Top 5 phần mềm quản lý ký túc xá tốt nhất hiện nay

Quản lý ký túc xá luôn là một trong những nghiệp vụ phức tạp nhất trong trường học và đơn vị vận hành nội trú. Hàng ngày, ban quản lý KTX phải xử lý hàng loạt công việc: xếp phòng – giường, theo dõi lưu trú, ghi chỉ số điện nước, thu phí nội trú, xử lý vi phạm, quản lý tài sản và tổng hợp báo cáo cho lãnh đạo. Khi số lượng sinh viên tăng, cách quản lý thủ công bằng Excel hoặc sổ sách gần như không thể đáp ứng. Chính vì vậy, phần mềm quản lý ký túc xá ngày càng trở thành công cụ thiết yếu để hỗ trợ chuẩn hóa quy trình, giảm sai sót và nâng cao chất lượng vận hành.

Bài viết này tổng hợp Top 5 phần mềm quản lý ký túc xá tốt nhất 2025, được đánh giá dựa trên mức độ phù hợp nghiệp vụ, khả năng triển khai thực tế và mức độ tối ưu cho từng mô hình nội trú tại Việt Nam.

1. QTSoftware – Phần mềm quản lý ký túc xá chuyên biệt

QTSoftware là phần mềm chuyên biệt tại Việt Nam dành cho ký túc xá sinh viên, phát triển bởi Công ty Phần mềm Quang Trung. Hệ thống được thiết kế để quản lý toàn bộ hoạt động nội trú: từ phân phối phòng – giường, quản lý sinh viên, kiểm soát ra/vào, đến thu phí và báo cáo — nhằm tối ưu quy trình vận hành KTX, giảm thủ công và tối đa hóa hiệu quả.

1.1. Tính năng nổi bật của Phần mềm quản lý ký túc xá QTSoftware

• Dashboard tổng quan: Thống kê số phòng, trạng thái phòng (trống, đầy, chờ sửa chữa) cùng với số sinh viên nội trú, nợ phí, các khoản phí dịch vụ và điện nước — giúp ban quản lý dễ dàng có cái nhìn toàn diện về tình hình KTX.

• Quản lý sinh viên nội trú & phòng – giường: Hỗ trợ nhập dữ liệu sinh viên (có thể import từ Excel), phân giường – phòng linh hoạt, hỗ trợ chuyển phòng, dồn phòng, trả phòng; quản lý thẻ sinh viên/RFID để theo dõi cư trú. 

• Quản lý tài chính nội trú: Bao gồm thu phí nội trú, quản lý điện – nước, các khoản dịch vụ bổ sung; lập hóa đơn và ghi nhận thanh toán, hỗ trợ công tác kế toán nội trú. 

• Quản lý thiết bị & cơ sở vật chất: Hệ thống quản lý thiết bị trong KTX, theo dõi nhập – xuất – tồn kho, quản lý yêu cầu sửa chữa bảo trì, hỗ trợ bảo trì khi có hỏng hóc. 

• Phân quyền & bảo mật người dùng: Cho phép phân quyền theo vai trò — ban quản lý, cán bộ nội trú, bảo vệ… — đảm bảo bảo mật dữ liệu, quyền truy cập module phù hợp với công việc.

1.2. Ưu điểm

• Là phần mềm chuyên biệt cho ký túc xá nên nghiệp vụ nội trú được xử lý đầy đủ và logic.

• Giúp tập trung dữ liệu: từ quản lý sinh viên, phòng – giường, đến tài chính nội trú — tất cả ở cùng một hệ thống, dễ theo dõi và báo cáo.

• Có tính bảo mật & phân quyền rõ ràng — phù hợp với môi trường trường học, đội ngũ quản lý nhiều người, cần bảo vệ thông tin cá nhân.

• Thích hợp cho ký túc xá quy mô vừa và lớn, nơi có nhiều sinh viên, nhiều phòng, nhiều biến động về lưu trú — nhờ giao diện quản lý tổng quan và tính linh hoạt cao.

