Việc xuất hoá đơn điện tử đang trở thành yêu cầu quen thuộc đối với nhiều chủ nhà cho thuê, đặc biệt trong bối cảnh các doanh nghiệp thuê mặt bằng cần hóa đơn để hạch toán chi phí. Tuy nhiên, không phải chủ nhà nào cũng nắm rõ quy trình hoặc có công cụ phù hợp để xuất hóa đơn đúng chuẩn, nhanh và hạn chế sai sót. Đây chính là lý do Resident phát triển tính năng xuất hoá đơn điện tử trực tiếp ngay trên hệ thống, giúp chủ nhà tối ưu toàn bộ quy trình quản lý cho thuê.
1. Xuất hoá đơn điện tử ngay trên Resident – Đơn giản, chính xác và tuân thủ quy định
Tính năng xuất hoá đơn điện tử trên Resident được thiết kế để giải quyết toàn bộ khó khăn mà chủ nhà đang gặp phải khi phải lập hóa đơn thủ công hoặc phải dùng nhiều phần mềm rời rạc. Thay vì nhập lại dữ liệu hoặc tự tính toán từng khoản, Resident cho phép chủ nhà thực hiện toàn bộ quy trình ngay trong một hệ thống duy nhất.
1.1. Lập hoá đơn tự động từ dữ liệu đã có
-
Resident tự động tổng hợp tiền phòng, điện, nước và các loại phí dịch vụ theo từng kỳ thanh toán.
-
Chủ nhà không tay cần nhập lại từng khoản, tránh được sai sót hoặc tính nhầm dẫn đến phải làm lại hóa đơn.
-
Dữ liệu được liên kết trực tiếp từ module quản lý phòng và chỉ số điện nước, đảm bảo sự nhất quán giữa tính tiền và xuất hóa đơn.
1.2. Hoàn thành toàn bộ quy trình xuất hoá đơn điện tử chỉ trong vài thao tác
-
Tính năng xuất hóa đơn bao gồm đầy đủ các bước: lập – ký số – gửi hóa đơn cho khách thuê.
-
Resident hỗ trợ tích hợp chữ ký số ngay trong hệ thống, giúp chủ nhà không cần chuyển sang phần mềm khác.
-
Hoá đơn được gửi trực tiếp tới khách thuê qua email hoặc các hình thức đã liên kết.
1.3. Đảm bảo 100% tuân thủ quy định về xuất hóa đơn điện tử
-
Cấu trúc hóa đơn được thiết kế theo đúng quy định của cơ quan thuế.
-
Resident tự động cập nhật các chuẩn mới nhất khi có thay đổi pháp lý.
-
Chủ nhà sử dụng hoàn toàn yên tâm về tính hợp lệ của hóa đơn khi cung cấp cho khách thuê, đặc biệt là doanh nghiệp.
1.4. Giảm đến 70% thời gian thao tác xuất hoá đơn điện tử hàng tháng
-
Không cần nhập liệu thủ công, không cần đối chiếu dữ liệu nhiều bước.
-
Hạn chế tối đa việc tính toán sai, nhập nhầm chỉ số điện nước hoặc truyền dữ liệu sang phần mềm khác.
-
Đặc biệt hữu ích đối với chủ nhà có nhiều phòng hoặc nhiều tòa nhà cho thuê.
1.6. Tăng tính chuyên nghiệp trong mắt khách thuê, đặc biệt là doanh nghiệp
-
Quy trình minh bạch, rõ ràng, hóa đơn phát hành nhanh chóng và đúng chuẩn.
-
Hạn chế tình trạng khách thuê phàn nàn vì hóa đơn chậm, sai hoặc không đúng kỳ.
-
Giúp chủ nhà nâng cao uy tín và chuẩn hóa quy trình cho thuê.
2. Resident tối ưu toàn bộ quy trình quản lý cho thuê – đồng bộ, tự động và chính xác
Bên cạnh tính năng xuất hoá đơn điện tử, Resident được thiết kế như một hệ thống quản lý toàn diện giúp chủ nhà vận hành mô hình cho thuê một cách minh bạch, đồng bộ và giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công. Thay vì quản lý rời rạc qua nhiều file Excel, sổ sách hoặc ứng dụng khác nhau, toàn bộ dữ liệu về phòng, khách thuê, chi phí, thu tiền và công nợ đều được quản lý tập trung trên Resident.
2.1. Quản lý đa loại hình bất động sản trong một tài khoản
-
Hỗ trợ phòng trọ, căn hộ dịch vụ, chung cư mini, chung cư, ký túc xá, văn phòng cho thuê, ki-ốt, mặt bằng kinh doanh, kho bãi…
-
Mỗi loại hình đều có cấu trúc quản lý phù hợp giúp chủ nhà vận hành nhiều mô hình cùng lúc mà không cần phân tán trên nhiều hệ thống.
