Trong bối cảnh các không gian làm việc chung (coworking) ngày càng phát triển mạnh mẽ, việc quản lý và tối ưu hóa hoạt động của các không gian này trở nên vô cùng quan trọng. Để đáp ứng nhu cầu này, nhiều phần mềm quản lý coworking đã ra đời, giúp các chủ không gian làm việc chung quản lý hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về những phần mềm quản lý coworking tốt nhất hiện nay.
1. Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý Coworking?
Phần mềm quản lý coworking là công cụ đắc lực giúp các chủ không gian làm việc chung theo dõi và tối ưu hóa hoạt động hàng ngày. Từ việc quản lý đặt chỗ, thanh toán, cho đến theo dõi lượng khách hàng và phân tích dữ liệu, phần mềm quản lý coworking giúp tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Đặc biệt, trong thời đại số hóa hiện nay, việc sử dụng phần mềm quản lý không chỉ là lựa chọn mà còn là xu hướng tất yếu để cạnh tranh và phát triển.
2. Những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý Coworking
Khi lựa chọn phần mềm quản lý coworking, có một số tiêu chí quan trọng mà bạn cần cân nhắc:
- Tính năng: Phần mềm cần có đầy đủ các tính năng như quản lý đặt chỗ, thanh toán, theo dõi khách hàng, và phân tích dữ liệu.
- Giao diện người dùng: Giao diện dễ sử dụng, thân thiện với người dùng sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
- Khả năng tích hợp: Phần mềm nên có khả năng tích hợp với các công cụ và dịch vụ khác như hệ thống thanh toán, email marketing, và CRM.
- Hỗ trợ khách hàng: Dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả.
- Giá cả: Lựa chọn phần mềm có giá cả hợp lý, phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
Xem thêm: Tổng hợp các mẫu hợp đồng thuê nhà phổ biến nhất hiện nay
3. Top 12 phần mềm quản lý Coworking tốt nhất hiện nay
3.1. Phần mềm quản lý Resident
Resident là phần mềm quản lý coworking thông minh, được đánh giá cao bởi cộng đồng chủ kinh doanh hiện nay. Với mức chi phí vô cùng tiết kiệm, Resident mang đến cho chủ sở hữu những tính năng ưu việt, tối ưu hóa hiệu suất và giảm bớt gánh nặng công việc quản lý.
Phần mềm này không chỉ là một công cụ quản lý, mà còn là người đồng hành đắc lực cho chủ kinh doanh với phiên bản trên web và ứng dụng di động. Điều này giúp chủ kinh doanh dễ dàng quản lý và theo dõi mọi hoạt động từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.
Tính năng của phần mềm:
- Hỗ trợ đa nền tảng: gồm cả app và web, giúp chủ kinh doanh có thể dễ dàng quản lý và theo dõi mọi lúc mọi nơi.
- Tích hợp các thiết bị thông minh IoT: như công tơ điện tử, khóa từ xa,camera AI,… giúp chủ kinh doanh có thể thao tác mọi thứ từ xa.
- Tự động sinh hóa đơn: Tư động sinh hóa đơn hàng tháng và gửi hàng loạt cho khách thuê văn phòng qua app miễn phí của Resident hoặc ứng dụng Zalo.
- Tính năng “Gạch nợ tự động”: giúp tự động hóa quá trình thu và gạch nợ hóa đơn, quản lý không cần đối chiếu và gạch nợ thủ công.
- Cài đặt nhắc nhở: Hệ thống tự động nhắc nhở khi đến hạn đóng tiền, cảnh báo khách thuê khi quá hạn thanh toán, cảnh báo khi hợp đồng sắp hết hạn/quá hạn.
- Quản lý tài sản: Phần mềm hỗ trợ chủ kinh doanh quản lý chi tiết tài sản, loại tài sản, kho, nhà cung cấp, ….
- Báo cáo được cập nhật real-time: dễ dàng theo dõi mọi lúc mọi nơi thông qua ứng dụng điện thoại.
- Thông báo khi có công việc/sự cố mới: cảnh báo khi sự cố/công việc chưa được xử lý, phân quyền cho nhân viên xử lý các công việc/các sự cố do khách thuê đẩy lên và nghiệm thu công việc sau khi hoàn thành.