1.3. Nhược điểm 

• Phần mềm thiên về quản lý nội trú — nếu ký túc xá có thêm các nghiệp vụ nâng cao (như thu tiền hàng ngày, dịch vụ phức tạp, thanh toán tự động) có thể cần tùy biến thêm — phần mềm mặc định có thể không đáp ứng đủ.

• Giao diện và trải nghiệm người dùng có thể mang tính “quản lý hành chính/truyền thống”, với các KTX hướng tới mô hình hiện đại, dịch vụ cao cấp, trải nghiệm sinh viên có thể chưa tối ưu.

• Nếu ban quản lý không nhất quán trong nhập dữ liệu hoặc phân quyền không rõ, dễ phát sinh sai sót — điều này không phải lỗi phần mềm mà do vận hành.

1.4. Đối tượng phù hợp

QTSoftware phù hợp nhất với các trường đại học, cao đẳng, học viện hoặc các đơn vị quản lý ký túc xá nội trú truyền thống — nơi cần một giải pháp ổn định, đầy đủ nghiệp vụ, kiểm soát tốt nhân sự – lưu trú – tài chính – bảo mật.

2. Resident – Phần mềm quản lý ký túc xá theo mô hình vận hành linh hoạt

Resident là giải pháp quản lý bất động sản cho thuê có khả năng tùy biến cao, phù hợp với cả ký túc xá nhỏ, ký túc xá trường học, lẫn khu nội trú quy mô lớn vận hành như tòa nhà cho thuê. Với cấu trúc tòa – tầng – phòng – giường linh hoạt và khả năng tự động hóa mạnh, Resident đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý lưu trú, điện nước, thu phí và công nợ.

Nhờ sự linh hoạt trong cấu trúc vận hành, Resident có thể sử dụng như phần mềm quản lý ký túc xá và đồng thời là phần mềm quản lý nhà trọ phù hợp cho mọi mô hình từ ký túc xá 20–30 người đến khu nội trú hàng trăm, hàng nghìn giường.

2.1. Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý ký túc xá Resident

• Quản lý tòa – tầng – phòng – giường: theo dõi tình trạng chỗ ở, số người ở, giường trống và lịch sử lưu trú.

• Quản lý vận hành nội trú: thông tin phòng – giường, hồ sơ người ở, hợp đồng/thỏa thuận lưu trú, thu – chi, công nợ và sự cố phát sinh.

• Ứng dụng di động cho người ở: ký hợp đồng điện tử, xem thông tin lưu trú, nhận thông báo, xem và thanh toán hóa đơn, gửi yêu cầu hoặc báo cáo sự cố.

• Tích hợp xuất hóa đơn điện tử: phát hành hóa đơn ngay trong hệ thống khi ký túc xá có nhu cầu.

• Kết nối thiết bị IoT: hỗ trợ công tơ điện tử, khóa cửa thông minh, camera AI để tăng hiệu quả quản lý và giảm sai sót.

• Gửi thông báo – hóa đơn hàng loạt: qua Zalo OA, email hoặc tin nhắn, giúp truyền tải thông tin nhanh và đồng bộ.

• Gạch nợ tự động: tự ghi nhận thanh toán khi người ở chuyển khoản, hạn chế đối chiếu thủ công.

• Phân quyền theo vai trò: thiết lập quyền hạn riêng cho từng nhân sự trong bộ máy vận hành.

• Quản lý công việc – sự cố: tiếp nhận yêu cầu, tạo công việc và theo dõi tiến độ xử lý.

• Báo cáo trực quan: thống kê tỷ lệ lấp đầy, thu phí, điện – nước, doanh thu và tình trạng vận hành bằng biểu đồ.

2.2. Ưu điểm

• Phù hợp mọi quy mô ký túc xá: từ KTX nhỏ, nội trú trường phổ thông đến KTX đại học – khu lưu trú lớn.

• Tự động hóa quy trình, đặc biệt trong thu phí và điện nước — giúp tiết kiệm thời gian vận hành.

• Giao diện hiện đại, dễ sử dụng cho cả ban quản lý và người thuê.

• Minh bạch hóa công nợ: giảm tranh cãi khi tính phí, đặc biệt tại các KTX có nhiều khoản thu.

