Trong bối cảnh nền kinh tế hiện đại đang không ngừng phát triển và thay đổi, mô hình làm việc truyền thống đã dần nhường chỗ cho các hình thức làm việc linh hoạt và sáng tạo hơn. Một trong những xu hướng nổi bật nhất chính là không gian làm việc chung (coworking). Vậy coworking là gì? Tại sao ngày càng nhiều doanh nghiệp và cá nhân lại lựa chọn mô hình này? Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá khái niệm về coworking, phân tích những ưu nhược điểm mà mô hình này mang lại, và cung cấp những lưu ý quan trọng khi quyết định thuê không gian làm việc chung.
1. Coworking space là gì?
Không gian làm việc chung (coworking space) là một mô hình văn phòng chia sẻ, nơi mà cả cá nhân lẫn doanh nghiệp đều có thể thuê không gian làm việc theo giờ, ngày, hoặc tháng. Điều đặc biệt của coworking space không chỉ nằm ở việc cung cấp một không gian làm việc chung mà còn ở việc tạo điều kiện thuận lợi cho giao lưu, chia sẻ và hợp tác giữa các thành viên. Từ đó, mở ra nhiều cơ hội kinh doanh và sáng tạo mới.
2. Lợi ích Coworking mang lại
2.1 Linh hoạt và tiết kiệm chi phí
Coworking space giúp cá nhân và doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí thuê và quản lý so với văn phòng truyền thống, đồng thời mang lại sự linh hoạt trong việc lựa chọn không gian và thời gian làm việc phù hợp với nhu cầu.
Xem thêm: Top 12 phần mềm quản lý Coworking tốt nhất hiện nay
2.2 Xây dựng mạng lưới cộng đồng
Môi trường coworking space tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng mạng lưới kinh doanh và giao lưu chuyên môn, mở rộng cơ hội và tăng cường sự hợp tác giữa các cá nhân và doanh nghiệp.
2.3 Kích thích sáng tạo
Làm việc trong một không gian đa dạng về ngành nghề và văn hóa giúp kích thích sự sáng tạo và đổi mới, đặc biệt khi các thành viên cùng chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm của mình.
2.4 Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp
Với một địa chỉ kinh doanh uy tín, dịch vụ khách hàng chu đáo và hệ thống thông tin được tổ chức bài bản, coworking space giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Việc sử dụng không gian làm việc chung không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.
3. Coworking Space phù hợp với ai?
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích cho người thuê, không gian làm việc chung (coworking) không thể hoàn toàn thay thế được văn phòng truyền thống. Vậy văn phòng chia sẻ phù hợp với những ai?
- Các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Những doanh nghiệp này mong muốn tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa nhân sự, và sử dụng hiệu quả các nguồn lực và tài nguyên có sẵn.
- Giám đốc hoặc nhân viên không làm việc trực tiếp tại công ty: Thích hợp cho những người thường xuyên đi công tác, làm việc xa nhà, hoặc mở rộng thị trường từ các tỉnh thành khác.
- Cá nhân đang chuẩn bị hoặc vừa mới thành lập doanh nghiệp: Đây là lựa chọn lý tưởng để khởi đầu kinh doanh mà không cần đầu tư nhiều vào cơ sở hạ tầng.
- Chuyên viên tư vấn hoặc nhóm dự án kinh doanh độc lập: Không gian làm việc chung cung cấp môi trường làm việc linh hoạt và tiện nghi.
- Công ty nước ngoài: Những công ty này thường sử dụng coworking space để thăm dò thị trường hoặc đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam, với không gian vừa đủ cho một vài nhân viên làm việc.
- Những người làm việc tự do trong lĩnh vực công nghệ: Freelancer, dân MMO, SEO-ers, Online Marketers,… đều có thể tận dụng môi trường coworking để làm việc hiệu quả và kết nối với cộng đồng cùng lĩnh vực.
4. Ưu và nhược điểm của Coworking Space
Dù bạn là một Freelancer mới vào nghề, Founder của một startup “kỳ lân,” hay ông chủ của một doanh nghiệp tầm cỡ, chắc hẳn bạn đã cân nhắc việc lựa chọn Coworking Space làm đại bản doanh cho công ty mình. Tất nhiên, đằng sau vẻ hào nhoáng của không gian mở, năng động và linh hoạt là những điểm bất lợi mà có thể bạn chưa nhận ra khi mới chỉ ghé thăm một vài lần.
Để giúp bạn và các chủ doanh nghiệp dễ hình dung hơn về loại hình văn phòng còn khá mới mẻ này, chúng tôi xin gửi tới bạn bài viết về những ưu điểm của Coworking Space và các điểm hạn chế khi làm việc trong không gian mở này.
4.1. Ưu điểm
Tính linh hoạt
Khác với mô hình văn phòng công sở truyền thống, coworking space cho phép các chủ doanh nghiệp lựa chọn các gói thuê mang tính linh hoạt. Giá thuê văn phòng được tính theo tháng (thay vì theo quý như ở mô hình truyền thống), cùng với lựa chọn đa dạng về diện tích và khu vực sử dụng, là một trong những lợi điểm nổi trội của coworking space đối với các doanh nghiệp.
Cơ sở vật chất tối tân có sẵn
Một trong những ưu điểm nổi bật của mô hình văn phòng mở này là hệ thống cơ sở vật chất hiện đại được trang bị sẵn. Thay vì phải tất bật lắp đặt nội thất, thiết kế khu vực làm việc sao cho đẹp mắt, hay chi một khoản lớn cho việc mua sắm máy tính, máy in,…, bạn sẽ có tất cả những thiết bị đó khi lựa chọn coworking space làm bến đỗ tiếp theo cho doanh nghiệp.