- App miễn phí dành riêng cho khách thuê: Resident cung cấp app cho khách đang thuê để ký hợp đồng điện tử, theo dõi và thanh toán hóa đơn hàng tháng, báo cáo sự cố với chủ kinh doanh, nhận các thông báo quan trọng từ phía tòa nhà,…
Ưu điểm:
- Phần mềm hỗ trợ quản lý đa dạng mô hình: văn phòng coworking, nhà trọ, ký túc xá, mặt bằng, căn hộ dịch vụ, chung cư,…
- Giá cả phù hợp, có nhiều gói khác nhau để lựa chọn
- Top phần mềm tích hợp đầy đủ các tính năng nhất thị trường
- Tích hợp hệ thống thanh toán, báo cáo doanh thu tự động.
- Giao diện đẹp, bắt mắt, thân thiện với người dùng
- Có phiên bản dùng thử và trải nghiệm miễn phí
- Tích hợp đồng bộ phần mềm kế toán Misa
Nhược điểm:
- Các tính năng nâng cao cần trả thêm phí
Xem thêm: Quy định phòng cháy chữa cháy mới nhất 2024
3.2. Phần mềm Nexudus
Một trong những phần mềm quản lý coworking được tin dùng chính là Nexudus. Đây là hệ thống quản lý toàn diện cho các chủ không gian làm việc trên một nền tảng duy nhất. Các tính năng nổi bật của Nexudus bao gồm quản lý phòng trực tuyến, quản lý khách hàng, ứng dụng đặt dịch vụ, lập hóa đơn và theo dõi.
Ngoài ra, Nexudus còn có các tính năng quản lý check-in, check-out, in ấn, hệ thống liên hệ khách hàng, thanh toán, quản lý tài chính, doanh thu và thuế. Hơn nữa, Nexudus cũng là hệ thống quản lý tài sản cơ bản (PMS) giúp bạn dễ dàng theo dõi các liên hệ và khách hàng tiềm năng. Nexudus là nền tảng white-label được xây dựng để giúp bạn quản lý và thúc đẩy không gian làm việc chung cũng như xây dựng cộng đồng chuyên nghiệp.
Ưu điểm:
- Tích hợp đầy đủ các tính năng
- Giá cả phải chăng
- Có thể tùy chỉnh cho doanh nghiệp
- Cập nhật thường xuyên
- Hỗ trợ nhiều loại tiền tệ khác nhau
Nhược điểm:
- Giao diện chưa bắt mắt
- Chức năng thanh toán hay xảy ra lỗi
- Mất nhiều thời gian để nhận phản hồi từ quảng cáo
- Mất nhiều thời gian để làm quen và sử dụng
- Ứng dụng chạy chậm, đặc biệt là khi người dùng quá tải
- Chức năng tải lên tài liệu chưa được cải thiện
3.3. Phần mềm quản lý coworking Optix
Tiếp theo trong danh sách các phần mềm quản lý coworking không thể thiếu Optix. Được phát triển bởi ShareDesk, Optix chủ yếu được sử dụng trên thiết bị di động. Optix bao gồm hai công cụ: nền tảng web dành cho người quản lý và ứng dụng white-label trên di động dành cho các thành viên. Các tính năng của Optix bao gồm quản lý đặt chỗ, lập hóa đơn, nhắn tin giữa các thành viên và hỗ trợ. Ngoài ra, Optix còn cung cấp các tính năng quảng cáo, đặt phòng và nhiều công cụ quản lý không gian làm việc chung trên một nền tảng duy nhất.
Ưu điểm:
- Có thể tùy chỉnh dựa trên nhu cầu thực tế của không gian làm việc
- Hỗ trợ thanh toán trực tiếp mà không cần điều hướng sang các trang khác
- Giao diện bắt mắt, thân thiện với người dùng
- Tích hợp đầy đủ các tính năng để quản lý và vận hành không gian làm việc
Nhược điểm:
- Khó khăn trong việc xuất báo cáo
- Khó sử dụng trên trình duyệt Google Chrome
- Bộ phận hỗ trợ khách hàng chậm
- Chưa thân thiện với người dùng khi sử dụng phiên bản dành cho máy tính bảng
Xem thêm: Thanh lý hợp đồng thuê và những điều quan trọng cần biết
3.4. Phần mềm quản lý coworking Cobot
Cobot được phát triển bởi một nhóm các chuyên gia trong lĩnh vực vận hành không gian làm việc chung, với mục đích giảm tải và tự động hóa các công việc thường ngày, giúp các bộ phận vận hành dễ dàng hơn. Cobot tích hợp từ A đến Z các tính năng quản lý không gian, bao gồm quản lý đặt phòng, quản lý lễ tân, lưu trữ danh sách thành viên mới, lập kế hoạch, lập hóa đơn, quản lý booking, quản lý thời gian sử dụng của từng thành viên, quản lý phòng và nguồn tài nguyên, liên lạc với các thành viên và lập báo cáo.