• Có ứng dụng di động, nâng trải nghiệm người ở và giảm tải thủ tục thủ công.

2.3. Nhược điểm

• Không có các nghiệp vụ “giáo dục nội trú” (điểm rèn luyện, xử lý vi phạm hành chính) như một số phần mềm chuyên biệt trường học.

2.4. Đối tượng phù hợp

• Ký túc xá trường đại học, cao đẳng, THPT nội trú.

• Ký túc xá tư nhân hoặc khu trọ nhiều giường.

• Mô hình thuê – cho thuê kết hợp (nửa phòng ký túc xá, nửa phòng cho thuê).

• Đơn vị muốn dùng phần mềm quản lý nhà trọ nhưng cần vận hành theo mô hình phòng – giường của ký túc xá.

• Bất kỳ KTX nào muốn nâng cấp vận hành theo hướng số hóa, minh bạch và tự động hóa.

Xem thêm: Tối ưu thanh toán và vận hành mô hình ký túc xá cho thuê cùng Resident

3. AQ EduDormitory – Phần mềm quản lý ký túc xá trong hệ sinh thái giáo dục AQTech

AQ EduDormitory là một trong những giải pháp thuộc hệ sinh thái phần mềm giáo dục của AQTech, được xây dựng nhằm hỗ trợ các trường học có khu nội trú quản lý chặt chẽ hồ sơ học sinh – sinh viên, lưu trú và các hoạt động trong ký túc xá. Với khả năng kết nối dữ liệu với các module quản lý đào tạo và học sinh, AQ EduDormitory trở thành lựa chọn phù hợp cho những đơn vị muốn quản lý nội trú trên cùng một nền tảng giáo dục.

3.1. Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý ký túc xá AQ EduDormitory

• Quản lý phòng – giường theo sơ đồ: hỗ trợ sắp xếp chỗ ở, theo dõi số lượng giường trống, chuyển phòng hoặc dồn phòng theo yêu cầu từng kỳ học.

• Quản lý hồ sơ nội trú: lưu thông tin học sinh – sinh viên theo lớp, khóa, ngành; theo dõi trạng thái cư trú, lịch sử vào – ra ký túc xá.

• Quy trình đăng ký và xét duyệt nội trú: tiếp nhận đơn đăng ký nội trú, xét duyệt theo tiêu chí của trường, tạo danh sách phân phòng tự động.

• Quản lý điện – nước và phí nội trú: theo dõi chỉ số điện – nước, tổng hợp phí ký túc xá theo từng phòng và từng kỳ thu.

• Quản lý nề nếp và vi phạm: theo dõi vi phạm nội quy, nề nếp sinh hoạt hoặc điểm rèn luyện theo yêu cầu trường học.

• Báo cáo tổng hợp: thống kê số lượng nội trú, tình trạng phòng, danh sách vi phạm, công nợ và báo cáo theo lớp – khóa – năm học.

3.2. Ưu điểm

• Đồng bộ dữ liệu với hệ sinh thái giáo dục AQTech, thuận tiện cho trường học đang sử dụng nhiều module như quản lý đào tạo, quản lý học sinh.

• Phù hợp với mô hình nội trú truyền thống, nơi thông tin học sinh – sinh viên gắn liền với hoạt động đào tạo.

• Có cấu trúc quản lý nề nếp – vi phạm – điểm rèn luyện, phù hợp môi trường giáo dục.

• Hệ thống báo cáo rõ ràng, dễ theo dõi theo năm học – khóa – lớp.

3.3. Nhược điểm

• Không tối ưu cho mô hình ký túc xá thương mại hoặc KTX theo kiểu tòa nhà cho thuê, do tập trung nhiều vào đặc thù nhà trường.

• Tự động hóa phí nội trú ở mức cơ bản, không mạnh bằng các phần mềm vận hành bất động sản.

• Một số nghiệp vụ chuyên sâu (tính tiền điện nước, công nợ nhiều loại dịch vụ) có thể cần tùy chỉnh thêm.

3.4. Đối tượng phù hợp

• Trường THCS – THPT nội trú, trường dân tộc nội trú, trường nghề, cao đẳng có khu KTX tích hợp trong hệ thống đào tạo.

