Trong quản lý bất động sản cho thuê, dữ liệu chính là nền tảng để vận hành hiệu quả. Tuy nhiên, khi dữ liệu phân tán ở nhiều file Excel hay ghi chép thủ công, chủ nhà dễ rơi vào tình trạng thiếu minh bạch, khó theo dõi và chậm ra quyết định. Báo cáo Resident ra đời để giải quyết vấn đề đó. Với hệ thống báo cáo chi tiết, trực quan và minh bạch, Resident giúp chủ nhà nắm chắc toàn cảnh hoạt động cho thuê: từ tình trạng căn hộ, hợp đồng, dòng tiền đến tiến độ công việc. Đây là công cụ không thể thiếu để kiểm soát vận hành, giảm rủi ro và tối ưu doanh thu.
I. Báo cáo Resident về bất động sản
1. Báo cáo căn hộ trống/sắp trống
Báo cáo này cho phép chủ nhà theo dõi những căn hộ chưa có khách hoặc sắp hết hạn hợp đồng. Danh sách được hiển thị chi tiết theo tòa, tầng và loại phòng, giúp quản lý dễ dàng đưa ra kế hoạch lấp đầy. Nhờ Báo cáo Resident, chủ nhà tránh được tình trạng bỏ sót phòng trống và chủ động triển khai khuyến mại, tìm khách mới hoặc điều chỉnh giá thuê.
2. Báo cáo phòng gia hạn, chuyển nhượng
Báo cáo này ghi nhận chi tiết các hợp đồng đã gia hạn hoặc chuyển nhượng. Với gia hạn, Resident hiển thị thời gian và giá trị hợp đồng mới. Với chuyển nhượng, báo cáo giúp cập nhật quá trình bàn giao giữa khách cũ và khách mới, đảm bảo thông tin chính xác. Đây là công cụ giúp chủ nhà quản lý hợp đồng minh bạch, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.
3. Báo cáo Resident về tỉ lệ lấp đầy
Tỉ lệ lấp đầy phản ánh hiệu suất khai thác tài sản. Báo cáo Resident cho biết số phòng đã thuê, số phòng còn trống và phần trăm lấp đầy theo từng tòa hoặc toàn bộ hệ thống. Từ đó, chủ nhà dễ dàng đánh giá hiệu quả kinh doanh, so sánh theo từng kỳ và điều chỉnh chiến lược để nâng cao doanh thu.
4. Báo cáo khuyến mại
Báo cáo khuyến mại hiển thị danh sách các hợp đồng đang áp dụng ưu đãi, bao gồm thời gian hiệu lực và mức giảm giá. Báo cáo này giúp chủ nhà đánh giá hiệu quả chương trình khuyến mại, biết được mức độ thu hút khách và tác động đến doanh thu. Từ đó, dễ dàng điều chỉnh chính sách ưu đãi phù hợp với thực tế.
5. Báo cáo cho thuê
Đây là báo cáo tổng hợp toàn bộ hợp đồng cho thuê đang hoạt động. Thông tin bao gồm giá trị hợp đồng, thời hạn, tiền đặt cọc và công nợ còn lại. Báo cáo Resident cho phép chủ nhà kiểm soát tình trạng cho thuê một cách toàn diện, chủ động gia hạn, nhắc nhở thanh toán hoặc tìm khách mới khi cần.
6. Báo cáo bỏ trả
Báo cáo bỏ trả tập trung vào các hợp đồng khách hủy trước hạn. Hệ thống hiển thị lý do bỏ thuê, thời điểm kết thúc hợp đồng, tình trạng cọc và thanh lý. Nhờ Báo cáo Resident, chủ nhà dễ dàng cập nhật tình trạng căn hộ, phân tích nguyên nhân khách rời đi và sớm có kế hoạch tìm khách mới để giảm thất thoát doanh thu.
Xem thêm: Tự động gạch nợ là gì? Lợi ích cho chủ nhà cho thuê
II. Báo cáo Resident về tài chính
1. Báo cáo sổ quỹ theo ngày
Báo cáo này hiển thị toàn bộ giao dịch thu – chi hằng ngày: số dư đầu ngày, tổng thu, tổng chi và số dư cuối ngày. Với Báo cáo Resident, chủ nhà có thể kiểm soát dòng tiền minh bạch, phát hiện bất thường kịp thời và dễ dàng đối chiếu với ngân hàng.
2. Báo cáo Resident về dòng tiền
Báo cáo dòng tiền phản ánh chi tiết luồng tiền vào và ra theo tháng hoặc quý. Các khoản thu từ tiền thuê, cọc và phí dịch vụ, cùng các khoản chi cho bảo trì, vệ sinh, vận hành đều được ghi nhận. Báo cáo này giúp chủ nhà đánh giá sức khỏe tài chính và lập kế hoạch chi tiêu hợp lý.