Môi trường làm việc hợp tác
Làm việc trong môi trường mở như tại coworking space, bạn chắc chắn sẽ có cơ hội mở rộng mạng lưới quan hệ của mình. Không gian làm việc năng động và cởi mở tại coworking space giúp các thành viên trong công ty bạn cảm thấy được tiếp thêm năng lượng, từ đó cống hiến hết mình để có một ngày làm việc hiệu quả.
Xem thêm: Thanh lý hợp đồng thuê và những điều quan trọng cần biết
Không phải tốn phí bảo trì, sửa chữa
Khi làm việc trong coworking space, bạn sẽ không phải lo lắng về chi phí sửa chữa hệ thống đèn điện hay mạng Wi-Fi trong khu vực làm việc. Tất cả các công việc này đều do chủ tòa nhà cáng đáng và chịu trách nhiệm, giúp bạn tập trung 100% thời gian quý giá vào công việc.
Cơ hội học hỏi quý giá
Phần lớn các coworking space tổ chức các buổi hội thảo và workshop dành riêng cho các thành viên thuộc tổ chức và doanh nghiệp làm việc tại văn phòng. Đây là cơ hội quý giá để các thành viên trong công ty bạn học hỏi, nâng cao tay nghề và kỹ năng thông qua các buổi workshop tập thể này.
4.2 Nhược điểm
Sự riêng tư giữa các công ty
Mặc dù coworking space mang lại nhiều lợi ích về tài chính, không gian làm việc này cũng tiềm ẩn nhiều vấn đề bạn có thể không lường trước được. Một bất lợi dễ thấy là sự thiếu riêng tư và hiệu quả trong giao tiếp giữa các thành viên trong công ty. Ngoài ra, còn có những quan ngại về an ninh và tính bảo mật khi nhiều doanh nghiệp làm việc trong cùng một không gian chung.
Sự thiếu tập trung
Do thời gian làm việc của các doanh nghiệp không giống nhau, bạn không thể yêu cầu nhân viên của công ty khác tuân theo cùng một thời gian biểu như bạn. Điều này có thể khiến bạn mất tập trung vào những thời điểm công việc quan trọng nhất. Hơn nữa, để phục vụ nhiều doanh nghiệp khác nhau, đơn vị cho thuê thường cố định thời gian làm việc từ 8h sáng đến 5h chiều, khiến nhân viên trong công ty bạn không có không gian để làm việc ngoài giờ (OT) hoặc nán lại văn phòng để hoàn thành công việc còn dang dở.
Dù vẫn tồn tại một vài hạn chế, nhưng không thể phủ nhận rằng coworking space là mô hình phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cả về tài chính lẫn không gian làm việc linh hoạt, cởi mở.
5. So sánh Coworking Space và văn phòng truyền thống
Mặc dù là mô hình tương đối mới mẻ, coworking space đã thay đổi hoàn toàn cách nhân viên làm việc và tương tác với nhau trong môi trường công sở.
Trong khi coworking space phù hợp với các freelancer, startup, và doanh nghiệp vừa và nhỏ, thì mô hình văn phòng truyền thống lại thích hợp hơn với các doanh nghiệp và tập đoàn quy mô lớn.
| Tiêu Chí | Văn Phòng Chia Sẻ | Văn Phòng Truyền Thống |
|---|---|---|
| Chi phí | Thấp hơn, thanh toán linh hoạt | Cao hơn, hợp đồng dài hạn |
| Linh hoạt | Cao (theo giờ, ngày, tháng) | Thấp (thường theo năm) |
| Quyền sở hữu | Không có | Có, doanh nghiệp sở hữu hoặc thuê dài hạn |
| Thiết kế và trang trí | Đã được thiết kế và trang trí, thường xuyên cập nhật | Doanh nghiệp tự thiết kế và trang trí theo ý muốn |
| Tiện ích và dịch vụ | Các tiện ích chung như Wi-Fi, máy in, quầy cafe, thường bao gồm trong giá thuê | Doanh nghiệp tự cài đặt và chi trả |
| Không gian riêng tư | Thấp hơn so với văn phòng truyền thống | Cao, có thể tùy chỉnh không gian làm việc |
| Vị trí | Thường ở các khu vực trung tâm hoặc gần khu dân cư | Phụ thuộc vào lựa chọn của doanh nghiệp |
6. Kết luận
Coworking space, với những đặc điểm nổi bật về sự linh hoạt, tiết kiệm chi phí và khả năng kết nối cộng đồng, đang ngày càng trở thành lựa chọn phổ biến cho freelancers, startups, và doanh nghiệp nhỏ cũng như các công ty lớn đang tìm kiếm không gian làm việc đa năng. Mô hình này không chỉ đáp ứng nhu cầu về một không gian làm việc chuyên nghiệp mà còn mở ra cơ hội hợp tác, giao lưu, từ đó thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới. Với sự phát triển không ngừng của thị trường lao động và yêu cầu cao về sự linh động trong công việc, coworking space hứa hẹn sẽ tiếp tục là một phần không thể thiếu trong cấu trúc làm việc của tương lai. Việc nắm bắt và tận dụng các lợi ích mà coworking space mang lại sẽ giúp các doanh nghiệp không chỉ tồn tại mà còn phát triển mạnh mẽ trong thời đại mới.
