Mẹo tối ưu chi phí vận hành tòa nhà văn phòng hiệu quả

Quản lý chi phí vận hành cho tòa nhà văn phòng đôi khi là một thách thức đối với nhiều chủ đầu tư và đơn vị quản lý. Đây là một vấn đề khá quan trọng vì chi phí này trực tiếp tác động đến các hoạt động hàng ngày của tòa nhà. Hãy cùng Resident khám phá ngay các mẹo tối ưu hóa chi phí vận hành tòa nhà văn phòng trong bài viết dưới đây.

Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng là gì?

Khái niệm chi phí vận hành tòa nhà văn phòng

Chi phí vận hành tòa nhà là khoản chi phí mà bên thuê và sử dụng tòa nhà phải chi trả cho chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý và vận hành tòa nhà. Số tiền này được sử dụng để duy trì mọi hoạt động liên quan đến quản lý và vận hành tòa nhà. Sau khi thanh toán các khoản phí này, đơn vị thuê sẽ được hưởng mọi dịch vụ trong tòa nhà để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của họ.

Mức phí vận hành tòa nhà văn phòng

Đối với các tòa nhà văn phòng cho thuê hoặc cao ốc, mức phí dịch vụ quản lý tòa nhà thường có sự biến động đáng kể, nằm trong khoảng từ 1 USD đến 8 USD trên một mét vuông mỗi tháng. Mức giá dịch vụ quản lý này được quy định bởi từng tòa nhà, và có thể được điều chỉnh tăng giảm tùy thuộc vào vị trí địa lý cụ thể của từng dự án văn phòng cho thuê.

Mục đích sử dụng của chi phí vận hành tòa nhà văn phòng

Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng được phân chia thành nhiều hạng mục, phục vụ cho các mục đích sử dụng khác nhau. Các hạng mục cơ bản bao gồm:

1. Phí Quản lý, Bảo trì, Bảo dưỡng Các Tiện Ích Công Cộng:

• Phí bảo dưỡng và vệ sinh các khu vực chung.
• Phí chăm sóc và bảo vệ cảnh quan môi trường.

2. Phí Bảo Dưỡng Hệ Thống Kỹ Thuật:

• Bảo dưỡng các hệ thống kỹ thuật chung và riêng của tòa nhà.
• Chi phí khắc phục sự cố hỏng hóc tại các khu vực chung.
• Phí thu dọn vệ sinh và thiết bị thu gom rác thải.

Ngoài ra, có các hạng mục chi phí phụ dành cho các dịch vụ khác:

• Dịch Vụ Lễ Tân tại sảnh chính.
• Dịch Vụ Giữ Xe, Bảo Vệ Tòa Nhà, hỗ trợ các sự cố khi cần thiết.
• Dịch Vụ Thu Dọn Vệ Sinh và Phun Thuốc Diệt Côn Trùng theo định kì

Sự đa dạng này phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp hoặc chủ đầu tư. Tuy nhiên, các hạng mục cơ bản là những yếu tố không thể thiếu cho mọi tòa nhà.

4 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận hành tòa nhà văn phòng

Vị trí của tòa nhà văn phòng

Các khu vực trong thành phố lớn được phân chia thành các quận. Nếu tòa nhà nằm ở các quận trung tâm, thì chi phí vận hành thường cao hơn so với các quận ở xa trung tâm, do giá đất ở khu vực trung tâm thường cao hơn.