3. Báo cáo phân bổ lợi nhuận
Báo cáo phân bổ lợi nhuận ghi nhận doanh thu và chi phí theo từng kỳ, phản ánh đúng lợi nhuận hàng tháng. Các khoản chi phí lớn như phí bảo trì hay dịch vụ trả trước được phân bổ đều, giúp số liệu minh bạch, dễ đối soát và hỗ trợ lập kế hoạch tài chính dài hạn.
4. Báo cáo công nợ hợp đồng mới
Báo cáo này cho phép theo dõi các khoản công nợ phát sinh ngay từ khi hợp đồng mới được ký. Báo cáo Resident hiển thị tình trạng phải thu, hạn thanh toán và các khoản cọc liên quan, giúp quản lý công nợ hiệu quả và hạn chế nợ xấu.
Xem thêm: Quản lý tài sản cho thuê: Đơn giản hóa với Resident
5. Báo cáo Resident về khách nợ tiền
Báo cáo khách nợ tiền tổng hợp danh sách khách hàng còn nợ theo từng phòng, từng tòa. Đây là công cụ để bộ phận kế toán và chăm sóc khách hàng nhắc nợ kịp thời, thu hồi công nợ nhanh chóng, đảm bảo dòng tiền ổn định.
6. Báo cáo lịch thanh toán
Báo cáo này hỗ trợ ban quản lý theo dõi tình trạng lập hóa đơn của từng khách hàng. Nhờ Báo cáo Resident, tiến độ lập hóa đơn được đảm bảo đúng kỳ, không bỏ sót và giúp nhắc nhở khách thanh toán đúng hạn.
7. Báo cáo Resident về tiền thừa
Trong trường hợp khách nộp vượt so với số phải thu, báo cáo tiền thừa hiển thị rõ số tiền dư. Chủ nhà có thể trừ vào kỳ sau hoặc hoàn trả khi có yêu cầu. Đây là công cụ giúp kế toán hạch toán chính xác và minh bạch.
8. Báo cáo danh sách tiền cọc
Báo cáo này hiển thị toàn bộ thông tin tiền cọc mà khách đã nộp, tình trạng hoàn trả hoặc khấu trừ. Với Báo cáo Resident, chủ nhà dễ dàng quản lý khoản cọc, hạn chế tranh chấp và sai sót tài chính.
Xem thêm: Giải pháp quản lý BĐS cho thuê miễn phí cho chủ nhà nhỏ lẻ
III. Báo cáo Resident về công việc
1. Báo cáo tổng quan công việc
Báo cáo này hiển thị toàn bộ công việc trong hệ thống, phân loại theo trạng thái: đã hoàn thành, đang xử lý hoặc quá hạn. Đây là công cụ giúp ban quản lý theo dõi tổng thể tiến độ công việc, đảm bảo vận hành trơn tru.
2. Báo cáo công việc theo nhân viên
Báo cáo công việc theo nhân viên cho phép đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân. Các chỉ số như số lượng công việc đã hoàn thành, còn tồn đọng hay tỷ lệ đúng hạn đều được thể hiện rõ. Nhờ đó, ban quản lý có thể phân bổ công việc hợp lý, khen thưởng hoặc nhắc nhở kịp thời.
3. Báo cáo công việc theo căn hộ
Báo cáo này ghi nhận các công việc phát sinh tại từng phòng/căn hộ, từ sửa chữa, vệ sinh đến xử lý sự cố. Đồng thời, hệ thống phân loại theo bộ phận phụ trách, giúp chủ nhà dễ dàng kiểm soát tiến độ và đảm bảo chất lượng dịch vụ cho khách thuê.
Xem thêm: Chốt điện nước tự động hiệu quả cùng phần mềm Resident
Kết luận
Báo cáo Resident là nền tảng giúp chủ nhà quản lý toàn diện bất động sản cho thuê. Từ tình trạng căn hộ, công nợ tài chính đến tiến độ công việc, mọi thông tin đều được phản ánh minh bạch và chi tiết. Nhờ hệ thống báo cáo này, chủ nhà dễ dàng nắm bắt vận hành, giảm rủi ro và tối ưu doanh thu.
Có thể nói, Báo cáo Resident không chỉ là công cụ theo dõi, mà còn là trợ lý quản lý thông minh, giúp biến dữ liệu thành quyết định chính xác, mang lại hiệu quả bền vững trong kinh doanh bất động sản cho thuê.
