Trong thị trường bất động sản cho thuê cạnh tranh, quản lý hiệu quả hệ thống lớn luôn là ưu tiên hàng đầu. Với hơn 200 phòng, Akaland từng đối mặt với nhiều thách thức khi sử dụng phương pháp quản lý truyền thống bằng Excel. Câu chuyện chuyển đổi số đầy cảm hứng của Akaland, khi ứng dụng phần mềm quản lý cho thuê chuyên nghiệp Resident, sẽ cho thấy những lợi ích thiết thực mà công nghệ mang lại. Hãy cùng Resident khám phá hành trình “lột xác” này.
1. Bài Toán Quản Lý 200+ Phòng Thuê “Nan Giải” Của Akaland Trước Khi Đến Với Resident
Với hơn 200 phòng cho thuê đa dạng về loại hình và vị trí, Akaland đã xây dựng được một hệ thống bất động sản cho thuê đáng ngưỡng mộ. Tuy nhiên, quy mô lớn cũng đồng nghĩa với khối lượng công việc quản lý khổng lồ. Trước khi áp dụng Resident, đội ngũ quản lý của Akaland chủ yếu dựa vào các bảng tính Excel để theo dõi:
- Thông tin khách thuê: Hồ sơ cá nhân, thời gian thuê, loại hợp đồng,…
- Lịch thanh toán: Theo dõi kỳ hạn thanh toán tiền thuê, các khoản phí dịch vụ phát sinh.
- Tình trạng phòng: Cập nhật phòng trống, phòng đang thuê, lịch bảo trì, sửa chữa.
- Công nợ: Quản lý các khoản nợ của khách thuê, lịch sử thanh toán.
- Báo cáo: Tổng hợp các số liệu để đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Phương pháp quản lý thủ công này nhanh chóng bộc lộ những nhược điểm nghiêm trọng:
- Thiếu tính cập nhật: Thông tin thường xuyên bị sai lệch do không được cập nhật kịp thời giữa các bộ phận, dẫn đến những quyết định thiếu chính xác.
- Khó khăn trong việc quản lý tập trung: Dữ liệu phân tán trên nhiều file Excel khác nhau gây khó khăn trong việc tổng hợp, đối chiếu và phân tích thông tin tổng thể.
- Tốn nhiều thời gian và nhân lực: Các thao tác thủ công như nhập liệu, tính toán, gửi thông báo thanh toán chiếm rất nhiều thời gian của nhân viên quản lý.
- Nguy cơ sai sót cao: Việc nhập liệu thủ công dễ dẫn đến những sai sót không đáng có, ảnh hưởng đến uy tín và hiệu quả kinh doanh của Akaland.
- Khả năng mở rộng hạn chế: Khi quy mô Akaland tiếp tục phát triển, phương pháp quản lý bằng Excel càng trở nên quá tải và không còn đáp ứng được nhu cầu quản lý ngày càng phức tạp.
- Khó khăn trong việc đưa ra các định hướng chiến lược: Việc thiếu các báo cáo phân tích dữ liệu một cách hệ thống gây cản trở cho Akaland trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra các quyết định điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp.
Nhận thức được những hạn chế này, ban lãnh đạo Akaland đã chủ động tìm kiếm một giải pháp quản lý toàn diện và hiệu quả hơn để nâng cao năng lực cạnh tranh và tối ưu hóa lợi nhuận.
Xem thêm: Từ thủ công đến tự động: Kizuna bứt phá quản lý cùng Resident
2. Bước Ngoặt Đến Từ Lời Giới Thiệu và Quyết Định “Chọn Mặt Gửi Vàng” Cho Resident Của Akaland
Trong quá trình tìm kiếm giải pháp, Akaland đã may mắn nhận được sự giới thiệu từ một đối tác kinh doanh, người đã có những trải nghiệm tích cực với phần mềm quản lý cho thuê Resident. Với những lời chia sẻ chân thành và những minh chứng cụ thể về hiệu quả mà Resident mang lại, Akaland đã quyết định tìm hiểu sâu hơn về phần mềm.
Sau một thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng các tính năng, giao diện và khả năng đáp ứng nhu cầu quản lý đặc thù của một hệ thống lớn như Akaland, ban lãnh đạo đã đánh giá cao những ưu điểm vượt trội mà Resident mang lại. Đặc biệt, giao diện thân thiện, dễ sử dụng cùng với các tính năng quản lý chuyên sâu như:
- Quản lý thông tin khách thuê và hợp đồng điện tử.
- Theo dõi hóa đơn, lịch thanh toán và gửi thông báo tự động.
- Quản lý tình trạng phòng
- Hệ thống báo cáo đa dạng và chi tiết.
- Khả năng tích hợp các tính năng nâng cao.
Những yếu tố này đã củng cố niềm tin của Akaland vào khả năng của Resident trong việc giải quyết những “bài toán” quản lý mà họ đang gặp phải. Quyết định áp dụng phần mềm quản lý cho thuê Resident đã đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong hành trình phát triển của Akaland, thể hiện tầm nhìn chiến lược và sự nhạy bén trong việc ứng dụng công nghệ vào quản lý.