Ngoài ra, phần mềm quản lý coworking Cobot được xây dựng với hỗ trợ đa ngôn ngữ, tối ưu hóa hoàn toàn cho thiết bị di động và hỗ trợ các không gian trên khắp thế giới. Nó được sử dụng rộng rãi, từ các trung tâm cộng đồng nhỏ đến các mạng và trung tâm kinh doanh lớn, đa địa điểm.
Ưu điểm:
- Giao diện đẹp
- Dễ sử dụng
- Quản lý thanh toán dễ dàng
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ, phù hợp với nhiều quốc gia
- Đầy đủ chức năng để quản lý không gian làm việc
Nhược điểm:
- Phải trả thêm nhiều khoản phí khi muốn sử dụng các tính năng nâng cao
- Dễ xảy ra lỗi ở mục thiết lập các gói phòng trong quản lý đặt phòng
- Khó theo dõi hồ sơ khách hàng
- Chưa có tiếng Việt dành cho các không gian ở Việt Nam
- Chỉ hỗ trợ USD mà không hỗ trợ các loại tiền tệ khác
3.5. Phần mềm quản lý OfficeRnD
OfficeRnD là phần mềm quản lý coworking tối ưu dành cho không gian làm việc chung và linh hoạt. Nó giúp tự động hóa các quy trình quản trị như thanh toán và đặt phòng họp, đồng thời hỗ trợ các nhà điều hành đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu và mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho thành viên. OfficeRnD cung cấp cả nền tảng web và ứng dụng di động, giúp các nhà khai thác cung cấp trải nghiệm kỹ thuật số tốt nhất cho các thành viên và hỗ trợ khách hàng 24/7.
Những tính năng nổi bật của OfficeRnD bao gồm quản lý thành viên, quản lý thanh toán, quản lý sự kiện, quản lý tồn kho, danh bạ khách hàng, đặt phòng trực tuyến, lập hóa đơn và báo cáo.
Ưu điểm:
- Cho phép quản lý nhiều không gian và địa điểm cùng lúc
- Dễ dàng cập nhật hồ sơ khách hàng
- Lưu trữ dữ liệu lâu dài
- Tự động hóa các tác vụ quản trị như đặt chỗ, đặt sự kiện, xuất hóa đơn trực tuyến
- Thường xuyên cập nhật và sửa lỗi
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/5 phản hồi nhanh chóng
Nhược điểm:
- Hay xảy ra sự cố
- Chưa tích hợp tính năng xúc tiến bán hàng
- Chi phí cao
- Phần mềm không ổn định, khó điều hướng
- Chưa thân thiện với các phiên bản trên máy tính bảng, di động và Amazon Fire
- Thích hợp cho những người am hiểu các nền tảng công nghệ
Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao nhà cho thuê mới nhất 2024
3.6. Phần mềm quản lý coworking Satellite Deskworks
Sẽ thật thiếu sót nếu bỏ qua Satellite Deskworks. Phần mềm này giúp các chủ không gian quản lý và vận hành không gian hiệu quả và bền vững. Satellite Deskworks cung cấp ứng dụng di động cho cả quản lý và khách hàng, cho phép quản lý và sử dụng không gian dễ dàng. Phần mềm này đặc biệt phù hợp với những không gian nhỏ, độc lập và có nhiều địa điểm.
