Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, quản lý tòa nhà trở thành một phần không thể thiếu trong việc vận hành hiệu quả của doanh nghiệp. Chi phí quản lý tòa nhà không chỉ bao gồm các khoản chi tiêu cố định mà còn liên quan đến nhiều yếu tố khác nhau, từ bảo trì, an ninh đến dịch vụ vệ sinh. Vậy chi phí quản lý tòa nhà là gì và làm thế nào để tối ưu hóa chi phí này cho doanh nghiệp của bạn? Trong bài viết này, Resident sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về chi phí quản lý tòa nhà, đồng thời chia sẻ các phương pháp tính toán và chiến lược giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả nhất.
1. Chi phí quản lý tòa nhà là gì?
Chi phí quản lý tòa nhà, còn gọi là phí dịch vụ tòa nhà, là khoản chi phí dành cho việc vận hành các tòa nhà. Chi phí này bao gồm các hạng mục như: vệ sinh, an ninh, bảo trì và bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật, chăm sóc khuôn viên, chi phí lễ tân, tiền nước, tiền điện cho thang máy, máy bơm, quạt và các khu vực công cộng.
Xem thêm: Quản lý tòa nhà là gì? Những kiến thức cần biết về quản lý tòa nhà
2. Những quy định về chi phí quản lý tòa nhà
Chi phí quản lý tòa nhà sẽ được các công ty, doanh nghiệp, và đơn vị thuê trả cho bộ phận quản lý tòa nhà. Đây là khoản phí dùng để duy trì tất cả các hoạt động vận hành tòa nhà như đã kể trên. Khi thanh toán khoản phí này, các doanh nghiệp thuê sẽ được hưởng toàn bộ các dịch vụ trong tòa nhà, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi nhất.
2.1. Phí quản lý tòa nhà gồm những gì?
Theo như quy định chi tiết tại Điều 31 Thông tư số 02/2016/TT-BXD thì những khoản phí vận hành nhà tòa nhà bao gồm:
- Phí dịch vụ an ninh bảo vệ.
- Phí dịch vụ dọn dẹp vệ sinh khu vực chung cư như hành lang, thang máy, đường nội bộ, …
- Phí nước dùng để tưới cây ở khuôn viên chung cư.
- Chi phí điện dành cho khu vực sử dụng chung của tòa nhà.
- Chi phí sửa chữa một số thiết bị trong khu vực chung.
- Phí chi trả cho các khoản phí quản lý tòa chung cư do bộ phận quản lý thực hiện.
2.2. Chi phí quản lý vạn hành chung cư hiện nay là bao nhiêu?
Phí dịch vụ quản lý tòa nhà được quyết định bởi UBND tỉnh nơi chung cư tọa lạc, do đó, mức giá này sẽ khác nhau tùy theo địa phương. Khung giá của phí quản lý tòa nhà còn có thể được sử dụng để giải quyết một số vấn đề như: làm cơ sở khi xảy ra tranh chấp hợp đồng mua bán hoặc để hai bên thỏa thuận hợp đồng. Các khung giá sẽ khác nhau tùy theo đối tượng, bao gồm: cơ quan quản lý về nhà ở cấp thành phố, chủ đầu tư, ban quản lý chung cư, và những người có liên quan đến chung cư.
Tuy nhiên, vẫn có những trường hợp không áp dụng khung giá này, chẳng hạn như các dự án chung cư cũ thuộc sở hữu của Nhà nước nhưng chưa được xây dựng lại, một số chung cư xã hội tập thể đã có thỏa thuận trong hợp đồng hoặc đã được thông qua tại Hội nghị của chung cư.
