Quản lý tòa nhà là gì? Kiến thức cần biết về quản lý tòa nhà

Trước sự phát triển không ngừng của nền kinh tế Việt Nam, đặc biệt là khi lĩnh vực bất động sản đang khẳng định vị thế trên thị trường, nhiều tòa nhà cao ốc và chung cư cao tầng liên tục được xây dựng để đáp ứng nhu cầu của người dân và doanh nghiệp. Thị trường bất động sản ngày càng năng động và cạnh tranh khốc liệt hơn, đòi hỏi các tòa nhà phải đáp ứng những yêu cầu tối cần thiết, trong đó, vấn đề quản lý tòa nhà là một trong những yếu tố then chốt quyết định sự lựa chọn của khách hàng. Vậy quản lý tòa nhà là gì? Những kiến thức cần nắm rõ khi quản lý tòa nhà? Hãy cùng Resident tìm hiểu trong bài viết này nhé.

1. Quản lý tòa nhà là gì?

Quản lý tòa nhà là một lĩnh vực kinh doanh cung cấp các dịch vụ nhằm đảm bảo mọi hoạt động của tòa nhà, từ kỹ thuật đến dịch vụ chăm sóc khách hàng, được diễn ra với chất lượng và an toàn cao nhất.

Đây là yếu tố giúp chủ đầu tư tiết kiệm nhiều chi phí trong việc vận hành và kinh doanh, đồng thời, một đơn vị quản lý tòa nhà hiệu quả sẽ là cầu nối quan trọng giúp tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa khách hàng và chủ đầu tư.

Quản lý tòa nhà bao gồm cả tòa nhà văn phòng và tòa nhà chung cư, mỗi lĩnh vực có cơ chế hoạt động khác nhau. Nếu việc quản lý không tốt, sẽ dẫn đến sự đánh giá không khách quan về giá trị của tòa nhà. Vì vậy, nhiệm vụ của các đơn vị quản lý là đảm bảo mọi hoạt động của tòa nhà, bao gồm cả chung cư và văn phòng, được vận hành trơn tru, ổn định và đạt chất lượng cao nhất.

Xem thêm: Top 8 phần mềm quản lý tòa nhà tốt nhất 2024

2. Tầm quan trọng của việc quản lý tòa nhà

Đây là một lĩnh vực quản lý đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao, cùng với sự chu đáo, tỉ mỉ, tận tình và trách nhiệm trong công việc. Người quản lý cần nắm vững kiến thức chuyên môn để quản lý và vận hành hiệu quả, từ những công việc đơn giản đến phức tạp và chuyên sâu.

Công việc quản lý bao gồm các nhiệm vụ sau:

• Quản lý tài chính: Đảm bảo các khoản chi phí hoạt động trong tòa nhà được quản lý rõ ràng, chi tiết và minh bạch, đồng thời đảm bảo thu tiền định kỳ hàng tháng từ khách hàng.
• Quản lý nhân sự: Giám sát và quản lý hoạt động của toàn bộ nhân viên trong tòa nhà, đảm bảo công việc được triển khai đều đặn, và đưa ra các biện pháp xử phạt hoặc khen thưởng phù hợp.
• Quản lý khách hàng: Chăm sóc khách hàng, giải quyết các thắc mắc và nhu cầu của họ, đảm bảo sự hài lòng về dịch vụ và cơ sở vật chất tại tòa chung cư.
• Bảo trì kỹ thuật: Kiểm tra thường xuyên các thiết bị kỹ thuật để đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt.

Quản lý và vận hành hiệu quả giúp chủ đầu tư nâng cao lợi thế cạnh tranh và tăng giá trị cho tòa nhà. Đây là một trong những yếu tố then chốt ảnh hưởng đến quyết định mua nhà của khách hàng.