Ưu điểm:
- Thường xuyên cập nhật và sửa lỗi
- Đầy đủ các tính năng quản lý không gian
- Dễ sử dụng, có tính trực quan cao
- Tự động lập hóa đơn hàng tháng
- Có tính năng đăng ký tự động
- Hỗ trợ thanh toán với nhiều loại tiền tệ và nhiều hình thức thanh toán
- Có thể đặt phòng mà không cần đăng ký thành viên
- Hỗ trợ trên nền tảng di động iOS, Android, Google Calendar
Nhược điểm:
- Giờ hoạt động của dịch vụ khách hàng bị giới hạn
- Tốn chi phí phát sinh cho các tính năng nâng cao
- Tính năng báo cáo chưa được cải thiện
- Chỉ xem được dữ liệu có sẵn trên kênh trực tuyến
3.7. Phần mềm Yardi Kube
Tân binh trong danh sách những phần mềm quản lý coworking được yêu thích chính là Yardi Kube (trước đây là Happy Desk). Đây là một giải pháp khép kín để quản lý không gian làm việc chung. Yardi Kube cung cấp phần mềm làm việc chung để chạy một giải pháp hiệu quả, có thể thích ứng và kết nối. Nó có tất cả các công cụ cần thiết để quản lý các thành viên và khách hàng tiềm năng, cho phép tính toán và báo cáo cấp doanh nghiệp, tất cả đều nằm trong một nền tảng duy nhất. Phần mềm này còn giúp thu hút khách hàng tiềm năng, giữ chân thành viên, tăng doanh thu, giảm chi phí, quản lý cơ sở và phát triển không gian làm việc một cách hiệu quả.
Ưu điểm:
- Hệ thống tốt cho những công ty cần chương trình quản lý thành viên CRM
- Dễ dàng đặt chỗ
- Hoạt động nhanh chóng, chính xác
- Hỗ trợ nhiều loại tiền tệ
- Nhóm hỗ trợ khách hàng 24/5 tư vấn nhiệt tình
Nhược điểm:
- Khó xuất báo cáo ở dạng PDF
- Không thể tích hợp với các phần mềm khác (như phần mềm kế toán), chỉ được sử dụng trên nền tảng Yardi Kube
3.8. Phần mềm quản lý Essensys
Essensys, được niêm yết công khai ở 21 quốc gia, là một phần mềm quản lý coworking đáng chú ý. Hầu hết khách hàng của Essensys là các thương hiệu co-working lớn và các công ty có nhiều địa điểm. Essensys cung cấp hai sản phẩm chính: kết nối và vận hành. Phần mềm này cung cấp một loạt các tính năng tích hợp trực tiếp và được cập nhật thường xuyên. Essensys có hai nhóm dịch vụ khách hàng riêng biệt: nhóm tương tác, hướng dẫn khách hàng mới qua sản phẩm và nhóm trải nghiệm, cung cấp hỗ trợ hàng ngày.
Ưu điểm:
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, hoạt động trên nhiều múi giờ khác nhau
- Cập nhật thường xuyên, có thể mở rộng thêm các tính năng
- Tính năng thanh toán ưu việt
- Thân thiện với người dùng và dễ sử dụng
Nhược điểm:
- Chi phí cao
- Phát sinh nhiều chi phí cho các tiện ích tăng thêm
- Không có bản dùng thử
- Quá trình giới thiệu dài và mất thời gian
3.9. Phần mềm quản lý Coworking Habu
Habu là một phần mềm quản lý coworking được sử dụng bởi các không gian làm việc chung, khách sạn, trung tâm trị liệu, trường đại học và không gian nhà sản xuất. Nền tảng này nổi bật với tính năng đặt chỗ ưu việt, thu hút nhiều ngành khác nhau.
Ưu điểm:
- Cập nhật và sửa lỗi thường xuyên
- Thích hợp với không gian nhỏ
- Hỗ trợ nhiều loại tiền tệ
- Dễ sử dụng và thiết lập
- Cho phép những người không phải thành viên có thể truy cập để đặt phòng
Nhược điểm:
- Phải tốn thêm chi phí cho các tiện ích bổ sung
- Khó khăn trong việc làm việc và nhận hỗ trợ từ nhóm sáng lập do chênh lệch múi giờ
- Không cho phép đặt lịch quá 12 tuần, không thể chọn lặp lại các ngày đã chọn
- Số lượng tiện ích để quản lý không gian còn ít
- Không có hỗ trợ khách hàng 24/7
Xem thêm: Top 14 trang web đăng tin cho thuê tốt nhất hiện nay
3.10. Phần mềm Coworks
Tiếp nối danh sách là Coworks. Đây là một phần mềm không chỉ hỗ trợ quản lý và vận hành không gian mà còn là công cụ hữu hiệu để quản lý cộng đồng. Coworks được yêu thích bởi các tính năng kết nối, quản lý thành viên, tạo hóa đơn, thanh toán tự động, quản lý đặt phòng và quản lý sự kiện. Nó còn có ứng dụng di động white-label dành cho các thành viên. Ngoài ra, Coworks giúp các chủ không gian theo dõi doanh thu và báo cáo số liệu, từ đó phân tích tình hình kinh doanh của không gian.
