Top 5 Phần mềm quản lý Khách sạn tốt nhất hiện nay

1. Phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Phần mềm quản lý khách sạn là một hệ thống công nghệ thông tin được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ các hoạt động quản lý và vận hành của một khách sạn. Với các tính năng đa dạng, phần mềm này giúp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình như đặt phòng, check-in, check-out, quản lý dịch vụ, theo dõi tình trạng phòng, quản lý nhân sự, và xử lý thanh toán. Nhờ vào phần mềm quản lý khách sạn, các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi tình hình hoạt động, nâng cao hiệu quả công việc, cải thiện chất lượng dịch vụ, và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

2. Những khó khăn trong quản lý khách sạn?

• Khối lượng công việc khổng lồ: Người quản lý khách sạn phải đối mặt với một lượng công việc khổng lồ, từ quản lý đặt phòng, điều hành dịch vụ, đến giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày, để đảm bảo hoạt động của khách sạn diễn ra suôn sẻ.
• Thất thoát tài sản: Với nhiều bộ phận, phòng ban và đầu việc khác nhau, việc kiểm soát toàn bộ các khoản chi tiêu và tài sản là một thách thức lớn, dễ dẫn đến tình trạng thất thoát nếu không được quản lý chặt chẽ.
• Khó khăn trong việc quản lý chi tiết: Việc giám sát từng nhiệm vụ một cách tỉ mỉ và chi tiết đòi hỏi nhiều công sức và thời gian, khiến quá trình quản lý trở nên phức tạp và khó khăn hơn.
• Quản lý nhân sự: Do khối lượng công việc lớn và sự luân chuyển nhân sự trong ngành khách sạn cao, việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới phải diễn ra liên tục để đảm bảo hoạt động khách sạn ổn định và bền vững.

Xem thêm: Kinh doanh khách sạn từ A-Z dành cho người mới bắt đầu

3. Lợi ích từ việc sử dụng phần mềm

• Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn giúp quá trình quản lý, giám sát khách sạn chuyên nghiệp hơn. Các vấn đề được giải quyết nhanh chóng và chính xác hơn bởi tất cả các dữ liệu đã được cập nhật trên hệ thống. Phần mềm giúp tránh thất thoát và giảm thiểu được số lượng nhân sự.
• Ngoài ra, phần mềm quản lý khách sạn còn được sử dụng Online, mọi lúc mọi nơi. Các dữ liệu được lưu trữ trên máy tính nên không lo bị mất hay xảy ra sai sót trong quá trình tính toán, báo cáo.
• Hầu hết các phần mềm quản lý khách sạn đều có giao diện đẹp mắt, thiết kế hiện đại và thân thiện với người dùng đem đến những trải nghiệm thú vị trong công việc quản lý khách sạn. Có phần mềm quản lý khách sạn , người quản lý sẽ có cái nhìn tổng thể bằng sơ đồ một cách trực quan, rõ ràng. Hơn hết phần mềm quản lý khách sạn còn đáp ứng được mọi cài đặt giá từ khách sạn nhỏ, bình dân đến các khách sạn lớn 5 sao, nhà nghỉ,…
• Phần mềm quản lý khách sạn được trang bị đầy đủ các tính năng để phục vụ việc quản lý khách sạn một cách hiệu quả và tiện nghi nhất.

4. Các phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất hiện nay

4.1. Phần mềm Smile

Smile PMS là phần mềm quản lý khách sạn chuyên biệt dành cho các khách sạn quy mô từ 3 đến 5 sao, được phát triển bởi công ty Minh Anh. Đây là giải pháp tổng thể tích hợp đầy đủ các phân hệ quản lý quan trọng như lễ tân, đặt phòng, tiếp thị, nhà hàng, điện thoại, kế toán, công nợ, kho và tài sản cố định, giúp các khách sạn vận hành hiệu quả và chuyên nghiệp.

Một số phân hệ của Smile:

• Smile FO (Quản lý lễ tân, đặt phòng, sales),
• Smile POS (Quản lý nhà hàng, spa, hồ bơi…),
• Smile HR (Quản lý nhân sự, phân ca, chấm công, tính lương…)
• Smile BO: (Quản lý tài chính, kế toán).

Ưu điểm của Smile

• Phần mềm Smile PMS được xây dựng dựa trên các chuẩn mực của ngành khách sạn, cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết và thông tin chi tiết về tình trạng phòng như sạch/bẩn, có khách/trống và số lượng khách trong phòng.
• Hệ thống cung cấp các báo cáo chi tiết và phân quyền chặt chẽ cho từng bộ phận quản lý công việc.
• Các phân hệ hỗ trợ các nghiệp vụ phức tạp và các chức năng liên kết với nhau, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả trong toàn bộ hệ thống quản lý.