3. Quy trình quản lý tòa nhà đúng tiêu chuẩn

a. Quản lý quản lý vệ sinh tòa nhà

b. Quy trình quản lý khách hàng

Các tòa nhà hiện nay là nơi sinh sống của nhiều khách hàng thuộc các tầng lớp khác nhau. Để tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và đảm bảo an ninh, việc quản lý này đòi hỏi sự khéo léo và kỹ năng chuyên nghiệp. Quy trình quản lý khách hàng thường bao gồm các bước sau:

• Lập danh sách khách hàng cần được quản lý.
• Thành lập bộ phận chăm sóc khách hàng để giải quyết vấn đề, giải đáp thắc mắc, và tiếp nhận ý kiến đóng góp.
• Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng khi đến tòa nhà.
• Kết hợp với bộ phận an ninh để giữ gìn trật tự của tòa nhà.
• Trang trí tòa nhà theo yêu cầu của khách hàng.
• Đào tạo và giám sát tác phong, thái độ của nhân viên tòa nhà đối với khách hàng.
• Bảo hành và sửa chữa các lỗi căn hộ cho khách hàng.

c. Quy trình quản lý các nhà thầu

Quản lý nhà thầu là một công tác vô cùng cần thiết trong quy trình quản lý. Ngoài các nhà thầu liên quan đến việc vận hành tòa nhà như xây dựng, sửa chữa, và bảo trì hệ thống, còn có các nhà thầu phục vụ trực tiếp cho việc quản lý như dọn dẹp, chăm sóc cây cối, và an ninh. Quy trình quản lý và giám sát nhà thầu sau đây có thể được sử dụng để làm cho việc quản lý hiệu quả hơn:

• Khảo sát tình hình và tiếp nhận ý kiến chung về các kế hoạch phát triển nhà thầu.
• Lên kế hoạch chi phí.
• Lập kế hoạch chi tiết để mời các nhà thầu.
• Lập kế hoạch quản lý các nhà thầu.
• Giám sát tiến độ công việc của các nhà thầu và yêu cầu báo cáo theo tuần/tháng.

d. Quy trình triển khai công tác quản lý an ninh tòa nhà

Quản lý an ninh tòa nhà là một khâu quan trọng trong quy trình quản lý vận hành nhà chung cư chuyên nghiệp. Các hạng mục trong quy trình này bao gồm giám sát camera an ninh, bảo vệ bên trong và bên ngoài tòa nhà, và bảo vệ phương tiện đi lại cho cư dân. An ninh và an toàn của tòa nhà là một điểm cộng rất lớn, do đó quy trình quản lý an ninh cần được thực hiện chi tiết theo các giai đoạn sau:

• Khảo sát chi tiết tổng thể tòa nhà, bao gồm thiết kế và lối ra vào.
• Khảo sát an ninh khu vực và đánh giá thực trạng an ninh.
• Đưa ra các phương án bố trí nhân viên bảo vệ để đảm bảo an ninh tuyệt đối.
• Triển khai các công việc cụ thể để bảo vệ an ninh tòa nhà.
• Xây dựng phương án dự phòng nhằm đề phòng sự cố xảy ra.
• Thiết lập các quy định và tổ chức đào tạo, tập huấn cho nhân viên về vấn đề phòng cháy chữa cháy (PCCC).

Xem thêm: Tổng hợp mẫu hợp đồng thuê tòa nhà văn phòng mới nhất 2024

e. Quy trình quản lý vận hành tòa nhà về kỹ thuật, khoa học

Hệ thống kỹ thuật càng tiên tiến và hiện đại thì việc bảo trì, sửa chữa và vận hành tòa nhà càng dễ dàng. Do đó, ban quản lý cần xây dựng công tác quản lý vận hành tòa nhà về kỹ thuật một cách hợp lý và khoa học. Quy trình này thường được thực hiện như sau:

