Trong quản lý vận hành Căn hộ/Dự án có vô vàn các công việc phát sinh cần xử lý. Mỗi bộ phận phụ trách sẽ có các công việc cần xử lý khác nhau. Để thuận tiện cho chủ nhà và nhân viên trong việc theo dõi thông tin cũng như tiến trình xử lý công việc tại Căn hộ, Resident đã thiết kế các tính năng để hỗ trợ quản lý công việc như: Tạo công việc mới, Nhận việc, Hoàn thành việc. Ngoài ra, Resident cũng thiết kế thêm các tính năng bổ trợ như Lọc công việc, Thống kê số lượng công việc theo trạng thái
Lưu ý: Màn công việc sẽ bao gồm các Công việc tự tạo và các Công việc liên quan đến sự cố tiếp nhận từ khách thuê tại Căn hộ.
Sau đây là hướng dẫn chi tiết các tính năng tại màn Công việc cụ thể như sau:
1. Tạo công việc mới
Công việc mới ở đây được định nghĩa là công việc được tạo từ bất kỳ tài khoản nào trong hệ thống của bạn, được giao đến nhân viên phụ trách thực hiện và công việc này chưa có người nhận xử lý.
Bước 1: Tại màn hình chính ấn chọn Công việc
Bước 2: Tại màn hình Danh sách công việc ấn chọn Thêm công việc
Bước 3: Lúc này, màn hình chi tiết Thêm công việc sẽ xuất hiện. Hãy điền thông tin theo yêu cầu từ hệ thống.
- Căn hộ: Chọn trong danh sách có sẵn
- Phòng: Chọn trong danh sách có sẵn
- Giường: Chọn trong danh sách có sẵn
- Tiêu đề: Điền tiêu đề của công việc
- Mô tả: Điền thông tin chi tiết công việc cần xử lý
- Loại công việc: Chọn trong danh sách có sẵn hoặc ấn dấu + để Thêm loại công việc
- Người thực hiện: Chọn người thực hiện công việc trong danh sách có sẵn
- Hạn hoàn thành: Chọn ngày giờ cần hoàn thành công việc
- Đính kèm: Chọn ảnh hoặc file đính kèm (Nếu có)
Bước 4: Ấn nút Lưu để hoàn thành thao tác Thêm công việc mới. Nếu thành công, hệ thống sẽ bắn thông báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và hiển thị thông tin công việc mới ra bên ngoài màn hình Danh sách Công việc.
Các công việc mới sau khi tạo nhưng chưa có người nhận xử lý sẽ mặc định hiển thị trạng thái “Việc mới”
2. Nhận việc
Công việc sau khi tạo sẽ được chuyển thông tin đến Người thực hiện theo danh sách Người thực hiện đã được chọn sẵn. Nếu bạn là người phụ trách thực hiện công việc hãy ấn vào nút Nhận việc để tiến hành thực hiện công việc.
Lúc này hệ thống sẽ bật lên câu hỏi xác nhận “Bạn có chắc chắn muốn nhận xử lý công việc này?“. Hãy ấn nút Nhận để hoàn thành thao tác nhận việc.
Nếu bạn nhận việc thành công, hệ thống sẽ bắn thông báo “Đã nhận xử lý công việc thành công. Hãy đảm bảo tiến hành công việc đúng hạn và xác nhận sau khi hoàn thành.” Đồng thời, công việc sẽ được chuyển sang trạng thái Đang thực hiện
3. Hoàn thành công việc
Sau khi bạn xử lý xong công việc, hãy ấn nút Hoàn thành để tiến hành ghi nhận kết quả trên phần mềm.
Lúc này, màn hình chi tiết Hoàn thành công việc sẽ xuất hiện. Hãy điền thông tin Thời gian hoàn thành, Mô tả và Đính kèm (Nếu có) => Sau đó, ấn nút Lưu để hoàn thành thao tác Hoàn thành công việc.
Nếu hoàn thành công việc thành công, hệ thống sẽ bắn thông báo “Dữ liệu đã được CẬP NHẬT thành công” và chuyển công việc sang trạng thái Đã hoàn thành
Ngoài ra, bạn có thể xem lại Chi tiết công việc bất kỳ lúc nào bằng cách ấn chọn Mã công việc
4. Lọc công việc
Tính năng Lọc tại màn Thông báo là tính năng cần thiết để người dùng có thể lọc thông tin theo nhu cầu. Tính năng này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm thông tin nhanh và xem các thông tin liên quan tại màn danh sách tổng hợp thông báo.
5. Thống kê công việc
Tại màn hình Thông báo bạn có thể xem tổng số lượng công việc theo các trạng thái: Việc mới, Đang làm, Hoàn thành hoặc Quá hạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể thống kê số lượng công việc dựa vào các điều kiện lọc bên dưới phần danh sách công việc.
Trên đây là hướng dẫn một số thao tác tại màn Công việc trên phần mềm quản lý Bất động sản Resident từ thiết bị máy tính.
Mọi thắc mắc xin liên hệ ngay tới hotline 0355.430.074 hoặc gửi về email: Contact@resident.vn để được tư vấn và giải đáp. Chúc các bạn thành công!
