Kinh doanh khách sạn từ A-Z dành cho người mới bắt đầu

Kinh doanh khách sạn là một lĩnh vực hấp dẫn và đầy tiềm năng nhưng đồng thời cũng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chiến lược bài bản để thành công. Đối với những người mới bắt đầu, việc hiểu rõ quy trình và các yếu tố quan trọng trong ngành khách sạn sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro không đáng có và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài. Trong bài viết này, Resident sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn toàn diện từ A-Z từ việc lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch kinh doanh, quản lý vận hành, cho đến cách thu hút và giữ chân khách hàng. Hãy cùng khám phá những bí quyết và kinh nghiệm quý báu để trở thành một nhà kinh doanh khách sạn thành công!

1. Kinh doanh khách sạn là gì?

Kinh doanh khách sạn là hoạt động cung cấp dịch vụ lưu trú, ăn uống, giải trí và các tiện ích khác cho khách hàng trong một môi trường chuyên nghiệp và thoải mái. Ngành này bao gồm việc xây dựng, quản lý và vận hành các cơ sở lưu trú như khách sạn, nhà nghỉ, resort, và các loại hình dịch vụ tương tự. Mục tiêu chính của kinh doanh khách sạn là mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, từ đó tạo dựng uy tín và tăng trưởng doanh thu.

Kinh doanh khách sạn không chỉ đơn thuần là việc cho thuê phòng nghỉ, mà còn bao gồm một loạt các dịch vụ bổ sung như:

1. Nhà hàng và dịch vụ ẩm thực: Cung cấp các bữa ăn và đồ uống cho khách hàng trong khuôn viên khách sạn.
2. Dịch vụ giải trí và tiện ích: Bao gồm hồ bơi, spa, phòng gym, sân tennis, và các hoạt động giải trí khác.
3. Dịch vụ hội nghị và sự kiện: Cung cấp không gian và các tiện ích cần thiết cho các cuộc họp, hội thảo, tiệc cưới và các sự kiện khác.
4. Dịch vụ chăm sóc khách hàng: Từ việc đặt phòng, check-in/check-out, đến hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình lưu trú.

Kinh doanh khách sạn đòi hỏi sự am hiểu về quản lý, tài chính, marketing, và khả năng tạo ra trải nghiệm độc đáo để thu hút và giữ chân khách hàng. Đối với những người mới bắt đầu, việc nắm vững các kiến thức cơ bản và xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả là yếu tố quyết định để thành công trong ngành này.

2. Các mô hình kinh doanh khách sạn phổ biến tại Việt Nam

2.1. Phân loại khách sạn theo quy mô

• Khách sạn nhỏ: Còn được biết đến với tên gọi khách sạn mini, là loại hình khách sạn có quy mô nhỏ với số lượng phòng từ 10 đến 40. Những khách sạn này chủ yếu tập trung vào việc cung cấp dịch vụ lưu trú cơ bản cho khách hàng, và thường không có nhiều dịch vụ bổ sung. Do đó, mức chi phí cho dịch vụ lưu trú tại khách sạn mini thường thấp và không đáng kể.
• Khách sạn vừa: Quy mô lớn hơn so với khách sạn nhỏ, thường có từ 40 đến 90 phòng. Ngoài việc cung cấp dịch vụ lưu trú, các khách sạn vừa thường có thêm dịch vụ ăn uống và một số tiện ích bổ sung khác. Loại hình khách sạn này phổ biến tại các điểm du lịch hoặc khu nghỉ dưỡng và có mức chi phí trung bình, cao hơn so với khách sạn mini.
• Khách sạn lớn: Có quy mô lớn với số lượng phòng từ 100 trở lên. Các khách sạn lớn cung cấp nhiều loại hình dịch vụ bổ sung như nghỉ dưỡng, giải trí và thư giãn. Được trang bị các thiết bị hiện đại và có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, khách sạn lớn mang đến trải nghiệm toàn diện và chất lượng cao cho khách hàng.