Nhược điểm của Smile

• Phần mềm được thiết kế dành riêng cho các khách sạn từ 3 đến 5 sao, do đó hệ thống phức tạp và khó tiếp cận đối với người dùng không có kinh nghiệm làm việc trong ngành khách sạn nghỉ dưỡng.
• Smile PMS là phần mềm offline, do đó yêu cầu đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin và đội ngũ nhân viên IT để vận hành, dẫn đến chi phí rất cao.
• Khả năng kết nối với hệ thống Channel Manager còn hạn chế.
• Smile PMS không phù hợp với mô hình khách sạn mini hoặc căn hộ dịch vụ vì không có tính năng tính tiền theo giờ hoặc theo tháng.

Xem thêm: Kỹ năng quản lý buồng phòng khách sạn mới nhất 2024

4.2. Phần mềm ezCloudHotel

Resort Online ezCloudHotel là sản phẩm của Công ty TNHH ezCloud Toàn Cầu. Thành lập từ ngày 14/8/2013, ezCloud đã trở thành công ty cung cấp giải pháp quản lý nhà hàng khách sạn hàng đầu tại Việt Nam, với hơn 4000 khách hàng sử dụng.

ezCloudHotel là phần mềm quản lý khách sạn toàn diện, phù hợp cho mọi quy mô từ nhỏ đến lớn. Phần mềm cho phép bạn kiểm soát hoạt động của khách sạn mọi lúc, mọi nơi, ngay cả khi không có kết nối internet. ezCloudHotel cung cấp các tính năng quản lý đặt phòng, kiểm soát buồng phòng, quản lý chuỗi khách sạn, và kiểm soát người dùng một cách dễ dàng và hiệu quả.

Tính năng thì ezCloudHotel:

• Đặt phòng và quản lý đặt phòng đơn giản, nhanh chóng.
• Tự động tổng hợp báo cáo tức thời, thống kê tất cả số liệu về khách đến, khách đi và lợi nhuận của khách sạn.
• Quản lý khách sạn từ xa.
• Dễ dàng tính tiền khách hàng theo giờ (thậm chí theo phút), ngày, đêm, tuần và tháng.
• Tính năng bàn giao ca giúp nhân viên lễ tân bàn giao tiền mặt, các công việc cần lưu ý cho ca sau, và rà soát lại tất cả các giao dịch phát sinh trong ca, bao gồm tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng và công nợ.
• Xử lý và phân loại khách hàng với các thông tin quan trọng như tổng số khách hàng, thời gian sử dụng dịch vụ, tần suất khách hàng quay trở lại,…
• Hỗ trợ đa nền tảng trên máy tính, điện thoại Android và iOS.

Ưu điểm của ezCloudHotel

• Phần mềm chạy trên nền web, không cần cài đặt.
• Các tính năng được thiết kế theo hàng dọc, đơn giản, với màu sắc hiển thị tình trạng phòng dễ nhìn.
• Khả năng kết nối 2 chiều của ezCloudHotel mang lại sự khác biệt so với các sản phẩm khác trên thị trường Việt Nam.
• Giá của ezCloudHotel cũng cạnh tranh, phù hợp với các khách sạn vừa và nhỏ.

Nhược điểm của ezCloudHotel

• Đối với nhà nghỉ, khả năng thiết lập giá thuê theo giờ còn hạn chế.
• Hệ thống báo cáo đa dạng nhưng không nhất quán, dễ gây nhầm lẫn giữa các loại doanh thu như doanh thu check-in, doanh thu hằng đêm và doanh thu check-out.
• Không hỗ trợ nghiệp vụ cho phân khúc căn hộ dịch vụ.

4.3. Phần mềm Tcsoft Hotel

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Quản lý thu chi và công nợ.
• Dễ dàng quản lý tình trạng phòng, nhận và trả phòng.
• Biểu đồ thống kê chính xác và thông minh, giúp tăng tốc độ ra quyết định và nắm bắt tình hình kinh doanh của khách sạn.
• Thống kê hiệu suất phòng theo từng ngày, tháng, giúp quản lý có thể đánh giá và điều chỉnh kịp thời để tăng công suất đặt phòng.
• Quản lý đặt phòng cho khách đoàn và khách lẻ.
• Hỗ trợ đa nền tảng trên máy tính và điện thoại Android, iOS.