• Đơn vị muốn quản lý ký túc xá gắn liền với hồ sơ học sinh – sinh viên trong cùng một hệ thống.

• Các mô hình nội trú ưu tiên theo dõi nề nếp, điểm rèn luyện và các hoạt động đặc thù trong trường học.

Xem thêm: Sinh viên trễ hạn thanh toán: Giải pháp tối ưu cho ban quản lý ký túc xá

4. DMS PLUS – Phần mềm quản lý ký túc xá thuộc giải pháp PMT–EMS (ASC)

DMS PLUS là phần mềm quản lý ký túc xá được phát triển bởi một đơn vị tại Việt Nam, hướng đến các ký túc xá, khu nội trú hoặc nhà trọ cần kiểm soát chặt chẽ an ninh, quản lý thiết bị và tài sản phòng ở. Với DMS PLUS, ban quản lý KTX có thể quản lý lưu trú, theo dõi thiết bị, kiểm soát ra/vào và thu phí nội trú — đây là những nghiệp vụ quan trọng khi số lượng người ở đông, hoặc môi trường nội trú yêu cầu độ an toàn cao.

4.1. Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý ký túc xá DMS PLUS

• Quản lý hồ sơ lưu trú: Theo dõi sinh viên/ người ở, phòng – giường, lịch sử vào ra, chuyển phòng hay trả phòng.

• Kiểm soát ra/vào bằng thẻ từ hoặc cổng an ninh: giúp quản lý ai vào – ra, tăng mức độ an toàn cho ký túc xá.

• Quản lý thiết bị và tài sản phòng ở: ghi nhận thiết bị/phụ kiện trong phòng, theo dõi việc sửa chữa, báo cáo hỏng hóc, quản lý kho vật tư.

• Quản lý phí nội trú & dịch vụ: thu phí phòng, các khoản dịch vụ nếu có, theo dõi công nợ.

• Báo cáo tổng hợp: tình trạng phòng – giường, số người ở, công nợ, thiết bị hỏng/mất, hỗ trợ kiểm soát nội trú hiệu quả.

4.2. Ưu điểm

• Phần mềm quản lý ký túc xá với tiêu chí an ninh và quản lý thiết bị rõ ràng — phù hợp với ký túc xá yêu cầu cao về bảo vệ, bảo trì.

• Dễ quản lý lưu trú và tài sản — thích hợp cho các KTX có nhiều phòng, nhiều giường, nhiều thiết bị dùng chung.

• Hỗ trợ kiểm soát ra/vào, giúp hạn chế người lạ, đảm bảo an toàn cho sinh viên.

• Có thể sử dụng cho ký túc xá trường học hoặc nội trú công nhân, khu ký túc xá cần quy trình vận hành nghiêm ngặt.

4.3. Nhược điểm / Hạn chế

• Nếu ký túc xá nhỏ, ít người ở, chi phí và tính năng kiểm soát có thể dư thừa.

• Không mạnh về tự động hóa thu phí, điện nước nếu so với các phần mềm chuyên quản lý nhà trọ hoặc phần mềm vận hành Tòa nhà.

• Giao diện và quy trình có thể hướng kỹ thuật — cần đội ngũ quản lý chuyên trách để vận hành ổn định.

4.4. Đối tượng phù hợp

• Ký túc xá với nhiều phòng – nhiều giường, có nhu cầu quản lý chặt an ninh, thiết bị và tài sản.

• Các khu nội trú công nhân, ký túc xá trường nghề, nơi ra/vào nội trú cần kiểm soát chặt chẽ.

• Đơn vị cần phần mềm quản lý lưu trú – tài sản – công nợ — với tiêu chí ưu tiên bảo mật và kiểm soát hơn tự động hóa thu phí.