2.2. Phân loại theo tính chất đặc thù

• Khách sạn thương mại (Commercial hotel): Tập trung ở các thành phố lớn hoặc khu trung tâm thương mại, ban đầu chủ yếu phục vụ khách thương nhân, nhưng hiện nay còn phục vụ đối tượng khách du lịch lưu trú ngắn hạn.
• Khách sạn nghỉ dưỡng (Resort hotel): Hướng đến nhóm khách hàng có nhu cầu nghỉ ngơi, thư giãn, thường được xây dựng tại những địa điểm có tài nguyên thiên nhiên phong phú như biển, hồ, rừng, núi.
• Khách sạn sân bay (Airport hotel): Được xây dựng gần các sân bay, chủ yếu phục vụ phi công, tiếp viên hàng không, hoặc khách quá cảnh chờ chuyến bay với thời gian lưu trú ngắn.
• Khách sạn sòng bạc (Casino hotel): Nhắm đến khách hàng có nhu cầu vui chơi, giải trí, cờ bạc. Loại hình này thường được đầu tư quy mô lớn với nội thất cao cấp và trang thiết bị hiện đại.
• Khách sạn bình dân: Thường đặt gần nhà ga, bến xe, phục vụ đối tượng chủ yếu là dân du lịch phượt và những người có nhu cầu nghỉ qua đêm.
• Nhà nghỉ ven đường (Motel): Dành cho đối tượng muốn dừng chân lưu trú qua đêm như tài xế ô tô, mô tô.
• Khách sạn nổi (Floating hotel): Được xây dựng trên những con tàu cỡ lớn thay vì trên đất liền. Các khách sạn loại này không cố định một chỗ mà có thể di chuyển từ vùng này sang vùng khác hoặc qua lại giữa các nước.
• Khách sạn căn hộ (Condotel/Residences/Serviced Apartment): Là dạng căn hộ với đầy đủ các phòng chức năng như phòng khách, phòng ngủ, nhà bếp, nhưng được cho thuê và kinh doanh như khách sạn. Đối tượng khách hàng chủ yếu là nhóm bạn bè, gia đình, hoặc khách có nhu cầu lưu trú dài hạn.
• Khách sạn “con nhộng” (Pod hotel): Kết hợp giữa homestay và hostel, gồm nhiều phòng ngủ nhỏ (viên nang) trong một diện tích nhất định. Loại hình này phổ biến ở các nước châu Á như Nhật Bản, Hồng Kông do giá rẻ nhưng vẫn đảm bảo tiện nghi cơ bản và tính riêng tư.

2.3. Phân lại theo tiêu chuẩn số sao

Đây là cách phân loại phổ biến khách sạn nhất hiện nay.

• Khách sạn 1 sao (*)
• Khách sạn 2 sao (**)
• Khách sạn 3 sao (***)
• Khách sạn 4 sao (****)
• Khách sạn 5 sao (*****)

Cách phân loại khách sạn dựa trên các tiêu chí và yêu cầu về trang thiết bị, tiện nghi như vị trí, thiết kế kiến trúc, quy mô khách sạn (số lượng buồng phòng), không gian xanh, khu vực để xe, các loại phòng ăn, khu vực phục vụ hành chính, chất lượng mỹ thuật, trang thiết bị phòng ngủ, dịch vụ buồng, dịch vụ ăn, chất lượng và thái độ phục vụ của nhân viên…

2.4. Phân loại theo mức độ cung ứng dịch vụ

• Khách sạn cao cấp dịch vụ sang trọng (Luxry Hotel)
• Khách sạn với dịch vụ đầy đủ (Full service hotel)
• Khách sạn cung cấp số lượng các dịch vụ hạn chế (Limitted service hotel)
• Khách sạn thứ hạng thấp (Bình dân), ( Economy hotel)

2.5. Phân loại khách sạn theo mức độ liên kết

Về mức độ liên kết, các khách sạn hiện nay, bao gồm ở Việt Nam và quốc tế, được phân thành hai loại:

• Khách sạn độc lập: Chỉ có ở một địa điểm nhất định với quy mô khá nhỏ. Số lượng khách sạn độc lập lớn hơn nhiều so với khách sạn thuộc tập đoàn. Quy mô của chúng thường nhỏ, vừa phải và giá phòng không quá cao do chỉ cung cấp các dịch vụ thông thường.
• Khách sạn liên kết (tập đoàn): Sở hữu số lượng lớn khách sạn, thậm chí lên tới hàng nghìn, có mặt ở nhiều quốc gia hoặc nhiều địa điểm khác nhau. Một số tập đoàn nổi tiếng bao gồm Marriott International, Hilton Worldwide…

Xem thêm: 10 bí kíp kinh doanh nhà nghỉ đạt doanh thu cao

3. Kinh doanh khách sạn cần chuẩn bị gì?

3.1. Phân tích và lựa chọn thị trường mục tiêu kinh doanh khách sạn

Do phải đầu tư một số vốn lớn, nếu không nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng, nhà đầu tư sẽ dễ thua lỗ. Một mẹo nhỏ là hãy nghiên cứu thị trường bằng cách tìm hiểu đối thủ để thu thập dữ liệu, phân tích và xác định điểm mạnh, điểm yếu của họ. Từ đó, bạn có thể tìm ra khoảng trống cơ hội và lập kế hoạch kinh doanh chi tiết. Trong quá trình nghiên cứu, hãy trả lời các câu hỏi sau:

• Nhóm khách hàng mục tiêu của khách sạn là ai?
• Họ có thường xuyên lui tới khách sạn của bạn không? Với tần suất bao nhiêu?
• Loại hình khách sạn mà bạn muốn hướng tới?
• Nên đầu tư cơ sở vật chất, tiện nghi ở mức nào?
• Đặt giá dựa trên chi phí hay đối thủ cạnh tranh?

