Việc thuê văn phòng là một bước quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là trong giai đoạn khởi nghiệp hoặc mở rộng. Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên trong quá trình thuê, một hợp đồng chi tiết và rõ ràng là điều không thể thiếu. Trong bài viết này, Resident sẽ tổng hợp và giới thiệu những mẫu hợp đồng thuê văn phòng phổ biến nhất hiện nay, giúp bạn có cái nhìn toàn diện và lựa chọn phù hợp nhất cho nhu cầu của mình.
1. Hợp đồng thuê văn phòng có phải công chứng không?
1.1. Hợp đồng thuộc sở hữu cá nhân
Theo quy định mới nhất, kể từ ngày 01/01/2017, căn cứ vào các quy định tại Luật Nhà ở 2014 và Bộ luật Dân sự 2015, các hợp đồng thuê nhà ở, bao gồm hợp đồng thuê nhà ở với mục đích khác, không bắt buộc phải công chứng, chứng thực. Điều này cũng được thống nhất trong tất cả các văn bản pháp luật liên quan.
Như vậy, đối với các hợp đồng cho thuê văn phòng thuộc sở hữu cá nhân, như việc thuê nhà để làm văn phòng, quý doanh nghiệp không bắt buộc phải công chứng và chứng thực.
Xem thêm: Top 12 phần mềm quản lý Coworking tốt nhất hiện nay
1.2. Hợp đồng với tổ chức có tư cách pháp nhân
Trong trường hợp thuê văn phòng từ các tổ chức có tư cách pháp nhân và chức năng cho thuê văn phòng, hay nói cách khác là doanh nghiệp thuê văn phòng tại các tòa nhà chuyên nghiệp, hợp đồng cũng không cần phải công chứng, chứng thực. Bởi vì theo quy định, cả bên thuê và bên cho thuê đều đã có tư cách pháp nhân đầy đủ, đáp ứng điều kiện xuất hóa đơn theo yêu cầu và chịu sự điều chỉnh của pháp luật liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Tổng kết: Theo quy định pháp luật hiện hành, các trường hợp thuê văn phòng từ cá nhân để làm văn phòng hoặc thuê văn phòng từ các tổ chức có chức năng cho thuê đều không bắt buộc phải công chứng, chứng thực hợp đồng.
Tuy nhiên, xét về góc độ pháp lý và thực tế, bạn vẫn nên công chứng để nâng cao tính pháp lý và sự ràng buộc đối với bên cho thuê. Điều này là cần thiết để phòng tránh những tranh chấp, thay đổi hợp đồng hoặc trường hợp một trong hai bên không tuân thủ các điều khoản đã thỏa thuận. Việc đảm bảo sự chặt chẽ về pháp lý sẽ mang lại sự an tâm hơn cho các khách thuê.
2. Các mẫu hợp đồng phổ biến nhất hiện nay
2.1. Hợp đồng thuê văn phòng
Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản thỏa thuận các điều khoản, lợi ích và trách nhiệm giữa bên thuê và bên cho thuê, đồng thời cũng là tài liệu ràng buộc pháp lý giữa hai bên. Giống như bất kỳ hợp đồng nào khác, hợp đồng này nên được một luật sư kiểm tra lại toàn bộ để đảm bảo tính chính xác và mang lại sự an tâm nhất cho cả hai bên.
Hầu hết các luật sư có thể rà soát một hợp đồng thuê trong vòng chưa đầy một giờ với chi phí dịch vụ không đáng kể. Do đó, đây là cách tốt nhất để tránh những rủi ro và tranh chấp không đáng có trong tương lai.
Dưới đây là mẫu hợp đồng mới nhất mà bạn có thể tham khảo:
Tải hợp đồng mẫu tại đây
Xem thêm: 7 kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp
2.2. Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng đại diện
Tải hợp đồng mẫu tại đây
Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng đại diệnXem thêm: Mẹo tối ưu chi phí vận hành tòa nhà văn phòng hiệu quả
2.3. Đơn xin Gia hạn hợp đồng cho thuê văn phòng
Tải hợp đồng mẫu tại đây
Đơn xin gia hạn hợp đồng cho thuê văn phòng2.4. Công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng
Tải hợp đồng mẫu tại đây
CÔNG VĂN THÔNG BÁO2.5. Công văn chấm dứt hợp đồng thuê trước thời hạn
Một số trường hợp, có nhiều khách thuê muốn đơn phương chấm dứt hợp đồng vì nhiều lý do, chẳng hạn như quy mô nhân sự thay đổi khiến mặt bằng không đủ không gian làm việc, lĩnh vực kinh doanh thay đổi cần không gian mới, hoặc các lý do bất khả kháng như doanh nghiệp giải thể hoặc tòa văn phòng chuyển đổi mục đích kinh doanh. Trong những trường hợp này, quý khách cần chuẩn bị một công văn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
Quý khách có thể lập mẫu công văn này, trình bày rõ lý do chấm dứt hợp đồng và đề xuất phương án giải quyết khi kết thúc.
2.6. Mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo
Hiện nay, nhu cầu thuê văn phòng ảo đang gia tăng mạnh mẽ để tối ưu hóa chi phí, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập. Văn phòng ảo là loại hình văn phòng mới với những điểm khác biệt rõ rệt so với văn phòng truyền thống. Vì vậy, hợp đồng thuê cũng có những hình thức, điều khoản và thỏa thuận riêng.