-
Dữ liệu được đồng bộ theo từng tòa nhà, từng tầng, từng phòng giúp theo dõi nhanh và chính xác.
2.2. Ghi nhận và chốt chỉ số điện – nước tự động
-
Tự động chốt chỉ số điện nước từ xa
-
Phần mềm tự tính tiền theo đơn giá đã cấu hình, hạn chế sai sót do nhầm lẫn hoặc nhập thiếu.
2.3. Tự động tạo và gửi hóa đơn mỗi tháng
-
Resident tự tổng hợp toàn bộ dữ liệu chi phí của từng phòng theo kỳ.
-
Tự động tạo hóa đơn tiền phòng, điện nước, dịch vụ dựa trên số liệu đã ghi nhận để gửi cho khách thuê trước khi thanh toán.
2.4. Thu tiền online và gạch nợ tự động
-
Mỗi hóa đơn Resident gửi cho khách thuê đều có một mã QR động.
-
Khách thuê chỉ cần quét QR, hệ thống sẽ tự động hiển thị đúng số tiền, tên tài khoản, số tài khoản và nội dung chuyển khoản.
-
Khi khách thanh toán thành công, Resident tự động ghi nhận giao dịch và gửi thông báo cho cả chủ nhà lẫn khách thuê.
-
Phần mềm tự động tạo phiếu thu và gạch nợ ngay trên hóa đơn, giúp chủ nhà không cần đối chiếu thủ công.
-
Quy trình thu tiền trở nên nhanh chóng, minh bạch và hạn chế tối đa sai sót trong quá trình chuyển khoản.
2.5. Nhắc thanh toán, cảnh báo quá hạn và theo dõi công nợ
-
Resident tự động gửi thông báo nhắc hạn thanh toán cho khách thuê.
-
Khi quá hạn, hệ thống gửi cảnh báo tới cả khách thuê và chủ nhà.
-
Công nợ từng phòng được tổng hợp theo tháng, theo khách hoặc theo tòa nhà giúp chủ nhà dễ dàng kiểm soát dòng tiền.
2.6. Quản lý khách thuê, hợp đồng và lịch sử giao dịch
-
Lưu trữ đầy đủ thông tin khách thuê, hợp đồng thuê, kỳ hạn, phụ phí và lịch sử thanh toán.
-
Cảnh báo khi hợp đồng sắp hết hạn để chủ nhà chủ động gia hạn hoặc chuẩn bị khách mới.
-
Lịch sử dữ liệu đầy đủ giúp dễ dàng đối chiếu khi có phát sinh hoặc tranh chấp.
2.7. Báo cáo doanh thu theo thời gian thực
-
Tổng hợp doanh thu, công nợ, số phòng trống, phòng đang thuê, phòng sắp hết hạn.
-
Báo cáo tự động theo tuần, tháng, quý giúp chủ nhà phân tích xu hướng và tối ưu giá thuê.
-
Tính minh bạch cao, phù hợp với chủ nhà có nhiều tòa nhà hoặc mô hình cho thuê quy mô lớn.
2.8. Phân quyền nhân viên rõ ràng và bảo mật dữ liệu
-
Chủ nhà có thể phân quyền theo vai trò: quản lý tòa nhà, thu ngân, kiểm soát viên…
-
Mỗi nhân viên chỉ xem được phần dữ liệu được cho phép, đảm bảo an toàn thông tin.
-
Giúp chủ nhà kiểm soát tốt hiệu suất làm việc và hạn chế rủi ro thất thoát.
Xem thêm: Quản lý công việc Resident: Kiểm soát vận hành hiệu quả
3. Lợi ích của việc xuất hoá đơn điện tử đối với chủ nhà cho thuê
Việc áp dụng xuất hoá đơn điện tử không chỉ giúp chủ nhà đáp ứng yêu cầu từ khách thuê, đặc biệt là doanh nghiệp, mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong quá trình vận hành mô hình cho thuê.
3.1. Xuất hoá đơn điện tử giúp tăng tính chuyên nghiệp và minh bạch trong giao dịch
-
Khách thuê, đặc biệt là doanh nghiệp, luôn yêu cầu chứng từ rõ ràng để hạch toán chi phí.
-
Việc xuất hóa đơn nhanh, đúng chuẩn giúp chủ nhà tạo dựng uy tín và tăng khả năng giữ chân khách thuê lâu dài.
-
Quy trình minh bạch giúp hạn chế tối đa tranh cãi về tiền phòng, điện nước hoặc các khoản phát sinh.