3.2. Địa điểm kinh doanh khách sạn

3.3. Chi phí đầu tư kinh doanh khách sạn

Vốn là yêu cầu tiên quyết đối với mọi hoạt động kinh doanh, đặc biệt là kinh doanh khách sạn. Loại hình kinh doanh này đòi hỏi một số vốn rất lớn, bao gồm chi phí thuê hoặc mua địa điểm, xây dựng cơ sở hạ tầng, mua sắm tiện nghi, trả lương cho nhân viên và chi phí duy trì hoạt động của khách sạn.

3.4. Thủ tục cấp phép kinh doanh khách sạn

Kinh doanh khách sạn là một ngành kinh doanh có điều kiện, vì vậy để được cấp phép, khách sạn của bạn cần đáp ứng một số yêu cầu. Những yêu cầu này được quy định rõ trong các văn bản pháp luật như Luật Du lịch 2017, Nghị định số 168/2017/NĐ-CP và Thông tư số 06/2017/TT-BVHTTDL. Ngoài giấy phép kinh doanh, bạn cần các giấy phép khác như giấy chứng nhận an ninh trật tự, giấy chứng nhận đủ điều kiện về phòng cháy chữa cháy, giấy chứng nhận đủ điều kiện về an toàn vệ sinh thực phẩm và giấy xếp hạng sao khách sạn.

3.5. Thi công xây dựng khách sạn

Đây không phải là việc có thể hoàn thành trong một sớm một chiều. Vì vậy, bạn cần tính toán chính xác thời điểm khởi công để đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ nhằm phục vụ công việc kinh doanh. Chẳng hạn, với những khách sạn gần biển, việc xây dựng cần hoàn thành trước mùa hè để kịp khánh thành và đón du khách vào mùa du lịch biển.

3.6. Tuyển quản lý, nhân viên

Trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ như khách sạn, yếu tố con người là quan trọng nhất. Bạn cần một đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, có thái độ phục vụ nhiệt tình và kỹ năng xử lý tình huống tốt. Nếu bạn không thể trực tiếp quản lý khách sạn, hãy thuê một quản lý với kinh nghiệm, vì công việc quản lý khách sạn không hề đơn giản.

4. Những thách thức trong kinh doanh khách sạn thời 4.0

4.1. Yêu cầu của khách hàng ngày càng gia tăng

4.2. Xu hướng Marketing thay đổi

4.3. Vấn đề an toàn dữ liệu khi kinh doanh khách sạn

Trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn, dữ liệu khách hàng là yếu tố cực kỳ quan trọng. Mất dữ liệu có thể làm gián đoạn toàn bộ hoạt động của khách sạn. Hơn nữa, du khách quốc tế đặc biệt chú trọng đến bảo mật dữ liệu cá nhân. Rò rỉ thông tin cá nhân có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh khách sạn, khiến khách hàng mất niềm tin và không muốn quay lại. Đây là một vấn đề nghiêm trọng, đặc biệt ở Việt Nam, nơi các khách sạn vừa và nhỏ thường không chú trọng đến bảo mật dữ liệu, và quốc gia này thường nằm trong danh sách những nơi bị tấn công mạng nhiều nhất.

4.4. Khó khăn trong việc xây dựng nhóm khách hàng thân thiết

Hiện nay, chỉ với vài cú click chuột, khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm các mức giá ưu đãi khi đặt phòng từ hàng trăm, hàng ngàn khách sạn trên internet. Do đó, việc xây dựng lòng trung thành của khách hàng trở nên thách thức hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, điều này vẫn rất cần thiết vì theo nghiên cứu, chi phí để tiếp cận khách hàng mới cao hơn khoảng 5 – 25 lần so với chi phí tiếp cận khách hàng cũ.

5. Làm thế nào để kinh doanh khách sạn hiệu quả

5.1. Đầu tư nâng cấp khách sạn

5.2. Chiến lược giá tốt

Bên cạnh chất lượng dịch vụ lưu trú, giá cả là yếu tố mà khách hàng đặc biệt quan tâm. Vì vậy, hãy định giá phòng khách sạn một cách linh hoạt để vừa đảm bảo doanh thu và lợi nhuận, vừa thu hút được lượng khách hàng tiềm năng.

Bạn cần dự đoán nhu cầu của khách hàng tùy vào từng thời điểm để có chiến lược tăng hoặc giảm giá phù hợp. Bí quyết để đảm bảo khách sạn có doanh thu tốt là lấp đầy ít nhất 2/3 tổng số phòng.

