Trong bối cảnh thị trường cho thuê nhà trọ, chung cư mini, căn hộ dịch vụ ngày càng phát triển, công tác phòng cháy chữa cháủ (PCCC) không còn là lựa chọn mà là một yêu cầu bắt buộc và cấp bách. Việc xây dựng một bộ hồ sơ PCCC nhà trọ đầy đủ, chính xác không chỉ giúp chủ cơ sở đáp ứng yêu cầu pháp lý, mà còn đảm bảo an toàn cho người thuê, nâng cao uy tín và giảm rủi ro tổn thất tài sản hoặc con người.
Bài viết này Resident sẽ hướng dẫn chi tiết từ nhận định đối tượng phải thực hiện hồ sơ, đến các loại tài liệu cần chuẩn bị, cách thức dựng hồ sơ và lưu trữ, cũng như chỉ ra những lỗi thường gặp và cách khắc phục. Việc hiểu rõ và làm đúng sẽ giúp chủ nhà tự tin hơn trong quản lý cơ sở cho thuê.
1. Đối tượng cần thực hiện hồ sơ PCCC nhà trọ
Trước khi xây dựng hồ sơ, điều quan trọng là xác định xem cơ sở của bạn có thuộc diện phải thực hiện hồ sơ PCCC hay không. Theo các văn bản pháp luật hiện hành, cơ sở cho thuê như nhà trọ, chung cư mini, nhà lưu trú … nếu thuộc vào các điều kiện sau thì bắt buộc phải lập hồ sơ:
-
Nếu cơ sở được xác định là “nhà trọ” theo danh mục các cơ sở lưu trú, hoặc là nhà chung cư, nhà ở hỗn hợp nhiều hộ gia đình sinh sống ổn định.
-
Nếu tổng diện tích, tổng khối tích, hoặc quy mô công trình vượt một mức nhất định và do đó thuộc diện phải quản lý về PCCC theo Nghị định hoặc Thông tư liên quan.
-
Nếu công trình hoạt động dưới hình thức kinh doanh cho thuê và có nhiều người ở, có hành lang, có lối thoát hiểm, hoặc có tầng hầm, có khu vực để xe, khu vực sinh hoạt chung thì việc lập hồ sơ càng cần thiết.
Đối với chủ nhà cho thuê, việc xác định đúng đối tượng trước sẽ giúp tránh tình trạng “biết rồi nhưng chưa làm” hoặc “làm nhưng không đúng dạng hồ sơ”. Khi nhận thức đúng rằng mình nằm trong diện phải làm hồ sơ PCCC nhà trọ thì việc chuẩn bị sẽ trở nên rõ ràng hơn, tránh rủi ro bị xử phạt hành chính.
Xem thêm: Quy định Phòng Cháy Chữa Cháy Nhà Trọ Mới Nhất Bạn Cần Biết
2. Hồ sơ PCCC nhà trọ gồm những gì? Chi tiết các nhóm tài liệu
2.1. Hồ sơ pháp lý và tài liệu về điều kiện an toàn PCCC của công trình
Đây là nhóm tài liệu nền tảng, phản ánh tình trạng pháp lý của nhà trọ và mức độ an toàn của công trình. Cơ quan chức năng sẽ dựa vào nhóm hồ sơ này để xác định nhà trọ có xây dựng đúng quy chuẩn, có thuộc diện thẩm duyệt PCCC hay không, và có đủ điều kiện vận hành hay chưa.
Nhóm này bao gồm:
-
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà: Xác định cơ sở có nguồn gốc hợp pháp.
-
Giấy phép xây dựng hoặc hồ sơ hoàn công: Với công trình xây mới hoặc cải tạo.
-
Bản vẽ mặt bằng tổng thể và bản vẽ từng tầng: Trong đó thể hiện rõ công năng từng khu vực, hành lang, cầu thang, lối thoát nạn, vị trí đặt bình chữa cháy và nguồn nước phục vụ chữa cháy.