Xem thêm: Chốt điện nước tự động hiệu quả cùng phần mềm Resident
3. Tối Ưu Hóa Vận Hành Với Tính Năng Gạch Nợ Tự Động: “Trợ Thủ Đắc Lực” Của Akaland
Không chỉ dừng lại ở việc sử dụng các tính năng cơ bản, Akaland còn đặc biệt chú trọng đến việc tận dụng tối đa các tính năng nâng cao của Resident để tối ưu hóa quy trình quản lý. Một trong những tính năng được Akaland đánh giá cao và tích hợp sử dụng hiệu quả chính là “Gạch nợ tự động”.
Với số lượng lớn khách thuê và các khoản thanh toán diễn ra thường xuyên, việc đối soát và gạch nợ thủ công trên Excel tốn rất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Tính năng Gạch nợ tự động của Resident đã giải quyết triệt để vấn đề này bằng cách:
- Tự động đối chiếu các khoản thanh toán của khách thuê với các hóa đơn tương ứng dựa trên các thông tin như số tài khoản, mã thanh toán, số tiền và thời gian giao dịch.
- Gạch nợ tự động trên hệ thống ngay khi giao dịch được xác nhận thành công, giúp cập nhật tình trạng thanh toán một cách nhanh chóng và chính xác.
- Giảm thiểu tối đa thời gian và công sức cho nhân viên quản lý trong việc đối soát và xử lý các vấn đề liên quan đến thanh toán.
- Nâng cao tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính, giảm thiểu nguy cơ sai sót và tranh chấp với khách thuê.
- Cung cấp báo cáo chi tiết về tình hình công nợ, giúp Akaland dễ dàng theo dõi và có những biện pháp xử lý kịp thời đối với các khoản nợ quá hạn.
Việc tích hợp và sử dụng hiệu quả tính năng Gạch nợ tự động đã mang lại những lợi ích thiết thực cho Akaland, giúp họ tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính một cách đáng kể.
Xem thêm: Gạch Nợ Tự Động – Thu Nợ Thần Tốc Cùng Resident
4. Những Kết Quả Ấn Tượng Đạt Được Sau Khi “Bắt Tay” Với Resident
Sau một thời gian triển khai và sử dụng phần mềm quản lý cho thuê Resident, Akaland đã ghi nhận những kết quả tích cực và sự thay đổi rõ rệt trong công tác quản lý và vận hành:
- Quản lý tập trung và hiệu quả hơn: Mọi thông tin liên quan đến hoạt động cho thuê của Akaland đều được tập trung quản lý trên một hệ thống duy nhất, giúp đội ngũ quản lý dễ dàng truy cập, theo dõi và xử lý thông tin một cách nhanh chóng.
- Tiết kiệm thời gian và nhân lực: Các quy trình quản lý thủ công được tự động hóa, giúp nhân viên quản lý của Akaland có thêm thời gian để tập trung vào các công việc quan trọng khác như chăm sóc khách hàng và phát triển kinh doanh.
- Nâng cao tính chính xác và giảm thiểu sai sót: Việc loại bỏ các thao tác thủ công đã giúp giảm thiểu đáng kể nguy cơ sai sót trong quản lý thông tin và tài chính.
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Việc quản lý chuyên nghiệp và minh bạch hơn giúp nâng cao sự hài lòng và tin tưởng của khách thuê đối với Akaland.
- Hỗ trợ đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt: Các báo cáo chi tiết và trực quan từ Resident cung cấp cho ban lãnh đạo Akaland những dữ liệu quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra các quyết định điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp.
- Tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững: Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý đã giúp Akaland xây dựng được một hệ thống vận hành hiệu quả, linh hoạt và có khả năng mở rộng mạnh mẽ trong tương lai.
Câu chuyện thành công của Akaland là một minh chứng rõ ràng cho thấy sức mạnh của việc ứng dụng công nghệ vào quản lý bất động sản cho thuê. Phần mềm quản lý cho thuê Resident không chỉ là một công cụ hỗ trợ mà còn là một đối tác đáng tin cậy, giúp các chủ đầu tư và đơn vị quản lý như Akaland tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt được những thành công vượt trội.
Xem thêm: Resident – Phần mềm quản lý nhà cho thuê hàng đầu Việt Nam
5. Kết luận
Hành trình chuyển đổi số của Akaland từ việc quản lý thủ công bằng Excel sang ứng dụng phần mềm quản lý cho thuê Resident là một câu chuyện truyền cảm hứng, cho thấy tầm quan trọng của việc nắm bắt và ứng dụng công nghệ trong kỷ nguyên số. Với những lợi ích thiết thực mà Resident mang lại, đặc biệt là tính năng Gạch nợ tự động, Akaland đã không chỉ giải quyết được những “nút thắt” trong quản lý mà còn tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
Nếu bạn cũng đang quản lý một hệ thống bất động sản cho thuê với quy mô tương tự hoặc đang tìm kiếm một giải pháp quản lý hiệu quả để thay thế các phương pháp truyền thống, hãy khám phá ngay sức mạnh của phần mềm quản lý cho thuê Resident. Chúng tôi tin rằng, Resident sẽ là người bạn đồng hành tin cậy trên con đường thành công của bạn.
Liên hệ ngay với Resident qua hotline 0355.430.074 hoặc để lại thông tin tại đây để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí!