5.3. Mở rộng các dịch vụ cung cấp tại khách sạn

Khách hàng hiện đại ngày càng đòi hỏi cao hơn khi lưu trú tại khách sạn. Vì họ là người trả tiền cho dịch vụ của bạn, phục vụ tốt nhất nhu cầu của họ là vô cùng quan trọng. Ngoài nhu cầu cơ bản như lưu trú và nghỉ ngơi, khách sạn nên trang bị thêm các dịch vụ đi kèm như tổ chức tiệc cưới, hội họp, spa thư giãn, gym, các trò chơi giải trí, và cho thuê xe. Hãy nghiên cứu kỹ khách hàng của bạn để trang bị thêm các dịch vụ phù hợp với từng đối tượng và đa dạng các gói dịch vụ để họ dễ dàng lựa chọn theo nhu cầu và mong muốn.

5.4. Tối ưu hoá các kênh phân phối

Thị trường công nghệ số đang tạo ra cơ hội kết nối bạn với khách hàng, giúp bạn quảng bá khách sạn đến những người có nhu cầu tìm kiếm nơi lưu trú một cách dễ dàng. Để tối ưu hóa doanh thu khách sạn, hãy tối ưu hóa các kênh phân phối phòng bằng cách hợp tác với các kênh OTA (Website bán phòng online) như Agoda, Booking.com, Expedia, hoặc liên kết với các dịch vụ đặt phòng trực tuyến trên điện thoại như Luxstay, Airbnb. Hãy quản lý các kênh phân phối này thật tốt, thường xuyên theo dõi phản hồi của khách hàng, cập nhật hình ảnh và điều chỉnh chính sách giá phù hợp.

5.5. Xây dựng website khách sạn

Mặc dù các kênh phân phối bán phòng mang lại hiệu quả cao, nhưng bạn sẽ phải chi trả một khoản hoa hồng đáng kể. Vì vậy, việc quá phụ thuộc vào các kênh này có thể làm giảm lợi nhuận của khách sạn. Để tránh tình trạng này, khách sạn nên xây dựng một website riêng. Điều này không chỉ giúp nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của khách sạn mà còn cho phép khách hàng đặt phòng trực tiếp. Tuy nhiên, bạn cần tích hợp công cụ đặt phòng trực tuyến (Booking Engine) để khách hàng có thể đặt phòng và thanh toán trực tiếp trên trang web.

5.6. Chú trọng đào tạo đội ngũ nhân viên khách sạn

Nếu bạn tham khảo các đánh giá của khách hàng trên các kênh phân phối, bạn sẽ thấy nhiều đánh giá khen ngợi thái độ thân thiện và sự nhiệt tình của nhân viên. Rõ ràng, trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ như khách sạn, yếu tố con người luôn đóng vai trò quan trọng. Vì vậy, bạn cần chú trọng đào tạo đội ngũ nhân viên, đảm bảo họ luôn phục vụ khách hàng với nụ cười trên môi.

Xem thêm: Kỹ năng quản lý buồng phòng khách sạn mới nhất

5.6. Quản lý tốt khách sạn

Để kinh doanh khách sạn thành công, việc tìm kiếm những người quản lý giỏi là ưu tiên hàng đầu. Một người quản lý giỏi hiểu rõ và nắm bắt tốt khả năng của nhân viên, luôn tạo động lực để họ hoàn thành công việc tốt nhất. Họ cũng nhanh nhạy và có khả năng xử lý các tình huống phát sinh rất tốt. Bất kỳ khách sạn nào cũng cần những nhà quản lý như vậy.

Ngoài yếu tố con người, việc áp dụng công nghệ vào hoạt động quản lý và kinh doanh cũng rất cần thiết. Sử dụng phần mềm chuyên nghiệp sẽ giúp tăng năng suất cho nhân viên, giúp họ thực hiện thao tác check-in, check-out nhanh chóng và chính xác hơn. Điều này không chỉ mang lại sự hài lòng cho khách hàng mà còn nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của khách sạn.

6. Kết luận

Kinh doanh khách sạn là một thách thức lớn nhưng đầy cơ hội. Để thành công, bạn cần chú trọng vào cơ sở hạ tầng, công nghệ, và đào tạo nhân viên. Việc áp dụng chiến lược marketing hiệu quả và tối ưu hóa giá cả cũng rất quan trọng. Luôn lắng nghe phản hồi khách hàng và cập nhật xu hướng mới để nâng cao trải nghiệm và xây dựng thương hiệu bền vững. Với sự chuẩn bị và quản lý đúng đắn, bạn có thể đạt được thành công lâu dài trong ngành khách sạn.