-
Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế PCCC (nếu thuộc diện thẩm duyệt): Áp dụng với chung cư mini, nhà trọ quy mô lớn hoặc công trình nằm trong danh mục quy định tại Nghị định 50/2024/NĐ-CP.
-
Văn bản nghiệm thu PCCC: Với công trình phải nghiệm thu hệ thống báo cháy, chữa cháy, tăng áp cầu thang, hút khói.
-
Báo cáo khi có thay đổi liên quan đến điều kiện an toàn PCCC: Ví dụ mở thêm tầng, thay đổi công năng, bố trí lại khu vực để xe hoặc hệ thống điện.
- Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy nổ bắt buộc (nếu công trình thuộc danh mục nguy hiểm cháy nổ).
Nhóm hồ sơ pháp lý là phần bắt buộc và đóng vai trò quan trọng trong mọi đợt kiểm tra của Công an PCCC.
2.2. Hồ sơ trang bị phương tiện và điều kiện an toàn PCCC tại chỗ
Nhóm này thể hiện cơ sở đã trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để phòng ngừa và xử lý cháy nổ tại chỗ theo tiêu chuẩn TCVN 3890:2009. Đây là phần trực tiếp liên quan đến an toàn sinh mạng và khả năng phản ứng trong 3–5 phút đầu tiên khi cháy xảy ra.
Các tài liệu cần có gồm:
-
Danh mục thiết bị PCCC đã trang bị: Bình chữa cháy (bột/CO2), đèn chiếu sáng sự cố, đèn chỉ dẫn thoát nạn, hộp cứu hỏa vách tường (nếu có), biển báo và sơ đồ thoát nạn.
-
Hóa đơn mua thiết bị, phiếu kiểm định bình chữa cháy: Giúp chứng minh thiết bị là hàng đạt chuẩn, còn hạn sử dụng và được kiểm định đúng thời gian.
-
Biên bản bảo trì, thay thế hoặc sửa chữa thiết bị: Theo yêu cầu của TCVN và khuyến nghị của nhà sản xuất.
-
Các tài liệu kiểm tra hệ thống đường ống, chống sét, chống tĩnh điện (nếu có): Áp dụng với nhà trọ có lưới chống sét, hệ thống kỹ thuật đặc thù.
-
Ảnh chụp hoặc ghi nhận vị trí đặt thiết bị: Một số địa phương yêu cầu có hồ sơ minh chứng về việc thiết bị đặt đúng vị trí.
Nhóm hồ sơ này giúp chứng minh cơ sở có đủ phương tiện để xử lý sự cố trong thời gian đầu và đảm bảo điều kiện thoát nạn cho người thuê.
2.3. Hồ sơ quản lý, theo dõi và kiểm tra an toàn PCCC nhà trọ
Đây là nhóm hồ sơ phản ánh mức độ tuân thủ liên tục trong quá trình vận hành nhà trọ. Không ít chủ nhà có thiết bị đầy đủ nhưng thiếu nhóm hồ sơ này, nên vẫn bị đánh giá “không đảm bảo an toàn”.
Nhóm hồ sơ bao gồm:
-
Sổ theo dõi công tác PCCC: Ghi nhận các hoạt động kiểm tra, bảo trì và cập nhật thiết bị.
-
Sổ tự kiểm tra an toàn PCCC hàng tháng: Theo yêu cầu của TT148, cơ sở phải tự kiểm tra lối thoát hiểm, hệ thống điện, hành lang, bình chữa cháy, khu vực để xe.
-
Biên bản kiểm tra an toàn PCCC của Công an: Toàn bộ biên bản các lần kiểm tra trước phải được lưu trong hồ sơ.
-
Biên bản tự kiểm tra và khắc phục tồn tại: Cần ghi rõ phát hiện, biện pháp xử lý và ngày hoàn thành.
-
Các văn bản xử phạt, kiến nghị, tạm đình chỉ, phục hồi hoạt động (nếu có): Một phần quan trọng trong quá trình đánh giá mức độ tuân thủ.