3.2. Hạn chế tối đa sai sót trong quá trình tính tiền
-
Hóa đơn được tạo tự động từ dữ liệu đã có trên phần mềm, tránh tình trạng nhập nhầm số tiền
-
Việc loại bỏ thao tác thủ công giúp giảm thiểu rủi ro sai sót, sai nội dung hoặc sai thông tin khách thuê.
-
Chủ nhà không cần kiểm tra đi kiểm tra lại từng dòng dữ liệu như trước.
3.3. Xuất hoá đơn điện tử giúp dễ dàng tra cứu và quản lý chứng từ
-
Mọi hóa đơn điện tử được lưu trữ tự động theo từng phòng, từng khách thuê và từng kỳ thanh toán.
-
Chủ nhà có thể tải về, gửi lại hoặc xuất báo cáo khi cần đối chiếu công nợ hoặc phục vụ kiểm toán.
-
Không cần lưu trữ giấy tờ thủ công, giảm thất lạc và đảm bảo bảo mật.
3.4. Xuất hoá đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian đáng kể cho chủ nhà
-
Việc tự động hóa toàn bộ quy trình giúp chủ nhà tiết kiệm đến 70% thời gian so với cách làm thủ công.
-
Không cần nhập liệu lại từ đầu, không phải tạo từng hóa đơn riêng lẻ mỗi tháng.
-
Quy trình xuất – gửi – lưu trữ diễn ra trong vài giây, giúp chủ nhà tập trung vào những công việc quan trọng hơn.
3.5. Tuân thủ đúng quy định pháp lý
-
Hóa đơn điện tử là phương thức được cơ quan thuế khuyến khích và yêu cầu trong nhiều trường hợp.
-
Sử dụng hóa đơn đúng chuẩn giúp chủ nhà giảm rủi ro bị yêu cầu xuất lại hoặc chỉnh sửa chứng từ.
-
Đáp ứng đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp thuê nhà khi cần hạch toán hợp lệ.
3.6. Xuất hoá đơn điện tử giúp tối ưu dòng tiền và kiểm soát công nợ hiệu quả hơn
-
Hóa đơn điện tử được gửi ngay cho khách, tránh tình trạng chậm gửi dẫn đến chậm thanh toán.
-
Kết hợp với tính năng nhắc đến hạn và gạch nợ tự động của Resident, chủ nhà dễ dàng giảm tỷ lệ nợ xấu.
-
Dòng tiền được cập nhật realtime giúp chủ nhà nắm bắt chính xác tình hình kinh doanh.
Xem thêm: Hệ thống Báo cáo Resident: Giải pháp quản lý cho thuê toàn diện
4. Ưu đãi dành cho chủ nhà trong tháng 12 – Cơ hội tối ưu quản lý với chi phí tiết kiệm
Để hỗ trợ chủ nhà nâng cấp mô hình vận hành trong giai đoạn cao điểm cuối năm, Resident triển khai chương trình ưu đãi giảm 10% phí dịch vụ cho tất cả khách hàng đăng ký mới trong tháng 12. Đây là thời điểm lý tưởng để chủ nhà chuyển sang một hệ thống quản lý đồng bộ, tự động và chuyên nghiệp hơn mà không cần đầu tư chi phí lớn ban đầu.
Ưu đãi giúp chủ nhà dễ dàng tiếp cận đầy đủ các tính năng quản lý – từ theo dõi phòng, khách thuê, điện nước đến thu tiền online và xuất hóa đơn điện tử – ngay trong một hệ thống duy nhất. Việc chuẩn hóa quy trình ngay từ bây giờ sẽ giúp chủ nhà giảm rủi ro, tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu quả kinh doanh trong suốt năm mới.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý cho thuê minh bạch, hiện đại và dễ triển khai, đây chính là thời điểm tốt nhất để bắt đầu.
Hãy đăng ký ngay hôm nay để được đội ngũ Resident hỗ trợ thiết lập và trải nghiệm demo chi tiết.
Xem thêm: Resident – Phần mềm quản lý nhà cho thuê hàng đầu Việt Nam
Kết luận
Việc tích hợp tính năng xuất hoá đơn điện tử ngay trên Resident giúp chủ nhà rút ngắn đáng kể thời gian xử lý, giảm sai sót khi tính tiền và tạo ra quy trình vận hành chuyên nghiệp, minh bạch hơn. Khi toàn bộ dữ liệu cho thuê được quản lý trong một hệ thống thống nhất, chủ nhà có thể yên tâm theo dõi dòng tiền, công nợ và chứng từ một cách rõ ràng và chính xác.
Resident được phát triển để trở thành giải pháp quản lý toàn diện, phù hợp với cả mô hình cho thuê nhỏ lẻ lẫn hệ thống nhiều tòa nhà. Đây là nền tảng giúp chủ nhà từng bước chuẩn hóa quy trình vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho thuê trong dài hạn.
