khi xuất hoá đơn cho thuê nhà
Khi thực hiện thủ tục xuất hoá đơn cho thuê nhà, cá nhân cần lưu ý ba điểm sau để tránh sai sót:
- Thứ nhất, chỉ nên đề nghị cấp hóa đơn sau khi đã hoàn thành việc kê khai và nộp thuế. Cơ quan thuế chỉ cấp hóa đơn cho những hợp đồng đã có chứng từ nộp thuế hợp lệ.
- Thứ hai, nếu hợp đồng cho thuê được ký giữa cá nhân với doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp nộp thuế thay, phần thuế này phải được thể hiện rõ trong hợp đồng để tránh trùng hoặc thiếu nghĩa vụ.
- Thứ ba, nếu người cho thuê có nhiều hợp đồng tại các địa chỉ khác nhau, mỗi hợp đồng phải kê khai và xin cấp hóa đơn tại Chi cục Thuế nơi có tài sản cho thuê, không thể nộp gộp vào một hồ sơ duy nhất.
Thực hiện đúng các bước này, cá nhân hoàn toàn có thể xuất hoá đơn điện tử cho thuê nhà hợp pháp mà không cần đăng ký kinh doanh hay sử dụng chữ ký số. Đây là hình thức được cơ quan thuế khuyến khích, đảm bảo minh bạch và thuận tiện cho cả bên cho thuê lẫn bên thuê.
5. Hướng dẫn sử dụng hoá đơn điện tử của cá nhân, hộ kinh doanh
Sau khi được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã, cá nhân cho thuê nhà có thể tải hóa đơn trực tiếp từ hệ thống hoặc nhận qua email. Hóa đơn này có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy, được sử dụng để chứng minh khoản thu hợp pháp và cung cấp cho bên thuê khi cần. Việc xuất hoá đơn cho thuê nhà đúng quy định giúp giao dịch minh bạch, đồng thời giúp bên thuê có đủ hồ sơ hạch toán chi phí hợp lệ.
Cá nhân cho thuê cần gửi hóa đơn cho bên thuê qua email hoặc đường dẫn tra cứu, dưới định dạng PDF. Bên thuê có thể kiểm tra tính hợp lệ bằng cách tra cứu mã xác thực trên trang web của Tổng cục Thuế. Mỗi hóa đơn phải thể hiện rõ thời gian cho thuê, số tiền, thuế GTGT và TNCN đã nộp. Với hợp đồng cho thuê dài hạn, có thể đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn riêng cho từng kỳ thanh toán (theo quý hoặc năm).
Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ít nhất 10 năm kể từ ngày phát hành. Chủ nhà nên lưu cả bản mềm trên máy tính hoặc đám mây để dễ dàng tra cứu khi cần. Việc sử dụng hoá đơn điện tử cho thuê nhà không chỉ giúp tuân thủ quy định mới mà còn mang lại sự thuận tiện trong quản lý, giảm rủi ro thất lạc chứng từ và thể hiện tính chuyên nghiệp trong hoạt động cho thuê.
Xem thêm: Top 5 app quản lý nhà trọ miễn phí, dễ dùng cho chủ nhà mới bắt đầu
Kết luận
Tóm lại, cá nhân chỉ phải xuất hóa đơn cho thuê nhà khi tổng doanh thu trong năm vượt 100 triệu đồng hoặc khi bên thuê là doanh nghiệp yêu cầu hóa đơn để hạch toán chi phí. Khi đó, người cho thuê cần kê khai, nộp thuế đầy đủ và đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã. Trong các trường hợp còn lại, cá nhân không bắt buộc phải xuất hóa đơn, nhưng vẫn nên có hợp đồng và chứng từ rõ ràng để đảm bảo quyền lợi và tính minh bạch. Việc nắm chắc quy định giúp chủ nhà chủ động hơn, tránh bị truy thu thuế và yên tâm trong suốt thời gian cho thuê.
Nếu bạn đang quản lý nhiều căn hộ, phòng trọ hoặc nhà cho thuê, phần mềm Resident sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực. Resident giúp quản lý hợp đồng, theo dõi tiền thuê, điện nước và tự động gửi thông báo thu tiền cho khách. Toàn bộ hóa đơn và chứng từ có thể lưu trữ tập trung, giúp chủ nhà kiểm soát dễ dàng và tiết kiệm thời gian. Trải nghiệm miễn phí tại đây để quản lý việc cho thuê minh bạch, tiện lợi và hiệu quả hơn bao giờ hết.