Phân hạng tòa nhà

STT	TIÊU CHÍ	HẠNG A	HẠNG B	HẠNG C
1. Hệ thống kỹ thuật
1.1	BMS / BAS: hệ thống quản lý tòa nhà tự động	Bắt buộc	Tuỳ chọn	Không áp dụng
1.2	Hệ thống điều hòa	Điều hòa trung tâm	Điều hòa trung tâm	Điều hòa treo tường
1.3	Phòng server được làm lạnh 24/24. Nhiệt độ trong khu vực văn phòng 22-23 độ (+-1). Khí tươi 60m3/một giờ/10m2 văn phòng.	Bắt buộc	Nên có	Không áp dụng
1.4	Hệ thống phòng cháy chữa cháy	Bắt buộc	Bắt buộc	Bắt buộc
1.5	Thang máy	– Thương hiệu nổi tiếng– Sức chứa tối thiểu 16 người/thang – Tỉ lệ tối thiểu 4 tầng / 1 thang máy – Có thang chở hàng riêng biệt	– Thương hiệu nổi tiếng– Sức chứa từ 12-16 người/ thang	Không bắt buộc
1.6	Nguồn điện	– 2 nguồn điện độc lập, tự động chuyển nguồn-Máy phát điện dự phòng – Bộ lưu điện UPS cho hệ thống kỹ thuật	– Máy phát điện dự phòng	Không bắt buộc
1.7	Hệ thống giám sát an ninh: CCTV, bảo vệ 24/7 tại các điểm ra vào	Bắt buộc	Bắt buộc	Không áp dụng
2. Độ cao trần:
2.1	Độ cao trần:	Tối thiếu 2.7m	Tối thiểu 2.5m	Tùy chọn
2.2	Mặt bằng	Không có vách cứng ngăn chia, lưới cột lớn hơn 6×6 m	Không có vách cứng ngăn chia	Không áp dụng
2.3	Diện tích sàn	>1.000 m2	500 – 1000 m2	< 500m2
2.4	Diện tích tòa nhà	> 10.000 m2	> 5.000 m2	Không áp dụng
2.5	Hệ số diện tích không hữu ích	< 12%	Tùy chọn	Không áp dụng
2.6	Khả năng chịu tải	>400kg /m2	> 300kg /m2	Không áp dụng
2.7	Mức độ hoàn thiện (mặt ngoài và khu vực công cộng)	Vật liệu cao cấp	Vật liệu chất lượng cao	Không áp dụng
2.8	Sàn nâng	Bắt buộc	Tùy chọn	Không áp dụng
3. Vị trí tòa nhà
3.1	Vị trí tốt, Vị trí tốt, không bị các công trình xung quanh ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh tòa nhà (VD: nhà tang lễ, trại giam…)	Bắt buộc	Tùy chọn	Không áp dụng
3.2	Giao thông thuận tiện (gần các khu vực công cộng, bến xe bus, bến taxi…)	Bắt buộc	Tùy chọn	Không áp dụng
4. Nơi đỗ xe
4.1	Hầm đỗ xe	Tối thiểu 2 hầm	Tối thiểu 1 hầm	Không áp dụng
4.2	Bãi đỗ xe phụ / đỗ xe khách	Bắt buộc	Tùy chọn	Không áp dụng
4.3	Tỉ lệ chỗ đỗ xe	Tối thiểu 1 chỗ đỗ ô tô / 100m2 diện tích thuê (>1%)	Tùy chọn	Không áp dụng
5. Sở hữu
5.1	Một chủ sở hữu duy nhất toàn bộ tòa nhà (các sàn, các tầng không được sở hữu bởi nhiều chủ)	Bắt buộc	Tùy chọn	Không áp dụng
5.2	Cấu trúc sở hữu minh bạch	Tùy chọn	Tùy chọn	Không áp dụng
6. Quản lý tòa nhà
6.1	Bộ phận quản lý	Được quản lý bởi công ty chuyên nghiệp, đang quản lý từ 5 tòa nhà trở lên (diện tích mỗi tòa trên 5000 m2)	Công tác quản lý được tổ chức tốt	Không áp dụng
7. Năm hoàn thành
7.1	Năm hoàn thành và đưa vào khai thác (độ cũ mới của tòa nhà)	Không quá 15 năm	Không áp dụng	Không áp dụng

Chi phí quản lý của các tòa nhà văn phòng hạng A khá cao, thường rơi vào khoảng 5-8 USD/m2. Các tòa nhà hạng B có chi phí quản lý từ 3-6 USD/m2, còn tòa nhà hạng C là từ 1-3 USD/m2.

Quy mô, diện tích của tòa nhà

Tòa nhà cao tầng hay thấp tầng, diện tích lớn hay nhỏ sẽ ảnh hưởng đến chi phí quản lý của các tòa nhà văn phòng. Thông thường, tòa nhà cao tầng với diện tích lớn hơn sẽ có chi phí quản lý cao hơn.

Nhu cầu sử dụng dịch vụ

Các khoản phí quản lý tòa nhà văn phòng, có thể phân loại thành hai loại chính: phí bắt buộc và phí không bắt buộc.

• Phí bắt buộc bao gồm các chi phí như bảo trì điện, nước, thang máy, giữ xe, bảo vệ tòa nhà, và phí lễ tân. Đây là những khoản phí không thể tránh khỏi để duy trì hoạt động hằng ngày của tòa nhà.
• Phí không bắt buộc bao gồm các dịch vụ như dịch vụ ngoài giờ, nước uống tại quầy, hay phí lễ tân tiếp đón khách tại sảnh chính. Những khoản phí này thường phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của người sử dụng tòa nhà và có thể linh hoạt điều chỉnh theo mong muốn của họ.

Do đó, mức độ và loại phí này có thể thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu và ưu tiên của cộng đồng người sử dụng tòa nhà.