-
Báo cáo vụ cháy, sự cố PCCC (nếu đã từng xảy ra): Kèm văn bản thông báo kết luận điều tra từ cơ quan Công an.
Nhóm hồ sơ này chứng minh rằng chủ nhà không chỉ “làm hồ sơ cho đủ” mà thực sự duy trì công tác PCCC trong suốt quá trình hoạt động.
2.4. Hồ sơ phương án chữa cháy, thoát nạn và hồ sơ tuyên truyền hướng dẫn người thuê
Đây là nhóm hồ sơ mang tính thực tiễn cao, thể hiện khả năng ứng phó khi sự cố xảy ra.
Theo quy định, phương án chữa cháy và hướng dẫn người thuê phải được lập đầy đủ và có phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
Nhóm này bao gồm:
-
Phương án chữa cháy của cơ sở: Mô tả tình huống cháy, bố trí lực lượng tại chỗ, cách báo cháy, hướng thoát nạn, phương pháp sử dụng phương tiện tại chỗ.
-
Sơ đồ thoát nạn cho toàn bộ công trình: Thể hiện bằng hình ảnh, treo tại các tầng và vị trí công cộng.
-
Quyết định thành lập đội PCCC cơ sở (với đơn vị do Công an quản lý): Gồm danh sách đội viên và phân công nhiệm vụ.
-
Giấy chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ PCCC và CNCH: Do cơ quan có thẩm quyền cấp cho đội PCCC cơ sở hoặc người được giao nhiệm vụ.
-
Kế hoạch và báo cáo thực tập phương án chữa cháy: Không phải nơi nào cũng bắt buộc, nhưng nhiều địa phương yêu cầu với nhà trọ quy mô lớn.
-
Nội quy PCCC treo tại nhà trọ: Theo mẫu quy định.
-
Biên bản hướng dẫn PCCC cho người thuê và danh sách ký nhận: Đây là hồ sơ nhiều chủ trọ bỏ sót nhất, nhưng lại bắt buộc theo TT148.
Nhóm hồ sơ này đóng vai trò quyết định trong các đợt kiểm tra và là yếu tố giúp người thuê bảo vệ chính mình khi có cháy nổ.
Xem thêm: Hệ Thống Báo Cháy Nhà Trọ: Hướng Dẫn Lắp An Toàn Tiết Kiệm
3. Những sai sót phổ biến và cách khắc phục khi làm hồ sơ PCCC nhà trọ
3.1. Lập sai loại hồ sơ PCCC nhà trọ do không xác định đúng đối tượng quản lý
Một sai sót diễn ra rất thường xuyên là chủ nhà không xác định chính xác nhà trọ của mình thuộc diện do Công an quản lý hay UBND xã quản lý về PCCC. Việc xác định sai dẫn đến chuẩn bị nhầm bộ hồ sơ, thiếu những tài liệu quan trọng như giấy thẩm duyệt thiết kế, quyết định thành lập đội PCCC cơ sở hoặc giấy chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ.
Cách khắc phục: Đối chiếu quy mô công trình, tổng khối tích và tính chất hoạt động với Thông tư 148/2020/TT-BCA để xác định đúng diện quản lý trước khi lập hồ sơ.
3.2. Hồ sơ pháp lý và tài liệu nền tảng bị thiếu hoặc không cập nhật
Nhiều nhà trọ thiếu các tài liệu cơ bản như bản vẽ mặt bằng, giấy phép xây dựng, văn bản nghiệm thu PCCC hoặc biên bản kiểm tra của các kỳ trước. Những tài liệu này là căn cứ chứng minh công trình đáp ứng điều kiện PCCC ngay từ khi xây dựng.
Cách khắc phục: Lập danh mục hồ sơ đầy đủ theo từng mục và rà soát toàn bộ công trình để bổ sung giấy tờ còn thiếu. Hồ sơ pháp lý phải được lưu trữ ở dạng bản gốc hoặc bản sao chứng thực.