Hợp đồng này cần quy định rõ các điều khoản về chi phí thuê, quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên thuê và cho thuê. Đồng thời, cần nêu rõ các tiện ích và dịch vụ đi kèm tại văn phòng. Bạn có thể tham khảo mẫu hợp đồng đầy đủ và chi tiết nhất dưới đây:
Tải hợp đồng mẫu tại đây
Mau-hop-dong-thue-van-phong-ao2.7. Mẫu hợp đồng cho thuê lại văn phòng
Hầu hết các tòa nhà đều cho phép khách thuê được quyền cho thuê lại văn phòng nếu không sử dụng hết mặt bằng. Điều này được quy định rõ ràng trong hợp đồng theo thỏa thuận giữa bên thuê và chủ tòa nhà.
Doanh nghiệp cho thuê lại văn phòng phải đáp ứng các điều kiện về quy mô hoạt động và kê khai thuế đầy đủ. Để đảm bảo quyền lợi, trách nhiệm, và nghĩa vụ giữa các bên, bắt buộc phải có hợp đồng.
Mẫu hợp đồng này được soạn thảo dựa trên các quy định mới nhất của Bộ luật Dân sự 2015 và các quy định pháp luật về kinh doanh cập nhật đến tháng 7 năm 2017. Giống như hầu hết các hợp đồng mẫu, hợp đồng này cung cấp các lựa chọn tùy theo hoàn cảnh và tính chất của giao dịch. Dưới đây là mẫu hợp đồng bạn có thể tham khảo.
Tải hợp đồng mẫu tại đây
Mau-hop-dong-cho-thue-lai-van-phong3. Những lưu ý khi làm hợp đồng
Khi lập hợp đồng, cần chú ý đến từng điều khoản chi tiết để tránh hiểu nhầm, ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, tổng chi phí phải thanh toán sau này và tránh những tranh chấp không cần thiết. Một số yếu tố quan trọng nhất cần được quan tâm khi ký kết bao gồm:
3.1. Các loại chi phí quy định
Giá thuê và các chi phí liên quan là một trong những tiêu chí hàng đầu cần được thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng. Bởi chi phí vận hành văn phòng không chỉ bao gồm giá thuê mà còn nhiều khoản phí khác, bạn nên xem xét kỹ lưỡng từng khoản mục chi phí để tránh nhầm lẫn và phải chịu thêm các khoản chi ngoài ngân sách dự kiến.
3.2. Phương pháp tính diện tích thuê và giá thuê
Thông thường, trong hợp đồng sẽ quy định rõ diện tích thuê và mức giá thuê, thường được tính theo mỗi mét vuông. Tuy nhiên, nhiều hợp đồng lại đưa ra giá thuê tổng thể, có thể gây nhầm lẫn vì mức giá này có thể bao gồm cả các khoảng trống không hữu ích. Do đó, hãy nhìn vào tổng số tiền phải trả để tính toán chi phí một cách chính xác và đảm bảo lợi ích hợp lý cho cả hai bên.
Xem thêm: Quy định phòng cháy chữa cháy mới nhất 2024
3.3. Thời hạn thuê văn phòng
Trong mỗi hợp đồng, thời hạn thuê được quy định rõ ràng. Khách thuê có thể muốn thuê lâu dài hoặc ngắn hạn tùy theo nhu cầu, tuy nhiên, tòa nhà thường có quy định về thời gian thuê tối thiểu. Để tránh nhầm lẫn và tránh việc phải bồi thường do tự ý hủy hợp đồng, nên thỏa thuận và ghi rõ các điều khoản về thời hạn thuê cũng như các điều kiện bồi thường nếu kết thúc hợp đồng sớm.
3.4. Vấn đề tu sửa mặt bằng
Tùy từng tòa nhà mà có thể cho phép khách thuê tu sửa mặt bằng hoặc không, và tu sửa đến mức nào. Do đó, trong hợp đồng cần có sự thỏa thuận rõ ràng về việc này để tránh những tranh chấp và đền bù không đáng có sau này. Kế hoạch tu sửa của doanh nghiệp nên được ban quản lý tòa nhà thông qua trước khi ký.
4. Kết luận
Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng phát triển, việc lựa chọn và ký kết hợp đồng thuê văn phòng phù hợp là một bước quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Một hợp đồng rõ ràng, chi tiết và hợp pháp không chỉ đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên mà còn giúp doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ, tránh được những rủi ro và tranh chấp không đáng có. Hy vọng rằng những mẫu hợp đồng và hướng dẫn chi tiết trong bài viết này sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích, giúp quý khách hàng tự tin hơn trong quá trình đàm phán và ký kết.
Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ quản lý văn phòng cho thuê, đừng quên liên hệ với Resident. Chúng tôi sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả và chuyên nghiệp, mang lại sự thuận tiện tối đa cho công việc của bạn.
Chúc doanh nghiệp của bạn thành công và phát triển bền vững!
Pingback: Văn phòng ảo là gì? 5 thông tin cần biết trước khi thuê - RESIDENT