Trách nhiệm của đơn vị quản lý, sử dụng chi phí vận hành tòa nhà văn phòng

Đơn vị chịu trách nhiệm thu, quản lý và sử dụng chi phí vận hành của tòa nhà văn phòng thường là ban quản lý tòa nhà hoặc chủ đầu tư. Nhiệm vụ chính của ban quản lý bao gồm:

• Thu các khoản phí theo đúng lịch trình quy định
• Phân bổ các khoản thu một cách công bằng, đảm bảo chi trả cho tất cả các dịch vụ được sử dụng trong quá trình hoạt động của tòa nhà.
• Ghi chép và quản lý giấy tờ, hồ sơ liên quan đến quá trình thu chi.
• Công khai thông tin từ các bản ghi chép khi có yêu cầu nhằm tránh tình trạng gian lận hoặc biển thủ các khoản phí.

Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và trung thực trong quá trình quản lý và sử dụng các khoản chi phí vận hành của tòa nhà văn phòng.

Giải pháp tối ưu chi phí vận hành tòa nhà văn phòng

Tối ưu chi phí

Có một số phương pháp hiệu quả mà ban quản lý có thể áp dụng để tối ưu hóa chi phí quản lý tòa nhà văn phòng, bao gồm việc tối giản hóa bộ máy quản lý, kiểm tra các khoản phí vận hành định kỳ và áp dụng công nghệ phần mềm.

Tối giản hóa bộ máy quản lý, tạo ra một hệ thống linh hoạt và mạnh mẽ, không chỉ giúp tòa nhà vận hành hiệu quả mà còn giảm thiểu chi phí nhân sự. Ban quản lý có thể cân nhắc sử dụng nhân sự làm theo giờ thay vì làm toàn thời gian, sắp xếp bảng phân công công việc một cách hợp lý để giảm thiểu số giờ làm thêm. Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý và vận hành trọn gói cũng là một giải pháp khôn ngoan để tiết kiệm chi phí.

Kiểm tra các khoản phí vận hành định kỳ giúp chủ đầu tư và ban quản lý kiểm soát được tình trạng tài chính. Cần kiểm tra các khoản phí như bảo trì, bảo dưỡng tiện ích công cộng, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật, khắc phục sự cố hỏng hóc, thu dọn vệ sinh, và các chi phí nâng cấp hệ thống. Dịch vụ giữ xe, bảo vệ tòa nhà, và hỗ trợ sự cố cũng là các mục cần được xem xét.

Tổng hợp chi phí này vào cuối kỳ giúp việc rà soát và đối chiếu dễ dàng hơn, từ đó đưa ra các điều chỉnh kịp thời dựa trên tình hình tài chính cụ thể.

Một số thách thức khi quản lý chi phí vận hành tòa nhà văn phòng bao gồm:

• Các mặt bằng trong tòa nhà văn phòng có những đặc điểm khác nhau như mã mặt bằng, diện tích thông thủy, diện tích tim tường, tầng lầu, khối nhà, dẫn đến việc phí dịch vụ không đồng đều.
• Việc chuyển quyền sử dụng hoặc cho thuê lại mặt bằng trong tòa nhà thường xuyên diễn ra, đòi hỏi đơn vị cung cấp dịch vụ phải có giải pháp hiệu quả để theo dõi danh sách khách hàng.
• Số lượng nhân viên tham gia vào công tác vận hành tòa nhà lớn và thuộc nhiều bộ phận khác nhau, dễ xảy ra sai sót và nhầm lẫn khi quản lý.

Để vượt qua những khó khăn này, cần áp dụng các giải pháp tối ưu hóa quản lý chi phí vận hành tòa nhà:

• Áp dụng công nghệ thông tin để quản lý: Sử dụng công nghệ quản lý giúp tổ chức và thực hiện công việc một cách khoa học, rõ ràng, minh bạch, và phân tích báo cáo chính xác.
• Thuê đơn vị quản lý chuyên nghiệp: Lựa chọn một đơn vị quản lý tòa nhà uy tín và chất lượng cao với quy trình làm việc bài bản có thể thay thế cho ban quản lý, đảm bảo thực hiện mọi nhiệm vụ liên quan đến quản lý chi phí vận hành tòa nhà một cách hiệu quả.

Kết luận

Trong bối cảnh quản lý chi phí vận hành tòa nhà văn phòng trở nên ngày càng phức tạp, việc áp dụng các mẹo tối ưu hiệu quả là chìa khóa quan trọng để duy trì sự linh hoạt và hiệu suất. Bằng cách sử dụng công nghệ phần mềm, tối giản hóa quy trình quản lý và kiểm soát các khoản phí đều đặn, bạn có thể đạt được sự minh bạch và quản lý tài chính hiệu quả. Chúng tôi hy vọng rằng thông qua bài viết này, các gợi ý tối ưu chi phí vận hành tòa nhà văn phòng đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích và ý tưởng sáng tạo. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Resident. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn giải quyết mọi khó khăn trong quản lý.