Ưu điểm:
- Có nhiều tính năng bổ sung quản lý coworking space
- Giao diện trực quan, rõ ràng, dễ sử dụng
- Tính năng đặt lịch và cộng đồng rất hữu ích
- Tích hợp cả trên thiết bị di động
Nhược điểm:
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng chưa tốt
- Chi phí cao
- Chưa hỗ trợ nhiều loại tiền tệ và nhiều ngôn ngữ để sử dụng
3.11. Phần mềm quản lý Coworkify
Nếu bạn tìm kiếm một phần mềm quản lý coworking, khách hàng đơn giản cho không gian làm việc, đừng bỏ qua Coworkify. Phần mềm này bao gồm các tính năng cơ bản cần thiết cho mọi hoạt động trong không gian làm việc như đặt phòng, lập hóa đơn, quản lý thành viên, bán hàng và marketing. Coworkify không làm bạn choáng ngợp với quá nhiều tính năng bổ sung, giúp bạn tập trung vào quản lý hiệu quả. Bạn chỉ mất khoảng 99 USD để sở hữu gói dịch vụ cho tối đa 80 thành viên và được sử dụng miễn phí trong 30 ngày. Chi phí của gói sẽ được tính dựa trên quy mô của không gian chứ không phải dựa trên số lượng tính năng được tích hợp trong ứng dụng.
Ưu điểm:
- Đơn giản, dễ sử dụng
- Giá cả phải chăng
- Cung cấp đầy đủ tính năng để quản lý không gian làm việc hiệu quả
Nhược điểm:
- Chưa có phiên bản trên ứng dụng di động
3.12. Phần mềm quản lý coworking Andcards
Andcards là một phần mềm quản lý coworking dành cho các thành viên trong không gian làm việc chung, bao gồm cả khách hàng và đội ngũ quản lý. Các thành viên có thể truy cập vào các dịch vụ của không gian một cách dễ dàng. Ngoài ra, Andcards còn giúp chủ không gian tự động hóa việc quản lý trên nền tảng di động với các tính năng quản lý đặt phòng, quản lý khách hàng và xuất hóa đơn.
Thêm vào đó, Andcards cung cấp các tính năng thanh toán, bán phòng, giao tiếp trực tuyến, in ấn và xuất số liệu thống kê chỉ với vài cú chạm màn hình. Hơn nữa, phần mềm này tích hợp với các công cụ như Google, Flow, Ezeep để tối đa hóa hiệu quả hoạt động. Hiện nay, Andcards phục vụ hơn 25 quốc gia tại hơn 100 địa điểm với khoảng 40.000 người dùng coworking trên toàn thế giới.
Ưu điểm:
- Đơn giản, dễ sử dụng
- Có phiên bản web để quản lý khi cần thiết
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, bao gồm tiếng Hàn
- Phản hồi và cập nhật nhanh chóng
- Tiết kiệm chi phí
Nhược điểm:
- Bị giới hạn địa điểm trong từng gói dịch vụ
- Chưa hỗ trợ nhiều loại tiền tệ
- Bắt buộc có tài khoản mới được sử dụng các tính năng đặt phòng, thành viên, …
4. Kết luận
Việc lựa chọn phần mềm quản lý coworking phù hợp là một bước quan trọng giúp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh của không gian làm việc chung. Các phần mềm như Resident, OfficeRnD, Nexudus, Coworkify, Cobot,… đều có những ưu điểm nổi bật, phù hợp với các nhu cầu và quy mô khác nhau. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để lựa chọn phần mềm quản lý coworking tốt nhất cho không gian làm việc của mình.
Pingback: Coworking là gì? Ưu nhược điểm và lưu ý khi thuê - RESIDENT
Pingback: Tổng hợp mẫu hợp đồng thuê văn phòng phổ biến nhất hiện nay