Ưu điểm của phần mềm TCSOFT HOTEL:

• Phần mềm có giao diện dễ nhìn, thao tác đơn giản, dễ sử dụng và ổn định.
• Khả năng hỗ trợ nhanh, thường xuyên cập nhật thêm nhiều tiện ích (kết nối khóa từ, quản lý, bàn giao ca nhân viên). Giúp nhà quản lý nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, tiết kiệm chi phí và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
• TCSOFT HOTEL hoạt động trên nền tảng web, cho phép quản lý nhà nghỉ thông qua mọi thiết bị thông minh như điện thoại và laptop.
• Phần mềm tích hợp tính năng quản lý đặt phòng khách đoàn trong gói nhà nghỉ, giúp bộ phận lễ tân dễ dàng nhận phòng và quản lý thông tin khách hàng.
• Tính năng tính tiền theo giờ tự động, hỗ trợ quá trình thanh toán tiền phòng nhanh chóng và chính xác cho cả lễ tân và khách hàng.
• Người dùng có thể sử dụng miễn phí phần mềm bản đầy đủ tính năng trong 15 ngày để trải nghiệm trước khi đưa ra quyết định chính thức.
• TCSOFT HOTEL hỗ trợ viết thêm tính năng theo yêu cầu riêng của từng nhà nghỉ.

Nhược điểm của phần mềm TCSOFT HOTEL:

• Hiện tại, phần mềm đang hoàn thiện tính năng offline. Điều này sẽ giúp các chủ nhà nghỉ dễ dàng kiểm soát và bảo mật dữ liệu ngay cả khi mất mạng, đảm bảo không lo thất thoát dữ liệu và không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của nhà nghỉ.

Xem thêm: 10 bí quyết kinh doanh nhà nghỉ đạt doanh thu cao

4.4. Phần mềm SkyHotel

SkyHotel là một sản phẩm quen thuộc với nhiều chủ kinh doanh nhà nghỉ và khách sạn. Ra đời từ năm 2012, SkyHotel là sản phẩm đầu tiên trên nền tảng online, giúp đơn giản hóa và dễ dàng hóa công việc quản lý khách sạn. Phần mềm này phù hợp với các khách sạn từ 1 đến 5 sao, resort, khu biệt thự, chung cư, khách sạn mini, khách sạn nhỏ, và nhà nghỉ.

4.5. Phần mềm quản lý khách sạn Ohotel

Phần mềm quản lý khách sạn – nhà nghỉ OHOTEL là sản phẩm của OXU, được thiết kế để phục vụ hoạt động quản lý khách sạn một cách hiệu quả. OHOTEL áp dụng các công nghệ mới nhất, kết hợp giữa phần cứng và phần mềm, tạo ra giải pháp quản lý khách sạn tối ưu, chống thất thoát và tiết kiệm chi phí, thời gian với mức chi phí hợp lý.

Hiện tại, phần mềm cung cấp cả hai giải pháp chạy online và offline, hoạt động trên máy tính với bộ cài đặt riêng. Điều này giúp người dùng quản lý chặt chẽ hệ thống, đảm bảo an toàn dữ liệu và chống thất thoát.

Ưu điểm của phần mềm quản lý nhà nghỉ Ohotel:

• Có thể nói ưu điểm lớn nhất của phần mềm nhà nghỉ OHOTEL cũng như các phần mềm khác là khả năng thay đổi giá theo thời điểm, tính động tính giá khuyến mại và tạo danh sách giá mẫu. Giúp nhân viên lê tân không còn đau đầu trong việc list danh sách giá mẫu trong những dịp cao điểm.
• Phần mềm cho phép bạn tạo nhiều user đăng nhập khác nhau, phân quyền chi tiết cho từng tài khoản được phép hay không được phép thực hiện các thao tác. Đảm bảo an toàn dữ liệu thông tin khách hàng, tình hình kinh doanh của chủ cơ sở.
• Ngoài ra, OHOTEL cũng có tính năng quản lý từ xa kết nối với các thiết bị có internet: di động, máy tính bảng… giúp chủ nhà nghỉ có thể quản lý mọi hoạt động từ xa mà không cần có mặt trực tiếp tại nhà nghỉ. Đánh tan nỗi lo thất thoát, gian lận của nhân viên. Nắm bắt chính xác tình hình kinh doanh, từ đó kịp thời đưa ra những quyết sách thay đổi phù hợp, thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển.

Nhược điểm của phần mềm quản lý nhà nghỉ Ohotel:

• Giao diện phần mềm tuy đẹp mắt, nhưng có quá nhiều thông tin hiển thị trên sơ đồ phòng, với màu sắc nổi khiến cho việc quan sát rất khó.
• Việc thiết kế các tính năng theo hàng ngang, sẽ khiến bạn phải mất nhiều hơn giời gian thao tác trên phần mềm. Trung bình khoảng 10 giây/thao tác. Trong khi với các phần mềm khác là từ 5-7 giây. Yếu tố thời gian sẽ ảnh hưởng rất lớn tới tốc độ phục vụ, hiệu suất công việc và doanh thu của nhà nghỉ nên bạn cần lưu ý nhé.
• Điểm trừ tiếp theo, hiện tại bảng giá phần mềm của OHOTEL đang thiếu thông tin chi tiết về giá bán và các tính năng, điều này đang làm khó cho những khách hàng cần có sự so sánh mức giá giữa các phần mềm trước khi mua.

5. Kết luận