• Khảo sát toàn bộ hệ thống kỹ thuật nhằm phục vụ cho công tác vận hành tòa nhà.
• Kiểm tra, đánh giá thực trạng của toàn bộ thiết bị bên trong tòa nhà và tìm ra phương án khắc phục sự cố.
• Lập kế hoạch vận hành cụ thể cho toàn bộ hệ thống kỹ thuật của tòa nhà, đồng thời phải đảm bảo an toàn tuyệt đối.
• Xây dựng phương án giải quyết các sự cố kỹ thuật.
• Đưa ra kế hoạch bảo trì hệ thống kỹ thuật tòa nhà cho toàn bộ các thiết bị.

f. Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính

Nguồn tài chính xây dựng phải luôn được sử dụng rõ ràng, minh bạch và hợp lý. Do đó, quản lý tài chính trở thành một phần quan trọng của quy trình quản lý căn hộ chung cư. Sau đây là quy trình quản lý tài chính:

• Lên kế hoạch thu tài chính.
• Lên kế hoạch chi quỹ tiền mặt.
• Lập báo cáo quá trình thu chi hàng tháng hoặc định kỳ.
• Xây dựng kế hoạch cụ thể để phối hợp với các bộ phận nhằm hỗ trợ công tác quản lý tài chính.

g. Quy trình quản lý nhân sự 

Để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, nhân sự của tòa nhà cần được đào tạo một cách có hệ thống và chuyên nghiệp. Sau đây là quy trình quản lý và vận hành nhân sự tòa nhà:

• Lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân sự phù hợp với nhu cầu của tòa nhà.
• Xây dựng hệ thống quản lý chuyên nghiệp nhằm phân bổ nhân sự hợp lý.
• Phối hợp giữa các bộ phận để công tác quản lý được tiến hành hiệu quả.

h. Quy trình quản lý hành chính

Quy trình quản lý hành chính là một yếu tố quan trọng đánh giá tính chuyên nghiệp của tòa nhà. Hệ thống tòa nhà sẽ rơi vào tình trạng lộn xộn và không thể kiểm soát nếu quy trình hành chính không được thực hiện hiệu quả. Quy trình quản lý hành chính bao gồm các hoạt động sau:

• Lập biểu mẫu quản lý tòa nhà bao gồm việc chuyển nhận thư tín, văn bản, chứng từ, v.v.
• Xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng chi tiết.
• Triển khai công tác báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý, v.v.
• Lập kế hoạch phối hợp với các bộ phận khác để đạt hiệu quả tốt nhất và tối ưu công tác quản lý và vận hành.

Xem thêm: Thanh lý hợp đồng thuê nhà và những điều quan trọng cần biết

i. Quy trình làm báo cáo

Định kỳ hàng tuần, hàng tháng và hàng quý, các bộ phận cần phải báo cáo đầy đủ về công tác quản lý tòa nhà. Việc báo cáo này giúp chủ đầu tư và ban giám sát nắm bắt tình hình, từ đó có thể đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp. Đặc biệt, báo cáo phải khách quan, trung thực và trình bày đúng các vấn đề mà chủ đầu tư quan tâm. Báo cáo cũng là một trong những tiêu chí để đánh giá sự chuyên nghiệp trong quy trình quản lý vận hành, vì các số liệu trong báo cáo sẽ thể hiện rõ ràng liệu các phần việc trong toàn bộ quy trình có được thực hiện chính xác và nghiêm túc hay không.

4. Kết luận

Trong bối cảnh thị trường bất động sản ngày càng phát triển, quản lý vận hành tòa nhà trở thành yếu tố quyết định đến thành công của mỗi dự án. Phần mềm Resident đã chứng minh vai trò không thể phủ nhận của mình trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý, từ quản lý hợp đồng đến bảo trì kỹ thuật và chăm sóc khách hàng. Sự kết hợp giữa công nghệ tiên tiến và sự chuyên nghiệp của đội ngũ phát triển Resident đã tạo ra một công cụ mạnh mẽ, giúp nâng cao giá trị và thu hút người dùng. Với Resident, việc quản lý toà nhà trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết, đồng thời mang lại sự an tâm và tin tưởng cho các chủ đầu tư và cư dân.