3.3. Không cập nhật hồ sơ PCCC nhà trọ theo vận hành thực tế
Một lỗi rất phổ biến là hồ sơ chỉ được làm “một lần” để đối phó kiểm tra, nhưng không ghi chép tự kiểm tra hằng tháng, không cập nhật tình trạng thiết bị hoặc không lưu biên bản khắc phục vi phạm. Điều này khiến hồ sơ mất hiệu lực pháp lý.
Cách khắc phục: Duy trì việc tự kiểm tra hàng tháng, ghi chép trung thực vào sổ, lưu lại biên bản khắc phục và cập nhật hồ sơ khi có sửa chữa điện, thay đổi số phòng, điều chỉnh lối thoát hiểm hoặc thay thiết bị PCCC.
3.4. Phương án chữa cháy chưa đầy đủ hoặc không được phê duyệt
Nhiều cơ sở tự lập phương án chữa cháy nhưng không xin phê duyệt hoặc không treo sơ đồ thoát nạn tại vị trí yêu cầu. Một số nơi chỉ có bản mô tả mà không có sơ đồ trực quan, dẫn đến phương án không hợp lệ khi kiểm tra.
Cách khắc phục: Lập phương án theo mẫu chuẩn, trình duyệt đúng quy trình và treo công khai sơ đồ thoát hiểm tại các tầng, hành lang và khu vực công cộng. Phương án phải có chữ ký người đứng đầu cơ sở và xác nhận từ cấp có thẩm quyền (nếu thuộc diện bắt buộc).
3.5. Không hướng dẫn người thuê và thiếu biên bản ký nhận
Đây là sai sót mà đa số nhà trọ mắc phải. Dù trang bị đầy đủ thiết bị nhưng người thuê không biết sử dụng bình chữa cháy, không biết lối thoát hiểm hoặc không nắm nội quy PCCC. Thiếu biên bản hướng dẫn dẫn đến hồ sơ không hợp lệ.
Cách khắc phục: Tổ chức hướng dẫn người thuê ngay khi vào ở, yêu cầu ký nhận và lưu biên bản vào hồ sơ. Đồng thời treo nội quy PCCC ở khu vực chung để mọi người dễ theo dõi.
Xem thêm: 5 Biện Pháp Phòng Cháy Chữa Cháy Nhà Trọ Không Thể Bỏ Qua
Kết luận
Việc chuẩn bị đầy đủ và đúng quy định bộ hồ sơ PCCC nhà trọ không chỉ giúp chủ cơ sở đáp ứng yêu cầu pháp lý, mà còn đóng vai trò then chốt trong việc bảo vệ an toàn tính mạng và tài sản của người thuê.
Một hồ sơ hoàn chỉnh cần đảm bảo bốn nhóm nội dung cốt lõi: hồ sơ pháp lý và thiết kế công trình; hồ sơ trang bị phương tiện PCCC; hồ sơ quản lý và theo dõi an toàn trong quá trình vận hành; cuối cùng là phương án chữa cháy, thoát nạn cùng tài liệu hướng dẫn người thuê. Khi được tổ chức khoa học, cập nhật thường xuyên và bám sát tình trạng thực tế của công trình, bộ hồ sơ này sẽ trở thành công cụ hỗ trợ quan trọng giúp chủ nhà chủ động phòng ngừa rủi ro, nâng cao mức độ an toàn và giảm thiểu vi phạm trong các đợt kiểm tra.
Đối với những chủ nhà đang vận hành nhà trọ, chung cư mini hoặc căn hộ dịch vụ, đây là thời điểm thích hợp để rà soát toàn bộ hồ sơ theo đúng danh mục quy định của Thông tư 148/2020/TT-BCA, đồng thời bổ sung những phần còn thiếu. Một bộ hồ sơ PCCC đầy đủ không chỉ thể hiện sự tuân thủ pháp luật, mà còn thể hiện trách nhiệm của chủ cơ sở đối với cộng đồng và cư dân đang sinh sống trong tòa nhà.