Xem thêm: Tổng hợp các mẫu hợp đồng thuê nhà phổ biến 2024
2.3. Phí vận hành tòa nhà sẽ được thu vào lúc nào?
Thời gian thu phí quản lý được quy định chi tiết tại Thông tư số 02/2016/TT-BXD. Theo thông tư này, chi phí sẽ được thu theo thỏa thuận ban đầu giữa hai bên mua bán, dựa trên cơ sở pháp luật. Người sử dụng chung cư có nghĩa vụ đóng các chi phí cần thiết theo quy định cho bộ phận quản lý chung cư.
2.4. Phí dịch vụ quản lý tòa nhà chịu thuế bao nhiêu?
Chi phí quản lý tòa nhà phải chịu thuế giá trị gia tăng 10%. Ban quản lý tòa nhà sẽ trực tiếp thu phí và tính thuế để nộp theo quy định pháp luật. Ngoài ra, khi nộp thuế này, người nộp sẽ nhận được hóa đơn theo quy định pháp luật.
3. Những khó khăn khi quản lý chi phí vận hành tòa nhà
Khi số lượng tòa nhà được xây dựng và vận hành ngày càng tăng, dịch vụ quản lý tòa nhà cũng phát triển mạnh mẽ. Dịch vụ này mang lại nhiều tiện ích cho chủ đầu tư dự án và doanh nghiệp thuê. Tuy nhiên, các đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà ở Việt Nam cũng phải đối mặt với rất nhiều khó khăn.
Một số khó khăn có thể kể đến là:
- Quản lý mặt bằng: Mỗi mặt bằng trong tòa nhà có mã số, diện tích thông thủy, diện tích tim tường, tầng lầu, và khối nhà khác nhau. Các phòng cho thuê thường có mức phí dịch vụ không giống nhau, gây khó khăn trong việc quản lý chi phí.
- Chuyển quyền sử dụng mặt bằng: Việc chuyển quyền sử dụng hoặc cho thuê lại mặt bằng diễn ra thường xuyên, đòi hỏi đơn vị cung cấp dịch vụ phải có giải pháp hiệu quả để quản lý danh sách khách hàng.
- Quản lý nhân sự: Số lượng nhân viên cần thiết để vận hành tòa nhà rất lớn và thuộc nhiều bộ phận khác nhau như điện nước, bảo vệ, chăm sóc cây cảnh, và vệ sinh tòa nhà. Số lượng công việc đa dạng gây khó khăn trong việc phân công và quản lý nhân viên. Nếu không có phương pháp quản lý tốt, đơn vị cung cấp dịch vụ khó có thể đảm bảo chất lượng dịch vụ, và việc tối ưu chi phí vận hành trở nên thách thức hơn.
Với sự gia tăng số lượng chủ đầu tư có nhu cầu sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà, các khó khăn trong việc quản lý nhân sự, danh sách khách hàng, và mặt bằng ngày càng trở nên phức tạp.
Công thức tính phí quản lý tòa nhà văn phòng như sau:
Phí quản lý chung cư = Giá dịch vụ quản lý trên một mét vuông (m2) nhân với diện tích sử dụng (m2).
Trong đó:
- Khi bạn đã có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, diện tích sử dụng được sử dụng làm cơ sở để tính phí dịch vụ.
- Trong trường hợp bạn chưa nhận được giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, diện tích sử dụng được tính là phí quản lý chung cư, bao gồm diện tích thuộc phần sở hữu riêng của người sở hữu.
Xem thêm: Top 8 phần mềm quản lý tòa nhà tốt nhất 2024
4. Kết luận
Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về chi phí quản lý tòa nhà và các phương pháp để tối ưu hóa nó cho doanh nghiệp của bạn. Qua việc áp dụng các chiến lược tính toán và quản lý phí hiệu quả, bạn có thể giảm bớt chi phí và tăng cường hiệu suất hoạt động của tòa nhà. Hãy cân nhắc và áp dụng những giải pháp phù hợp với tình hình cụ thể của doanh nghiệp để đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững trong quản lý tòa nhà của mình.
Pingback: Mẫu nội quy tòa nhà chung cư mới nhất 2024 - RESIDENT