5. Lozido – Phần mềm quản lý ký túc xá cho mô hình nhỏ và vừa

Lozido là giải pháp quản lý nhà trọ – căn hộ – KTX – sleepbox có giao diện thân thiện và dễ triển khai. Dù không phải phần mềm chuyên biệt cho môi trường nội trú, Lozido vẫn có thể sử dụng như một phần mềm quản lý ký túc xá cho các mô hình nhỏ và vừa, nhờ bộ tính năng quản lý phòng, giường, hóa đơn và khách thuê tương đối đầy đủ. Hệ thống hỗ trợ đa nền tảng (điện thoại, iPad, website), phù hợp với các mô hình ký túc xá tư nhân hoặc KTX quy mô nhỏ cần vận hành đơn giản, nhanh gọn.

5.1. Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý ký túc xá Lozido

• Quản lý nhiều loại hình lưu trú: nhà trọ, chung cư mini, ký túc xá, sleepbox và homestay.

• Quản lý phòng – giường: theo dõi phòng, khách thuê, trạng thái phòng, giường trống hoặc đã cho thuê.

• Hóa đơn tự động & gạch nợ tự động: tự động gửi hóa đơn qua Zalo/app, hỗ trợ gạch nợ tự động khi khách chuyển khoản.

• Quản lý hợp đồng & cọc giữ chỗ: lưu toàn bộ hợp đồng điện tử, cọc, lịch thanh toán.

• Đăng ký tạm trú online: hỗ trợ khách thuê giao dịch khai báo tạm trú nhanh hơn.

• Quản lý tài sản & xe cộ: theo dõi tài sản khách thuê, kiểm kê xe, tình trạng sử dụng.

• Ứng dụng riêng cho khách thuê: xem hóa đơn, nhận thông báo, theo dõi công nợ.

• Thống kê – báo cáo vận hành: báo cáo thu chi, tình trạng phòng trống, doanh thu.

5.2. Ưu điểm

• Giao diện đẹp, dễ sử dụng, phù hợp nhiều mô hình không phức tạp.

• Hỗ trợ nhiều loại hình lưu trú nên linh hoạt cho chủ trọ nhỏ và vừa.

• Có app khách thuê, email/Zalo thông báo rõ ràng.

• Dễ triển khai vì quy trình đơn giản, thao tác nhanh.

5.3. Nhược điểm

• Không phải phần mềm chuyên sâu cho ký túc xá; thiếu các nghiệp vụ nội trú như quản lý nề nếp, điểm rèn luyện, xử lý vi phạm.

• Tính năng phân giường – quản lý nhiều người trong một phòng ở mức cơ bản, không phù hợp ký túc xá lớn nhiều tầng – nhiều tòa nhà.

• Quản lý điện – nước và báo cáo nâng cao không mạnh bằng các giải pháp chuyên vận hành ký túc xá hoặc tòa nhà.

5.4. Đối tượng phù hợp

• Ký túc xá tư nhân, quy mô nhỏ và vừa, mô hình phòng – giường đơn giản.

• Chủ trọ muốn sử dụng phần mềm quản lý ký túc xá hoặc phần mềm quản lý nhà trọ mà không cần các nghiệp vụ nội trú chuyên sâu.

• Mô hình sleepbox, căn hộ mini, homestay hoặc tòa nhà nhỏ cần triển khai nhanh và dễ vận hành.

Xem thêm: Resident: Giải pháp toàn diện, nâng tầm quản lý ký túc xá cho Xhome Praha

Kết luận

Quản lý ký túc xá là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự chính xác, minh bạch và khả năng kiểm soát nhiều nghiệp vụ cùng lúc. Việc ứng dụng phần mềm quản lý ký túc xá giúp đơn vị vận hành giảm tải thủ công, hạn chế sai sót và cải thiện trải nghiệm cho người ở. Các giải pháp trên thị trường hiện nay nhìn chung đều hướng đến mục tiêu số hóa quy trình, tuy nhiên mỗi phần mềm lại phù hợp với quy mô và nhu cầu khác nhau.

Điều quan trọng là đơn vị quản lý cần xác định rõ mô hình vận hành của mình — từ số lượng phòng, mức độ tự động hóa mong muốn cho đến yêu cầu về báo cáo, quản lý tài chính hoặc an ninh — để lựa chọn công cụ phù hợp nhất. Một phần mềm được chọn đúng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn góp phần xây dựng ký túc xá vận hành hiệu quả, minh bạch và chuyên nghiệp hơn trong dài hạn.